Как оформить копии документов, чтобы избежать штрафа за их непредставление

Один из самых частых запросов, которые главбух получает из инспекции после отчетной кампании, это требование представить документы (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ). Налоговики вправе запросить их не только при выездных, но и камеральных и встречных проверках (ст. 88, 89, 93 и 93.1 НК РФ). О том, когда такие запросы можно игнорировать, читайте в статье «Когда требование налоговиков о представлении документов можно отправить в корзину» // РНК, 2016, № 9.

Когда требование законно, в ответ надо представить копии документов (подп. 6 п.1 ст. 23 НК РФ и письмо ФНС России от 20.02.15 № АС-3-2/636@). Их можно передать на бумаге или в электронной форме (п. 2 ст. 93 НК РФ). В любом случае копии надо заверить. Проблема в том, что Кодекс не уточняет, как это правильно сделать, и на практике часто возникают споры.

У налоговиков свои требования, и, если копии, по их мнению, заверены не так, они могут их не принять и оштрафовать компанию на 200 руб. за каждый якобы непредставленный документ (ст. 126 НК РФ, см. также врезку ниже). Мы расскажем, какие особенности стоит учесть при оформлении копий, чтобы сдать их с первого раза и без штрафов.

1. Рискованно представлять подлинники вместо копий документов

Представить документы по требованию надо в виде заверенных копий (письмо Минфина России от 01.02.10 № 03-02-07/1-35). Если компания представит вместо копий оригиналы, инспекция может оштрафовать за непредставление документов. Свою правоту придется доказывать уже в суде (определение ВАС РФ от 25.04.08 № 5565/08, постановления Первого арбитражного апелляционного суда от 15.09.14 № А79-997/2014 и ФАС Московского округа от 25.08.11 № КА-А40/9135-11).

2. На копиях документов не должно быть лишней информации

В Кодексе нет требований к тому, на какой бумаге нужно оформлять копии документов. Для экономии компании используют обратную сторону черновиков. Но ревизоры требуют копировать документы только на чистые листы (письмо Минфина России от 01.02.10 № 03-02-07/1-35). Из копий на черновиках не всегда ясно, где сам документ, а где лишняя информация.

Формально копию документа надо оформить так же, как оригинал. Она должна полностью воспроизводить информацию подлинника и его внешний вид (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 и п. 4 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.09 № 477). А значит, если копия документа неидентична по содержанию и набору реквизитов оригинала, возможны споры.

Нередко компании делают копии с двух сторон одного листа, когда в оригинале это односторонний документ. В Кодексе нет запрета на такое оформление. Если пронумеровать все страницы, можно понять, где какой документ, и претензий быть не должно. Но чтобы наверняка исключить споры, безопаснее уточнить, устроят ли такие копии вашу инспекцию.

3. Документы можно сдать в электронной форме, если для них есть формат

Компании, которые перешли с контрагентами на электронный документооборот, вправе направить документы по требованию в электронном виде. Но сдать электронно можно только те бумаги, для которых есть форматы. Например, документы о передаче товаров, выполнении работ, оказании услуг, счета-фактуры, журналы учета счетов-фактур, книги покупок и продаж, описи документов (приказы ФНС России от 30.11.15 № ММВ-7-10/551@, от 30.11.15 № ММВ-7-10/552@, от 04.03.15 № ММВ-7-6/93@ и от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@).

Направить можно и сканированные копии. Но здесь тоже есть свои ограничения, перечень таких документов закрыт (письмо ФНС России от 09.02.16 № ЕД-4-2/1984). В частности, компания вправе представить в такой форме договоры, спецификацию, расчет цены, акт приемки-сдачи работ или услуг, счет-фактуру, товарно-транспортную и товарную накладные, таможенную декларацию (табл. 4.9 приказа ФНС России от 29.06.12 № ММВ-7-6/465@).

Когда надо представить электронный документ в виде копии на бумаге, сделайте на ней специальную отметку. Напишите на копии, что оригинал завизирован электронной подписью (письма ФНС России от 10.11.15 № ЕД-4-15/19671 и Минфина России от 03.11.11 № 03-07-11/297).

4. Когда нужны не все данные, можно оформить выписку из документа

Налоговикам иногда нужны не все данные из документа. Например, если инспекцию интересуют покупки или продажи по конкретному контрагенту, можно представить не всю книгу покупок или продаж, а только выписку из нее. Минфин России разрешает представить документы только с той информацией, которая необходима для проверки (письмо от 01.02.10 № 03-02-07/1-35). Так считают и судьи (постановление ФАС Поволжского округа от 26.08.13 № А65-25346/2011).

