Отвечаем на все ваши вопросы по командировкам

Минтруд требует доплатить сотруднику, если свой выходной в командировке он посвятил работе. К примеру, проводил переговоры с контрагентом или контролировал отгрузку товаров. А Минфин назвал новый случай, когда из-за компенсации затрат у командированного работника возникает доход. С него придется удержать НДФЛ. Подробности — в статье.

Командированный работал в выходной день

Да, за работу в воскресенье нужно доплатить. Но не за весь день, а только за фактически отработанные часы. Такие разъяснения недавно выпустил Минтруд (письмо от 09.07.2019 № 14-2/В-527). Предположим, в воскресенье ваш работник трудился на выставке с 15.00 до 19.00, то есть в течение четырех часов. Значит, вы обязаны оплатить ему только эти четыре часа.

В табеле учета рабочего времени в пятницу, субботу и понедельник поставьте код «К» и количество отработанных часов не указывайте. В воскресенье впишите код «К/РВ» и поставьте количество отработанных часов — 4. Эти рекомендации Минтруд привел в письме от 14.02.2013 № 14-2-291.

Доплату рассчитайте по тем же правилам, по которым оплачиваете работу в выходные и праздничные дни. Условия должны быть не хуже, чем предусмотрены в статье 153 ТК. В ней указано, что такая работа оплачивается не менее чем в двойном размере.

Компания вправе установить более высокий коэффициент. Например, начислять оплату в тройном размере. Либо по-разному платить за работу в выходной день на обычном месте и в командировке. Пропишите свои правила в коллективном договоре или локальном документе, допустим, в положении об оплате труда.

Суточные выплатите за все дни командировки. В вашем случае — за четыре дня. Неважно, что в субботу сотрудник не работал. Ведь суточные полагаются за каждый день поездки, включая выходные, праздники и дни, когда работник был в пути (абз. 3 п. 11 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Сотрудник остался в месте командировки

Вы вправе учесть затраты на проезд в обе стороны. Но только при условии, что директор разрешил сотруднику задержаться в Женеве на выходные и подтвердил целесообразность расходов на оплату обратного билета. На одновременном выполнении обоих условий настаивает Минфин (письмо от 13.06.2017 № 03-03-РЗ/36418).

Разрешение руководителя оформите приказом (см. образец 1). Но суточные и средний заработок за субботу и воскресенье не выплачивайте. Расходы на проживание за эти два дня тоже не возмещайте. Ведь это личные затраты работника, они не имеют отношения к служебной поездке.

Образец 1. Приказ о задержке работника в месте командировки (скачать)

У сотрудника не возникает экономической выгоды от того, что компания возместила ему расходы на покупку обратного билета. Ведь, по сути, он возвращался из командировки и вам все равно пришлось бы оплатить ему проезд. Поэтому стоимость обратного билета в доходы работника не включайте и НДФЛ с нее не удерживайте. Минфин согласен с таким подходом (письма от 25.06.2019 № 03-04-06/46418 и от 22.02.2019 № 03-04-06/11746).

Работник купил авиабилет за мили

Вы не обязаны возмещать работнику полную стоимость авиабилета. Компания должна компенсировать лишь реальные затраты на проезд к месту командировки и обратно (ст. 168 ТК). При покупке премиального билета за мили пассажир оплачивает только обязательные сборы — аэропортовый или терминальный, топливный и др. Авиакомпания освобождает его от оплаты лишь тарифа за перевозку.

Ориентируйтесь на подтверждающие документы, которые сотрудник приложил к авансовому отчету по командировке. Авиакомпании по-разному оформляют маршрутные квитанции к премиальным билетам. Некоторые из них вместо тарифа ставят количество списанных миль (см. образец 2). Другие указывают, что тариф равен нулю (см. образец 3).

Образец 2. Премиальный авиабилет S7 за мили

Образец 3. Премиальный авиабилет «Аэрофлота» за мили

В любом случае перевозчик отражает в маршрутной квитанции общую сумму обязательных сборов, которую пассажир заплатил деньгами. Именно ее и нужно возместить работнику. Эту сумму вы вправе учесть как командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК).

