Все статьи номера
1-2
Январь 2017года
Расчеты

Инструкция, как с 1 февраля перейти на онлайн-кассы

Кто должен сейчас перейти на онлайн-кассы

Как подать заявление на регистрацию новой кассы

В какие сроки инспекторы поставят онлайн-кассу на учет

Юлия Касьянова, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

С 1 февраля 2017 года регистрировать в налоговой инспекции можно только онлайн-кассы. Если у старой кассы в феврале истекает срок ЭКЛЗ или компания планирует перенести кассу в другой офис, старую технику налоговики уже не зарегистрируют.

Чтобы и дальше работать с кассой, нужно перейти на новую технику. Иначе торговлю придется приостановить или инспекторы оштрафуют компанию за неприменение кассы. Пошаговая инструкция, как перейти на онлайн-кассу с 1 февраля, — в нашей статье.

Шаг 1. Проверьте срок годности ЭКЛЗ

Поставить на учет с 1 февраля можно только новые кассы. Старую технику компании вправе использовать до июля 2017 года. Но если в старой кассе после 1 февраля потребуется заменить ЭКЛЗ, инспекторы уже не поставят ее на учет.

Проверьте, когда истекает срок службы ЭКЛЗ. По общим правилам ленту заменяют через 13 месяцев. Если срок службы электронной ленты истечет до июля или компания до июля планирует перенести кассу в другой офис с заменой ленты, безопаснее переставить кассу и заменить ЭКЛЗ до 1 февраля. Это поможет отсрочить покупку новой кассы с функцией передачи данных в налоговую. Если касс несколько, составьте план перехода на онлайн-кассы с учетом сроков замены лент (см. таблицу ниже).

Таблица. Сроки перехода на онлайн-кассы

С февраля 2017 годаС июля 2017  годаС июля 2018 года
Общие правила перехода на онлайн-кассы
Зарегистрировать в инспекции можно только новую или модернизированную кассовую технику. Передавать данные через ОФД обязаны только те компании, которые вновь регистрируют или перерегистрируют кассовую технику. Старые кассы, у которых не подошел срок замены ЭКЛЗ, можно использовать до 1 июля 2017 годаЗарегистрировать и использовать можно только онлайн-кассы. Передавать фискальные данные через ОФД должны все компании. Применять старые кассы нельзя
Правила перехода на онлайн-кассы для компаний, которым установлен льготный период
Компании, которые применяют ЕНВД или патент, оказывают услуги населению, относятся к малому бизнесу, могут не применять онлайн-кассы. В добровольном порядке они могут зарегистрировать в инспекции новую или модернизированную кассовую технику. Также такие компании могут передавать данные через ОФД в добровольном порядкеВсе компании должны перейти на онлайн-кассы. Исключение: кредитные организации, которые используют банкоматы; продавцы журналов и газет, мороженого и безалкогольных напитков в розлив и др. (ст. 2 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ)

Шаг 2. Модернизируйте старую контрольно-кассовую технику

Чтобы перейти на онлайн-кассу, можно как приобрести новую кассу, так и модернизировать старую (письмо Минфина России от 01.09.16 № 03-01-12/ВН-38831). Специалисты УФНС России по г. Москве в письме на запрос редакции также подтвердили эту информацию (письмо от 18.10.16 № 13-19/120623).

Новый закон требует, чтобы кассовый аппарат мог работать с фискальным накопителем, распечатывать QR-код и ссылки, иметь выход в интернет и подавать данные в ОФД. Если в компании есть современная касса, ее может быть выгоднее модернизировать. Разработчики предлагают комплекты от 5000 руб., плюс цена фискального накопителя. Для компании заменить технику старше семи лет будет дороже или вообще невозможно.

Стоимость конкретного комплекта модернизации, а также ее целесообразность можно узнать у производителя аппарата или у своего ЦТО. В своем письме от 18.10.16 № 13-19/120623 чиновники из УФНС России по г. Москве рекомендуют узнавать у производителей о возможности модернизации не менее чем за месяц до планируемого перехода на новую кассу.

Стоит поинтересоваться скоростью работы кассы после модернизации. Возможно, кассу удастся переделать под новые правила, но скорость работы ее будет невысокой. Значит, придется приобретать новый аппарат, а это двойной расход.

