Оформляем документы при торговле в розницу, чтобы не возникло проблем с НДС
По общему правилу при реализации товаров, работ или услуг продавец выставляет покупателю счет-фактуру (п. 3 ст. 168 НК РФ). При этом розничный продавец вправе вместо счета-фактуры выдать покупателю кассовый чек или бланк строгой отчетности (п. 7 ст. 168 НК РФ).
Рассмотрим, на что необходимо обратить внимание розничному продавцу, чтобы правильно оформить документы и не ошибиться при расчете НДС.
При продаже товара в розницу по безналу безопаснее оформить счет-фактуру
Налоговый кодекс разрешает не выставлять покупателю счет-фактуру, если товар продается в розницу за наличный расчет (п. 7 ст. 168 НК РФ). Но продавец вправе оформить такой документ по своему желанию. Кроме того, Минфин России настаивает, что, если оплата покупки производится в безналичной форме, розничный продавец обязательно должен составить счет-фактуру (см., например, письмо от 01.04.14 № 03-07-09/14382).
При передаче товаров, оказании услуг или выполнении работ для розничного покупателя продавец оформляет счет-фактуру на стоимость таких товаров, работ или услуг в одном экземпляре (см. образец ниже). Ведь физические лица плательщиками НДС не являются, а следовательно, счета-фактуры им для подтверждения права на вычет этого налога не нужны.
В соответствующих графах розничный продавец указывает фамилию, имя и отчество покупателя-физлица. Иные сведения о покупателе, которые у продавца отсутствуют, можно не заполнять, проставив прочерк (письма Минфина России от 01.04.14 № 03-07-09/14382, от 03.11.11 № 03-07-09/37 и от 25.05.11 № 03-07-09/14).
Если покупатель оплатил товар авансом, то в качестве реквизитов платежного документа продавец отражает сведения из Z-отчета ККТ на день платежа (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).
Если покупатель-физлицо вернул товар, запись в книге покупок розничный продавец делает на основании расходного кассового ордера
Если розничный продавец выдал кассовый чек, счет-фактуру он выставлять не обязан
Продавец — плательщик НДС, получивший обратно от покупателя свой товар, имеет право на вычет (п. 5 ст. 171 НК РФ). Для этого необходимо оформить корректировочный счет-фактуру или получить счет-фактуру от покупателя (в зависимости от того, принимал к учету покупатель товар или нет)1 . Но для розничной торговли такой порядок не подходит.
Дело в том, что плательщик НДС, занимающийся розничной торговлей и принимающий наличные деньги, имеет право вместо счета-фактуры выдавать покупателю чек ККТ или бланк строгой отчетности (если продавец вправе не применять ККТ в соответствии с Федеральным законом от 22.05.03 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»). Если продавец не выставлял при продаже товара счет-фактуру, он не сможет выписать и корректировочный счет-фактуру при его возврате. Ведь в корректировочном счете-фактуре отражаются данные исходного документа.
А покупатель-физлицо в свою очередь также не выдаст продавцу счет-фактуру, так как не является плательщиком НДС.
На практике порядок отражения возврата в книге покупок продавца зависит от того, когда покупатель вернул товар.
Покупатель возвращает товар позже дня покупки
Налоговое и финансовое ведомства разъяснили следующий порядок действий продавца в случае возврата товара покупателем-физлицом (письма Минфина России от 19.03.13 № 03-07-15/8473 и от 03.08.12 № 03-07-09/107 , ФНС России от 14.05.13 № ЕД-4-3/8562@):
«При возврате товаров, реализованных в режиме розничной торговли с использованием контрольно-кассовой техники и выдачей чеков физическим лицам или другим лицам, не являющимся налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, то есть без выдачи счетов-фактур, в книге покупок продавца могут регистрироваться реквизиты расходных кассовых ордеров, выписанных при возврате денежных средств покупателям, при наличии документов, подтверждающих прием и принятие на учет возвращенных товаров. При этом регистрация документов в книге покупок продавца производится на дату принятия на учет возвращенных товаров».
Чтобы продавцу отразить в учете возврат товара от розничного покупателя, необходимы следующие документы:
- — заявление от покупателя о возврате с приложенным к нему чеком ККТ, выданным при покупке. Заявление составляется в произвольной форме с указанием фамилии, имени и отчества покупателя, наименования и стоимости товара, причины возврата, даты и подписи (образец см. ниже);
— накладная на возврат товара. Составляется в произвольной форме в двух экземплярах — один остается у продавца, второй передается покупателю;
— расходный кассовый ордер, на основании которого выданы наличные денежные средства покупателю.
На дату принятия на учет возвращенных товаров продавец на основании расходного кассового ордера делает запись в книге покупок и принимает с их стоимости НДС к вычету.
