Документ

Риски в графике отпусков — 2020

Олеся Гаврилина, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Теперь опасно подходить к составлению графика отпусков формально. Минтруд ужесточил требования к отпускам, а анализ судебной практики показывает, что ошибки дорого обходятся компаниям. За, казалось бы, безобидные недочеты теперь приходится не только платить штрафы, но и компенсировать работникам моральный вред.

График отпусков на 2020 год нужно утвердить до 17 декабря. В статье вы найдете все «отпускные» риски. Учтите их, чтобы избежать претензий трудинспекции и споров с сотрудниками. Воспользуйтесь «Умным графиком отпусков» — он сам сделает за вас всю самую сложную работу (скачать).

Риск 1. В график отпусков включили не всех работников

В графике отпусков нужно учесть всех сотрудников, которые работают в компании по трудовому договору. Исключение — специалисты, с которыми организация заключила срочный договор на срок менее шести месяцев.

Трудинспекция оштрафует компанию на 50 тыс. руб., а руководителя на 5 тыс. руб., если потеряете в графике хотя бы одного работника (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). По его жалобе контролеры назначат внеплановую ревизию (см. врезку).

Новое

Трудинспекторы теперь чаще выходят на внеплановые проверки

С 22 октября трудинспекторы проверяют компании по новому регламенту (утв. приказом Роструда от 13.06.2019 № 160, далее — Регламент № 160). Теперь считается, что «отпускные» нарушения наносят вред жизни и здоровью граждан (п. 91 Регламента № 160). А значит, сигнал о них — повод для внеплановой проверки. Причем неважно, откуда контролеры получат информацию: от «физиков», СМИ или других ведомств.

В любом случае они должны отреагировать. Более того, если проверка подтвердит нарушение, инспекторы выпишут штраф, даже когда компания допустила его впервые. Ведь если есть угроза жизни или здоровью, заменить санкции на предупреждение нельзя (ст. 4.1.1 КоАП). Подробнее об этом читайте в статье «Новый регламент по трудовым проверкам: чем грозит и к чему готовиться» // РНК, 2019, № 22

Кроме того, обиженный сотрудник может потребовать компенсировать ему моральный вред. В таких спорах работодатели сейчас чаще всего проигрывают.

Пример 1

Компания по ошибке не включила сотрудницу в график отпусков на следующий год. Женщина обратилась в суд и потребовала компенсацию морального вреда в размере 50 тыс. руб.

Арбитры признали претензии правомерными, но снизили компенсацию до 2 тыс. руб. Они учли, что работодатель довольно быстро вспомнил о сотруднице — ее включили в график буквально через три недели после того, как он был утвержден. А вот от штрафа трудинспекторов в размере 30 тыс. руб. компанию это не спасло (решение Заводского районного суда г. Кемерово от 19.07.2017 по делу № 2-2260/2017 и от 31.03.2017 по делу № 12-269/2017).

Как избежать претензий. Перед тем как утвердить график, убедитесь, что включили в него всех работников по трудовому договору (см. схему). Не потеряйте декретниц и сотрудников, которые находятся в отпусках по уходу за ребенком или на длительном больничном.

Схема. Кого из сотрудников включать в график отпусков

Включайте в график и новичков — в общем случае право на отпуск у них появится уже через полгода работы. То есть если человека приняли на работу в декабре, в июне он уже может отдохнуть.

Запланируйте отпуска и для внешних совместителей (ст. 123 ТК). Хоть они работают и неполный день, отпуск им положен на общих основаниях.

Редакция рекомендует. На практике обычно график составляют руководители подразделений. И это логично, поскольку они лучше знают, как отсутствие того или иного сотрудника влияет на работу и кто кого может при необходимости заменить. Но начальники нередко забывают о специалистах, которые давно не появлялись в офисе, например о тех же декретницах.

Разошлите «Умный график отпусков» руководителям подразделений и попросите вписать пофамильно всех подчиненных во вкладку «План» (см. скриншот 1). Перепроверьте, чтобы они никого не забыли, и при необходимости дополните список.

Скриншот 1. Сведения о работниках в «Умном графике отпусков»

Риск 2. Указали не все «трудовые» отпуска

Учитывайте в графике не только ежегодные, но и дополнительные отпуска. Не включайте в него учебные отпуска и дни за свой счет. Аналогичная ситуация с «детскими» отпусками — декретные и отпуска по уходу за ребенком до трех лет планировать точно не нужно.

Если неправильно посчитаете положенные дни отпуска, оштрафуют не только саму компанию, но и лично руководителя. Это подтверждает судебная практика.