Если директор пойдет навстречу сотруднику и решит возместить ему полную стоимость авиабилета, доплаченную разницу опасно включать в расходы. Ведь у командированного не возникло дополнительных затрат на проезд. К таким же выводам приходят суды, когда отказывают в возмещении судебных издержек, которые подтверждены премиальными билетами (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 13.06.2018 по делу № А24-633/2016).

Получается, работник фактически обналичил накопленные мили, то есть получил доход. Поэтому с доплаты безопаснее удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы. Озвучьте налоговые последствия директору и работнику. Возможно, это повлияет на окончательное решение руководителя.

Командировка затянулась

Нет, вы обязаны доплатить суточные за семь дней, не дожидаясь окончания командировки и сдачи авансового отчета. Ведь эти деньги необходимы работнику именно тогда, когда он находится вне постоянного места жительства. А компания обязана выдать суточные авансом на весь срок поездки (п. 10 Положения о командировках).

Перечислите доплату на зарплатную карту работника. Чтобы ее обосновать, оформите приказ о продлении командировки. В нем укажите причину, почему поездка затянулась (см. образец 4). Этот документ вам также пригодится, если из-за продления командировки возникнут другие дополнительные расходы. К примеру, на возврат билетов или покупку новых.

Образец 4. Приказ о продлении командировки (скачать)

Если подобные ситуации для вас не редкость, установите срок доплаты суточных. Пропишите его в коллективном договоре или локальном документе. Логичнее указать, что работодатель доплачивает суточные исходя из нового срока в день издания приказа о продлении командировки или на следующий день.

Гостиница не пробила чек на курортный сбор

Да, вы вправе учесть курортный сбор в расходах. Неважно, что гостиница не пробила сумму сбора в чеке ККТ. Тем более что она и не обязана этого делать. Ведь внесение платы за пользование курортной инфраструктурой не считается расчетом в том понимании, которое заложено в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54‑ФЗ. Значит, применять ККТ не нужно. Это недавно подтвердила ФНС (письмо от 10.07.2019 № ЕД-4-20/13478@).

Курортный сбор не входит в стоимость проживания (п. 1 ст. 8 Федерального закона от 29.07.2017 № 214‑ФЗ). Его обязаны платить все физлица, которые заселились в гостиницу Пятигорска или другого «облагаемого» города более чем на 24 часа (см. таблицу). Командированные работники от этого сбора не освобождены (ст. 6 и 7 Закона № 214‑ФЗ).

Таблица. Действующие ставки курортного сбора*

Чтобы признать расходы на уплату курортного сбора, вам достаточно квитанции к приходному ордеру или другого аналогичного документа от гостиницы. Налоговики с этим согласны (письмо ФНС от 19.04.2018 № ЕД-4-20/7551). Раз ваш работник привез квитанцию, претензий к учтенным расходам быть не должно.

Неслужебная поездка

Безопаснее выполнить требования инспекторов. В ФНС считают, что участие в подобных мероприятиях не связано с исполнением работниками трудовых обязанностей. Поэтому чиновники утверждают, что такие поездки нельзя приравнять к командировкам. Значит, расходы на них не относятся к командировочным (письмо от 15.05.2019 № БС-4-11/9002).

Кодекс освобождает от НДФЛ суммы возмещения командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК). Но поскольку в вашем случае затраты не считаются таковыми, то оплата за работников проезда и проживания в месте проведения корпоративного турнира — это их доход в натуральной форме. С него придется удержать НДФЛ (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК).

Возможно, в суде вам удастся отклонить претензии налоговиков. Ведь фактически сотрудники не получили никакой экономической выгоды от того, что компания отправила их на корпоративные соревнования и компенсировала расходы на поездку. Но свежих примеров из судебной практики нам найти не удалось. Поэтому исход спора спрогнозировать сложно. Да и цена вопроса наверняка невелика. Вы больше денег потратите на адвокатов.