Командировочные расходы подтвердить все сложнее. Алгоритм действий на разные случаи
В местности, куда отправляются командированные работники, не всегда есть гостиницы. А нередко сотрудники сами предпочитают ночевать у друзей и знакомых. В бухгалтерии к каждому такому случаю нужен индивидуальный подход. Иначе командировочные придется платить за счет чистой прибыли. Алгоритм действий и образцы необходимых документов — в статье.
Работник остановился не в гостинице, а у частника
| «Директор планирует отправить сотрудника в командировку в сельскую местность. Я посмотрела, что никаких гостиниц там нет. Работник говорит, что снимет на пару дней комнату у частника. Я сомневаюсь, сможем ли мы тогда отнести арендную плату на расходы?» |
Вы напрасно сомневаетесь, хотя в вашей ситуации есть нюансы. Закон не запрещает снимать для командированных сотрудников комнату или квартиру у частников (ст. 671 ГК). Но чтобы признать затраты, вам потребуются дополнительные оправдательные документы. При этом лучше сразу отказаться от аренды апартаментов (см. врезку).
Важно
Запретите командированным работникам снимать апартаменты, чтобы снизить налоговые риски
Апартаменты не относятся к жилым помещениям. Жилье — это недвижимость, где могут проживать граждане (ст. 15 ЖК). Например, жилой дом, квартира, комната. В жилищном законодательстве нет понятия «апартаменты», поэтому это имущество относится к нежилому.
В пунктах 10 и 11 Положения о командировках сказано, что командированному работнику компенсируют расходы по найму жилого помещения. Компенсация за наем апартаментов не предусмотрена
Образец 1. Договор найма жилого помещения (скачать)
Договор краткосрочного найма. В договоре обязательно должны быть указаны дата и срок его действия, а также размер оплаты (см. образец 1). Требовать от владельца жилья копию свидетельства о праве собственности на жилое помещение не нужно (письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803). Но проследите, чтобы срок действия договора совпадал с периодом командировки.
Расписка в получении денег. Без нее не обойтись, поскольку вы должны компенсировать работнику только фактические расходы на аренду жилья. При этом расписку вы сможете принять к учету только при условии, что в ней содержатся все обязательные реквизиты первички (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ).
Образец 2. Расписка в получении денег (скачать)
Рекомендуем заранее подготовить шаблон расписки (см. образец 2). Арендодатель сможет написать ее от руки. Из нее должно быть понятно, что он получил деньги за оплату жилья и за какой период.
Что с налогами. Без подтверждающих документов вы не сможете учесть расходы на проживание. А если их компенсируете, придется с выплаты удержать НДФЛ и начислить взносы (см. врезку).
На заметку
Как платить НДФЛ и страховые взносы по расходам на проживание
Компенсация стоимости жилья не облагается НДФЛ, если командированный работник подтвердил расходы первичкой (п. 1 ст. 217 НК). В этом случае на компенсацию не начисляются и страховые взносы, в том числе на травматизм (п. 2 ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125‑ФЗ).
Когда подтверждающих документов нет, НДФЛ удержите с суммы, превышающей 700 руб. в день при командировках по России и 2500 руб.— за рубежом (п. 1 ст. 217 НК). При этом в базу по взносам придется включить всю сумму компенсации (письмо Минфина от 28.03.2019 № 03-15-06/21254)
Когда с документами все в порядке, то проблем не возникнет. Спишите затраты в общем порядке в периоде, когда руководитель утвердит авансовый отчет (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). На расходы отнесите арендную плату в той сумме, которая указана в расписке.
Сотруднику в командировке предоставили служебную квартиру
| «Работникам нашей компании приходится часто ездить в командировки в Ростов-на-Дону. Руководство решило, что покупка квартиры обойдется дешевле, чем оплата гостиничных услуг. А как в этом случае учитывать затраты на проживание сотрудников в этой служебной квартире?» |
Жилое помещение командированным сотрудникам вы предоставляете бесплатно. Поэтому компенсация за проживание им не положена (п. 14 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках).