Пример 2

Трудинспекторы обнаружили, что компания в графике отпусков указывала неполный ежегодный отпуск. Вместо положенных 28 дней отдыха работникам вписали только по 14. Кроме того, проверяющие не увидели в документе и дополнительные отпуска за «вредность».

Инспекторы выписали руководителю компании штраф в 5 тыс. руб. И только из-за того, что срок исковой давности нарушения истек, судьи отменили решение (постановление Верховного суда от 01.03.3017 № 84-АД17-1).

Как избежать претензий. Убедитесь, что в графике учли все ежегодные и дополнительные отпуска. По общему правилу продолжительность ежегодного отпуска составляет 28 дней, а количество дополнительных дней зависит от условий работы сотрудника (см. таблицу). К примеру, за ненормированный рабочий день полагается еще три дня отдыха.

Таблица. Минимальная продолжительность допотпуска в зависимости от условий работы

Сотрудники	Количество дополнительных дней отпуска за каждый рабочий год	Основание
С ненормируемым рабочим днем	От 3*	Часть 1 статьи 119 ТК
С вредными 2-й, 3-й, 4-й степени или опасными условиями труда	От 7**	Части 1 и 2 статьи 117 ТК
Работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях	16 или 24	Часть 1 статьи 321 ТК
Работающие в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате	8	Статья 14 Закона РФ от 19.02.1993 № 4520-1

* Продолжительность определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка.
** Продолжительность определяется в трудовом договоре на основании отраслевого или межотраслевого соглашения и коллективного договора с учетом результатов спецоценки.

Чаще всего трудности возникают с дополнительными отпусками «вредников». К основному отпуску еще минимум семь календарных дней им положено, если за рабочий год они будут заняты во вредных или опасных условиях не меньше 11 месяцев (ст. 117 ТК и п. 8 постановления Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 № 273/П-20). В остальных случаях — количество дополнительных дней отдыха рассчитывается пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Желательно включить в график хотя бы часть накопившихся отпусков за прошлые годы. Они не сгорают (постановление Конституционного суда от 25.10.2018 № 38-П). А заменить их деньгами можно только в строго определенных случаях (см. врезку).

Буква закона

Когда отпуск можно компенсировать деньгами

Компенсацию взамен отпуска выплачивайте лишь в двух случаях. Во-первых, если сотрудник увольняется и у него остались неиспользованные отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК). Во-вторых, когда ему положен удлиненный или дополнительный отпуск и он хочет заменить деньгами ту часть, которая превышает 28 календарных дней. Исключение — минимальный допотпуск «вредникам» продолжительностью 7 календарных дней (ч. 2 и 4 ст. 117 ТК). Его работник обязан отгулять.

Чтобы компенсировать отпуск деньгами, запросите у сотрудника заявление. После этого издайте приказ и выплатите компенсацию

В графике отпусков для сотрудника может быть предусмотрено менее 28 дней отпуска. Это не нарушение, если, к примеру, свой отпуск он полностью или частично уже отгулял авансом (апелляционное определение Московского городского суда от 14.08.2019 № 33а-4543/2019).

Редакция рекомендует. Заранее сделайте в графике примечания, какое максимальное количество дополнительных дней отпуска положено каждому «вреднику» в следующем году. Укажите дату его начала, а ближе к отпуску скорректируйте количество дополнительных дней отдыха.

Если «вреднику» положено больше семи дней, имеет смысл сделать пометку, сколько из них он может заменить деньгами. На практике «вредники» нередко выбирают этот вариант.

Перечень сотрудников-льготников на отпуск (скачать)

Чтобы избежать споров с работниками, отметьте также тех, у кого есть право выбрать время отдыха в удобное для них время. Памятку с перечнем льготных категорий сотрудников скачайте справа.

В «Умном графике отпусков» вы сразу увидите пересечения отпусков (см. скриншот 2). Если они недопустимы, приоритет нужно отдать льготникам. Остальным придется выбирать другие дни. При прочих равных условиях последнее слово остается за руководителем.

Скриншот 2. Диаграмма пересечения отпусков сотрудников компании

Риск 3. Не согласовали разделение отпуска на части

Делить отпуска на части можно только по обоюдному согласию работодателя и сотрудника. Если факт согласования не подтвердите, трудинспекция выпишет штраф.

Пример 3

На проверке трудинспекторы обнаружили, что период ежегодного отдыха работников в графике отпусков разделен на части. Однако организация не предоставила никаких документов, из которых бы следовало, что сотрудники дали согласие на такое «дробление». Инспекторы выписали компании штраф в 50 тыс. руб. Суд признал претензии проверяющих обоснованными, но снизил санкции до 30 тыс. руб. (решение Октябрьского районного суда г. Липецка от 27.02.2019 № 12-43/2019).