Шаг 3. Купите новую кассу

Когда модернизировать технику невозможно или компания решила, что это невыгодно, купите новый аппарат. В среднем цена на новую онлайн-кассу 20 000 руб. По состоянию на 12 декабря в реестре онлайн-касс зарегистрировано 45 моделей.

Независимо от того, модернизирует компания кассу или покупает новую, у кассы должен быть фискальный накопитель. Именно фискальный накопитель обеспечивает хранение данных в течение 30 календарных дней (п. 4 ст. 4.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ, далее — Закон № 54-ФЗ).

Разработчик может поставить фискальный накопитель в составе новой кассы либо продавать отдельно. Например, если компания должна перейти на онлайн-кассы только в 2018 году, то она может купить аппарат без фискального блока.

Чтобы избежать проблем при регистрации кассы, проверьте, чтобы касса и входящий в ее состав фискальный накопитель были в реестрах ФНС России. Реестры опубликованы на сайте ФНС России по адресу: nalog.ru в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники».

Шаг 4. Подключите и проверьте интернет

При работе с онлайн-кассой компания должна обеспечить доставку данных до оператора через интернет. Компания отвечает за то, чтобы между кассой и ОФД был канал связи и он работал.

Проверьте, чтобы в помещении, где компания использует кассы, был рабочий интернет. Подключиться можно через Wi-Fi, 3G, проводной или мобильный интернет. Мобильные операторы уже получили информацию о необходимости новой услуги и разработали линейку тарифов специально для передачи данных с фискальных накопителей.

Как правило, стандартного мобильного 3G- или LTE-соединения или фиксированного канала достаточно для отправки чеков от одной — трех касс. Главное, чтобы канал был стабилен и не было сбоев в его работе.

Шаг 5. Заключите договор с оператором данных

Чтобы онлайн-касса передавала данные о продажах в инспекцию в режиме реального времени, нужен посредник. Это оператор фискальных данных. Проверьте, чтобы выбранный оператор был в списке ФНС России на сайте nalog.ru в разделе «Новый порядок применения контрольно-кассовой техники».

У инспекции 5 дней, чтобы зарегистрировать онлайн-кассу

Заключите с оператором договор на обработку фискальных данных. Как правило, договор можно заключить дистанционно, через сайт оператора фискальных данных (ОФД).

Стандартная стоимость услуг по договору с ОФД на год за одну кассу — 3000 руб. с НДС. Но возможны и другие варианты подключения. Например, на один, три, шесть или девять месяцев. Стоимость обслуживания в пересчете на один месяц тогда, как правило, возрастает. Операторы предлагают контракты и на срок больше года.

На сайте оператора компания может открыть личный кабинет. В личном кабинете можно будет увидеть все чеки, которые кассир пробил по кассе, сформировать отчеты по продажам. Если касса перестанет передавать данные, оператор сообщит об этом компании. Через личный кабинет также будет возможно зарегистрировать технику в инспекции. Пока эта опция не работает. Она появится, когда ФНС России предоставит операторам соответствующий API (интерфейс программирования).

Операторы предлагают тарифы с дополнительными услугами. Такие контракты дороже, но количество услуг в них больше. Например, в дополнительные опции можно включить:

— отправку электронных чеков по SMS или e-mail;
— мониторинг состояния кассы;
— сверку данных;
— аналитические отчеты по динамике среднего чека, количества покупок, времени открытия и закрытия торговой точки и др.

Шаг 6. Проверьте договор с ЦТО

При работе с онлайн-кассами договор с ЦТО необязателен. Компания вправе сама решить, заключать новый договор или нет. Но важно оценить все риски, связанные с отказом от ЦТО.

Когда в компании есть технические специалисты, которые способны разобраться с устройством кассы, отказ от сотрудничества с ЦТО может помочь сэкономить. Если таких специалистов нет, безопаснее продлить обслуживание в ЦТО. Иначе при технических неполадках каждый раз придется останавливать торговлю и обращаться к сторонним подрядчикам. Все виды работ нужно оплачивать отдельно, и это может обойтись дороже, чем договор на постоянное обслуживание.

Шаг 7. Заполните заявление на регистрацию кассы

Форму заявления о регистрации кассы должна утвердить ФНС России (п. 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Формы заявлений ведомство уже разработало, но еще не утвердило. Если к январю формы не будет, можно воспользоваться бланком из проекта. Если инспекция не примет заявление, зарегистрировать онлайн-кассу можно через кабинет ККТ на сайте ФНС России.

