Расчет зарплаты, отпускных и пособий в високосном году. Будьте внимательны!

Вэтом году на один календарный день больше. Для бухгалтерии это означает, что в некоторых ситуациях в расчетах вы будете использовать не 365, а 366 дней. Самые распространенные из них — в статье.

Что учесть при расчете зарплаты

Лишний день в году увеличит норму рабочего времени. В 2020 году 248 рабочих дней, в прошлом году их было 247. А рабочих часов при 40-часовой рабочей неделе 1979 — на девять больше, чем в 2019 году. Учтите лишний день, когда будете составлять график, если у вас в компании сменная работа. При этом сотрудники, которым вы платите фиксированную часовую или дневную ставку, в 2020 году заработают больше. То есть у вас возрастет фонд оплаты труда.

Кроме того, 29 февраля повлияет на оплату труда, если вы используете в расчетах среднегодовую норму рабочего времени, например, при оплате работы в выходной день. Такой порядок расчета рекомендовал Минздрав в письме от 02.07.2014 № 16-4/2059436. Если его использовать, оплата труда в выходной не будет зависеть от того, сколько рабочих дней или часов в данном конкретном месяце. Судьи против такого подхода не возражают (апелляционное определение Свердловского областного суда от 26.10.2018 по делу № 33-17596/2018).

Средняя норма рабочего времени, как правило, меняется каждый год. Но в 2020 году разница особенно заметна. Например, при 40-часовой рабочей неделе:

• среднее количество рабочих дней в месяце составит 20,6667 дн. (248 раб. дн. : 12 мес.), где 248 — количество рабочих дней в 2020 году;
• среднее количество рабочих часов в месяце составит 164,9167 ч (1979 ч : 12 мес.), где 1979 — количество рабочих часов в 2020 году.

При расчете доплаты используйте формулу:

Такой же порядок вы можете использовать при расчете сверхурочных или доплат за работу в ночное время. Как именно вы будете считать доплату, пропишите в своих внутренних документах. При необходимости внесите изменения в положение об оплате труда (см. образец).

Образец. Приказ об изменениях в Положение об оплате труда (фрагмент) (скачать)

Но вы можете делить оклад и на фактическое количество рабочих часов или дней в данном месяце. Письмо Минздрава носит рекомендательный характер (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 21.01.2016 № 33-1042/2016).

Два правила для расчета отпускных

Если работник пойдет в отпуск в марте или позже, в расчетный период попадет февраль. Если этот месяц отработан полностью, используйте в расчетах 29,3 дн. Тут не важно, сколько дней в месяце. Но если не полностью, тогда при пересчете дней применяйте 29. Например, на отработанное время приходится 17 календарных дней. Расчет будет выглядеть так: 29,3 : 29 × 17 = 17,1759 дн.

На что обратить внимание при расчете пособий

Количество дней в году играет роль только тогда, когда в расчетный период попадает високосный год. Стандартный расчетный период в 2020 году — 2018—2019 годы. Предыдущий високосный год, 2016-й, попадет в расчетный период только в случае переноса лет. Но проверьте дату окончания отпуска по беременности и родам. Период отпуска должен учитывать и 29 февраля.

«Високосный» расчет материальной выгоды

Допустим, предприятие выдало своему сотруднику заем под низкий процент или вообще без процентов. В таком случае у работника возникнет материальная выгода (п. 1 ст. 210 и ст. 212 НК). Ее величину определяют следующим образом:

• по рублевым займам — как превышение суммы процентов, исчисленной исходя из 2/3 ставки рефинансирования, действующей на дату получения дохода, над суммой процентов, исчисленной исходя из условий договора;
• по валютным займам — как превышение суммы процентов, исчисленной исходя из 9 процентов годовых, над суммой процентов, рассчитанной в соответствии с условиями договора.

В Налоговом кодексе во многих статьях фигурирует ставка рефинансирования. На самом деле под ней сейчас понимают ключевую ставку. Именно ее каждые два-три месяца пересматривает Банк России. Ближайшее заседание состоится 7 февраля.

С материальной выгоды нужно удержать НДФЛ. Сумму материальной выгоды в 2020 году рассчитывайте по следующей формуле:

Из-за того что в расчетах вы будете использовать число 366, размер материальной выгоды уменьшится. Налоговую базу определяйте в последний день каждого месяца (подп. 7 п. 1 ст. 223 НК). Именно на эту дату возьмите ключевую ставку. Неважно, когда заем выдали или вернули (письмо Минфина от 18.03.2016 № 03-04-07/15279). НДФЛ посчитайте по ставке 35 процентов. Ставка для нерезидентов — 30 процентов. При этом налоговые вычеты не предоставляйте (п. 4 ст. 210 НК).

Таблица. Как заполнить 6-НДФЛ по материальной выгоде за февраль, если налог удержали 5 марта

Еще один случай, когда важно, сколько дней в году, связан с расчетом процентов за задержку с разблокировкой счета, а также с возвратом из бюджета излишне перечисленных или взысканных платежей. В такой ситуации налоговики обязаны заплатить вам проценты исходя из действующей в период задержки ставки рефинансирования (п. 10 ст. 78 и п. 5 ст. 79 НК). Для 2020 года формула их расчета такая:

То есть за каждый день просрочки в високосном году инспекторы заплатят меньше, чем в обычном году. Такой расчет подтвердил Минфин в письме от 18.07.2017 № 03-05-04-03/45570.

Два случая, когда високосный год на расчеты не повлияет

При расчете пеней, которые должна заплатить компания в случае опоздания с налоговыми платежами, применяют другие правила. Начиная с 31-го календарного дня просрочки пени считают как 1/150 ставки рефинансирования (сейчас — ключевая ставка) за каждый день задержки. В пределах 30 дней размер пеней — 1/300 ключевой ставки (ст. 75 НК). Формула расчета пеней выглядит так:

Также исходя из 1/150 ключевой ставки рассчитывается компенсация за задержку выплаты зарплаты. Формула такая:

Как видим, в этих случаях не имеет значения, сколько дней в году. То есть неважно, високосный он или нет.