Как избежать претензий. Попросите от работников письменное согласие на разделение отпуска. К примеру, заявление (см. образец). Но можно поступить проще. В график отпусков добавьте графу «С датами отпуска согласен». Тогда сотрудникам достаточно поставить подпись напротив своих данных.

Образец. Заявление о предоставлении отпуска частями (скачать)

Редакция рекомендует. Убедитесь, что хотя бы одна часть отпуска сотрудников без учета нерабочих праздничных дней не меньше 14 дней. Это обязательное требование ТК. Причем в указанные две недели должны входить отпускные дни именно за текущий год. На этом настаивает Минтруд в письме от 24.09.2019 № 14-2/ООГ-6958. Учтите этот момент и когда будете оформлять приказ на отпуск.

В «Умном графике отпусков» достаточно указать только начало и продолжительность отпуска. Программа автоматически проставит даты окончания с учетом праздников, и вам не придется ничего высчитывать.

Кроме того, вы сразу увидите подсказку, все ли положенные дни отдыха учел сотрудник, — столбец «Итого запланированных дней отпуска» подсветится желтым. А это верный признак того, что у инспекторов к такому графику будут претензии.

Риск 4. Поздно утвердили график

По общему правилу утвердить график отпусков нужно за две недели до нового года (ст. 123 ТК). Дедлайн в этом году выпадает на вторник, 17 декабря.

За нарушение трудовые инспекторы выписывают штрафы вне зависимости от того, на сколько дней компания опоздала. Правда, при незначительных просрочках суды снижают или отменяют санкции.

Пример 4

ГИТ оштрафовала работодателя за то, что график отпусков компания утвердила в 2018 году не 17 декабря, а 24-го. Арбитры учли, что опоздание составило всего 8 дней и не повлекло серьезных негативных последствий. Судьи прекратили дело за малозначительностью (решение Далматовского районного суда Курганской области от 16.05.2019 № 12–31/2019).

Как избежать претензий. Предусмотрите сроки, в которые руководители подразделения должны сдать согласованные даты отпусков своих подчиненных. Пропишите их в приказе «О составлении графика отпусков» или в положении об отпусках. Главное, заложите время, которое вам понадобится, чтобы составить и утвердить график до дедлайна.

По какой форме оформлять график, неважно. За основу вы можете взять унифицированную форму № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Но можете и самостоятельно разработать собственный бланк. Роструд это допускает (письмо от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Редакция рекомендует. Проследите, чтобы на графике стояла дата, когда его утвердили. Иначе инспекторы не смогут удостовериться, что компания не нарушила срок, и оштрафуют (решение Московского городского суда от 18.08.2017 № 7-9931/2017).

Существенно сэкономить время вам поможет наш «Умный график отпусков». Вы сможете сформировать график компании в один клик. Для этого во вкладке «План» в верхней части страницы нажмите на кнопку «Сформировать график». Все сведения о сотрудниках и их отпусках программа сама перенесет в форму № Т-7 (см. скриншот 3).

Скриншот 3. Готовый график отпусков из электронного «Умного графика отпусков»

Не утверждайте новый график, если принимаете на работу нового сотрудника, чтобы не было нестыковок в датах. Достаточно оформить приложение к действующему документу.

Риск 5. Не ознакомили работников с графиком отпусков

В Трудовом кодексе нет прямой нормы, устанавливающей обязанность работодателя знакомить сотрудников под подпись с графиком отпусков. Однако трудинспекторы и арбитры подчеркивают, что автографы работников необходимы, поскольку график отпусков — это локальный акт компании (решение Чебоксарского районного суда от 02.10.2018 по делу № 12-136/2018).

Как избежать претензий. У вас должны быть доказательства, что знакомили сотрудников с графиком. Как вы это сделали, значения не имеет. На практике применяют один из трех способов:

составляют опросный лист, который прикрепляют к графику отпусков;
просят работников расписаться в журнале ознакомления с документами компании;
в графике отпусков добавляют специальный столбец для подписей сотрудников.

Редакция рекомендует. Оптимальный вариант — непосредственно в графике предусмотреть место для подписей. Так вы упростите документооборот и в любой момент сможете доказать трудинспекторам, что всех работников ознакомили с документом.

Сложность может возникнуть, если сотрудник откажется визировать график. Тогда составьте акт в произвольной форме. Желательно, чтобы отказ подтвердили свидетели. Учтите, что вам придется пересмотреть график, если «отказник» относится к льготной категории и вы обязаны предоставить отпуск в удобное для него время.