Чтобы оформить выписку, вверху запишите, из какого документа эта выписка и за какой период, а затем приведите запрошенную инспекторами информацию. Например, если надо сделать выписку из книги покупок, в шапке напишите «Выписка из книги покупок» и за какой она период.

Налоговый период по НДС — квартал, значит, выписку тоже нужно сделать за этот же период. Затем приведите таблицу со всеми графами из книги покупок. Включите в выписку только счета-фактуры по интересующему налоговиков поставщику. Если компания получила от контрагента два счета-фактуры за квартал, по ним и сформируйте выписку из книги покупок (см. образец 1 ниже).

Образец 1. Выписка из книги покупок

5. Масштаб копии должен совпадать с оригиналом документа

При оформлении копий опасно уменьшать масштаб оригинала документа. Например, когда при копировании масштаб вместо 100% уменьшается до 50—70% и на одном листе компания размещает несколько документов.

Уменьшенные копии не всегда позволяют точно прочитать всю информацию. И налоговики могут посчитать, что копии документов, уменьшенные по размеру, оформлены недолжным образом (подп. 14, 23 и 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

6. Заверьте копии документов личной подписью

На копии поставьте отметку «Верно», должность сотрудника, который заверил копию, его личную подпись, расшифровку и дату (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Копию документа может заверить руководитель, главбух или другой сотрудник.

Но без доверенности от имени компании вправе действовать только ее руководитель (ст. 26 НК РФ и ст. 185—189 ГК РФ). Если копии заверяет главбух, то от него обычно не требуют реквизитов доверенности.

Если же подпись ставит другой сотрудник, например бухгалтер, то безопаснее сделать ссылку на доверенность, которая наделяет его полномочиями. Рядом с должностью допишите «на основании доверенности», приведите ее реквизиты и приложите сам документ. Завизировать копию надо только личной подписью (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003). Копии с факсимильной подписью налоговики могут посчитать непредставленными (письмо Минфина России от 13.04.15 № 03-03-06/20808). А это штраф 200 руб. за каждый забракованный документ.

Налоговики не возражают, если компания заверит одной подписью многостраничный документ (п. 21 письма ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309@). К примеру, договор на нескольких листах, таможенную декларацию и пр.

Но если компания представляет разные документы, например договоры, накладные, счета-фактуры, безопаснее заверить каждую копию. Даже если компания сшивает их в одну пачку (письмо Минфина России от 07.08.14 № 03-02-Р3/39142). Если заверить только сшивку, то налоговики могут посчитать, что компания не представила надлежаще заверенные копии. Штраф за это удается отбить только в суде (постановления ФАС Центрального от 01.11.13 № А54-8663/2012 и Западно-Сибирского от 29.11.12 № А75-10186/2011 округов).

7. Сшивать вместе можно не более 150 листов

Когда инспекция запрашивает много документов, их можно сшить в пачки (письмо Минфина России от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336). В каждой из них должно быть не более 150 листов. В подшивке должен быть виден весь текст, даты, визы и резолюции. Толщина пачки должна позволять сделать ксерокопии любого листа.

Пронумеруйте каждый лист по порядку. Затем прошейте прочными нитями в два или четыре прокола, а концы нитей свяжите на оборотной стороне. На место сшива приклейте бумажный прямоугольник так, чтобы концы нитей выходили за его пределы. На нем напишите «Верно, всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью», укажите число листов цифрами и буквами, а затем должность сотрудника, который заверил копию, его подпись с расшифровкой и дату заверения (см. образец 2 ниже).

Образец 2. Как заверить сшивку документов

8. Печать на копиях документов не обязательна

Налоговики на местах иногда требуют, чтобы на копиях была печать. Но ни ГОСТы по оформлению документов, ни форма требования о представлении документов не обязывают компанию ставить оттиски (приказ ФНС России от 08.05.15 № ММВ-7-2/189@).

Общества, например, сейчас вообще не обязаны иметь печать (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ). Если компания не использует печать, на копии документов ставить ее не нужно (письмо ФНС России от 05.08.15 № БС-4-17/13706@). Вместе с копиями можно направить сопроводительное письмо с пояснением, почему на копиях нет штампа.

Если компания продолжает использовать печать, поверх заверительной надписи или на угол заверительной наклейки поставьте ее оттиск. Заверить копии можно любым штампом, например «Для документов».