Образец 3. Приказ о размещении командированных сотрудников в служебном жилье (скачать)
Издайте приказ, что командированные в Ростов-на-Дону сотрудники обязаны проживать только в служебной квартире (см. образец 3). Соответственно, компенсировать расходы на жилье вы не будете.
Что с налогами. Затраты на содержание квартиры, купленной для проживания командированных сотрудников, вы можете учесть в составе расходов на командировки. Минус в том, что, по мнению Минфина, вы вправе признать затраты только за периоды, когда командированные сотрудники фактически проживали в этой квартире (письмо от 20.06.2006 № 03-03-04/1/533). Иной подход придется отстаивать в суде (постановление ФАС Северо-Западного округа от 14.01.2010 по делу № А56-60352/2008).
Работник в командировке жил у родственников
| «Наш сотрудник вернулся из командировки в другой город. Проездные документы туда и обратно предъявил. А расходы на проживание ничем не подтвердил — заявил, что жил у родственников. Вправе ли мы компенсировать ему стоимость проживания в командировке, например, исходя из стоимости аренды жилья в этом городе?» |
Да, компания вправе компенсировать затраты командированного сотрудника на проживание, если он ночевал у родственников или знакомых. Договор найма или расписка о получении денег не требуются.
Место для ночлега сотрудник нашел себе сам. Поэтому норма пункта 14 Положения о командировках, где говорится о служебном жилье, здесь не действует.
Образец 4. Приказ о компенсации неподтвержденных расходов на проживание в командировке (скачать)
Работник вправе подтвердить срок пребывания в месте командировки служебной запиской и проездными документами (п. 7 Положения о командировках). Однако компенсировать сотруднику расходы по служебной записке можно только с разрешения работодателя. Для этого руководитель должен издать приказ (см. образец 4).
Что с налогами. На неподтвержденные расходы на проживание работника в служебной поездке вы не сможете уменьшить базу по прибыли. Инспекторы потребуют первичку (письмо Минфина от 28.03.2019 № 03-15-06/21254). Приказ о компенсации как подтверждающий документ контролеры не примут.
Сотрудник арендовал жилье за границей
| «Наш сотрудник был в командировке в Китае. Проживал не в гостинице, а арендовал квартиру. Договор найма привез на китайском языке. Рассчитался с хозяином наличкой. При этом юани купил самостоятельно. Вправе ли мы принять затраты на проживание? И если да, то по какому курсу?» |
Вы обязаны компенсировать сотруднику расходы на проживание в том числе и в загранкомандировке (п. 21 Положения о командировках). Сложность может возникнуть с подтверждающими документами и размером компенсации.
Договор найма. Первичный документ на иностранном языке необходимо построчно перевести на русский (п. 5 ФСБУ 27/2021, утв. приказом Минфина от 16.04.2021 № 62н). Необязательно привлекать стороннего переводчика, если у вас в штате есть специалист, который справится с этой задачей (письма Минфина от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202 и от 14.09.2009 № 03-03-05/170).
Размер компенсации. Вам потребуется документ, который подтвердит обмен валюты. В нем должна быть сумма операции в рублях и валюте, а также курс обмена.
Если сотрудник покупал валюту по карте, запросите справку о движении денежных средств на счете (письмо Минфина от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). В ином случае нужна справка о покупке командированным лицом иностранной валюты (письма Минфина от 16.04.2021 № 03-03-07/28695 и от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49809).
Когда работник не может подтвердить курс обмена документами, пересчитайте сумму в валюте по курсу ЦБ на дату выдачи подотчетных сумм. Минфин не против (письмо от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967).
Что с налогами. Затраты по найму жилого помещения за границей включите в расходы на дату утверждения авансового отчета (подп. 12 п. 1 ст. 264 и подп. 5 п. 7 ст. 272 НК). Это прочие расходы, которые связаны с производством или реализацией.
за правильный ответ