Покупатель возвращает товар в день покупки
Если покупатель возвратил товар сразу же в день покупки, продавец денежные средства выдает не из общей кассы организации, а из операционной (за день). При этом он составляет акт по форме КМ-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, образец см. ниже), к которому прилагает заявление покупателя и чек ККТ. Кассир-операционист имеет право выдать деньги, если на чеке есть подпись директора (заведующего) или его заместителя (п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ, утв. Минфином России 30.08.93 № 104).
Расходный кассовый ордер в такой ситуации не оформляется. В общую кассу организации деньги сдаются за минусом возвращенных сумм.
Для отражения в учете возврата розничного товара нужно письменное заявление покупателя
Запись в книге покупок продавец делает на основании акта по форме КМ-3. Кроме того, для вычета НДС необходимо иметь надлежаще оформленную накладную, свидетельствующую о принятии на учет возвращенных товаров (п. 5 ст. 171 и п. 4 ст. 172 НК РФ).
Если покупатель оплатил товар авансом, запись в книге продаж делается на основании Z-отчета
Подобная ситуация характерна для розничной торговли под заказ. Будущий покупатель выбирает товар, оформляет заказ и вносит аванс, организация выдает ему чек ККТ на сумму предоплаты. Когда заказ выполнен, покупатель получает товар и вносит остаток стоимости (если предоплата была частичная). Рассмотрим порядок оформления документов.
Продавец получает от покупателя аванс
При получении предоплаты розничный продавец не оформляет счет-фактуру — этот документ заменяет чек ККТ (п. 7 ст. 168 НК РФ). На основании Z-отчета продавец делает запись в книге продаж на сумму аванса. При этом рекомендуется пробивать сумму аванса по отдельной секции ККТ, чтобы иметь возможность выделить ее из общей величины полученной выручки.
Отметим, что Минфин России в письме от 22.01.08 № 03-07-09/01 высказывал иное мнение. Финансовое ведомство настаивало, что заявить к вычету НДС с аванса компания может только на основании счета-фактуры. Независимо от того, кто выступает покупателем.
Но, по мнению автора, позицию финансистов в настоящее время можно не учитывать. Ведь она основана на Правилах ведения книги продаж, утвержденных утратившим силу постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914. В них было требование о том, что в книге продаж должен быть зарегистрирован счет-фактура на предоплату «независимо от вида договора». Но в действующих Правилах ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) такого требования нет.
Продавец передает товар покупателю
На дату передачи товара покупателю продавец делает еще одну запись в книге продаж на сумму предоплаты. Основанием для такой записи служит все тот же Z-отчет, который был оформлен в день получения аванса.
Кроме того, на дату отгрузки товара продавец получает право на вычет НДС. Поэтому он делает соответствующую запись на сумму аванса и в книге покупок (п. 8 ст. 171 и п. 6 ст. 172 НК РФ).
Если посредник торгует в розницу, он вправе счета-фактуры покупателю и комитенту не выставлять
Пример.
25 августа розничный покупатель заказал товар и внес предоплату в размере 118 000 руб. (в том числе НДС — 18 000 руб.). Организация делает запись в книге продаж на основании Z-отчета на сумму 118 000 руб. Сумма НДС к начислению — 18 000 руб.
5 сентября покупатель получил товар стоимостью 177 000 руб. (в том числе НДС — 27 000 руб.) и доплатил оставшиеся 59 000 руб. (177 000 – 118 000). Организация делает в книге продаж две записи: на основании Z-отчета на аванс на сумму 118 000 руб. и на основании Z-отчета на доплату в сумме 59 000 руб. Общая сумма НДС к начислению — 27 000 руб. (18 000 + 9000). Кроме того, 5 сентября организация имеет право принять НДС с аванса к вычету и сделать запись в книге покупок на сумму 18 000 руб. на основании Z-отчета на аванс от 25 августа.
Если комиссионер торгует в розницу, счет-фактуру комитент составляет самостоятельно
Посредник при продаже товаров комитента от своего имени самостоятельно выставляет покупателю счет-фактуру и один экземпляр передает комитенту (п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). В свою очередь комитент на основании полученного от посредника счета-фактуры оформляет счет-фактуру на имя комиссионера (п. 20 Правил ведения книги продаж). На основании этого документа он делает запись в книге продаж.
Если же посредник торгует в розницу, он вправе счет-фактуру покупателю и комитенту не выставлять (п. 7 ст. 168 НК РФ). В этом случае комитент оформляет счет-фактуру для комиссионера на основании данных чеков ККТ или иных подобных документов, которые последний выдал покупателю. Взять такие сведения комитент может из данных отчетов, полученных от посредника.