С 1 февраля старую кассу нельзя поставить на учет

Данные, которые надо обязательно включить в заявление, названы в пункте 2 статьи 4.2 Закона № 54-ФЗ. Эти данные отражены и в проекте приказа ФНС России, а именно:

— полное наименование организации;
— ИНН компании;
— адрес и место установки (применения) ККТ. Если расчеты происходят через интернет, нужно указать адрес (адреса) сайта;
— наименование модели кассы;
— заводской номер экземпляра модели ККТ;
— наименование модели фискального накопителя;
— заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
— данные ОФД (наименование оператора и его ИНН);
— номер автоматического устройства для расчетов в случае применения ККТ в составе такого устройства.

Если компания планирует применять технику в особом порядке, приведите эти сведения в заявлении. Выберите, в каком порядке будете применять кассу:

— в режиме, которым не предусмотрена обязательная передача фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через ОФД;
— при оказании услуг — если компания регистрирует автоматизированную систему для бланков строгой отчетности;
— при расчетах с использованием электронных средств платежа через интернет;
— в деятельности банковского платежного агента.

Заявление на бумаге составьте в двух экземплярах. Один из них с отметкой инспекции оставьте себе. Документ можно заполнить от руки или на компьютере, шрифт в таком случае Courier New высотой 16—18 пунктов. При ручном заполнении данные вносят заглавными печатными буквами, в пустых ячейках поставьте прочерки.

В бланке, который компания заполняет на компьютере, поставьте прочерк в свободных ячейках в графе ИНН, остальные пустые ячейки заполняйте прочерками по желанию. Образец титульного листа заявления мы привели ниже. Полную форму заявления и образец ее заполнения можно скачать по ссылке.

Образец 1. Заявление о регистрации онлайн-кассы (фрагмент)
Скачать образец

Проверьте данные в заявлении. Инспекторы вправе отказать в регистрации онлайн-кассы (п. 13 и 17 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Это возможно, если:

— сведений о кассе (фискальном накопителе) нет в реестре;
— данные в заявлении о регистрации ККТ недостоверны или компания представила сведения не в полном объеме.

Шаг 8. Передайте документы на регистрацию

Чтобы зарегистрировать онлайн-кассу, можно выбрать, куда направить заявление. Компания вправе подать заявление о регистрации кассы:

— в любую территориальную инспекцию в бумажном виде;
— в электронной форме через кабинет ККТ, датой подачи заявления в электронной форме будет дата его размещения в кабинете;
— через оператора фискальных данных, тогда датой подачи будет дата передачи заявления ОФД (п. 10 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

Онлайн-касса может работать без интернета 30 дней

Заявление, которое компания подает через личный кабинет или оператора фискальных данных, заверьте усиленной квалифицированной подписью. Какой подписью безопаснее завизировать заявление, читайте во врезке ниже.

Важно

Какой подписью визировать заявление о регистрации онлайн-кассы

Для работы с онлайн-кассами технически возможно использовать действующую электронную подпись, которую компании используют, когда сдают в инспекцию налоговую и бухгалтерскую отчетность. Это подтверждает приложение № 2 к Протоколу совещания Минфина России от 24.11.16 № 10.

Компания может использовать электронную подпись для работы с онлайн-кассой, если:

— сертификат ключа проверки электронной подписи получен в удостоверяющем центре, который аккредитован в сети доверенных удостоверяющих центров Минкомсвязи России, участником которой является и ФНС России (Федеральный закон от 06.04.11 № 63 ФЗ);
— электронная подпись содержит ИНН и ОГРН компании

На следующий рабочий день после подачи документов налоговики должны сообщить регистрационный номер. Этот номер внесите в фискальный накопитель вместе с названием компании и данными о кассе.

Шаг 9. Сформируйте отчет о регистрации

Когда компания получит из инспекции регистрационный номер, внесите данные в настройки кассы. Запишите в фискальный накопитель:

— регистрационный номер ККТ;
— полное наименование организации;
— сведения о ККТ, в том числе о фискальном накопителе.

Сформируйте отчет о регистрации и передайте его налоговикам (п. 3 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). Касса напечатает первый чек с фискальными данными. Направьте отчет не позднее рабочего дня за днем, когда компания получила из инспекции регистрационный номер. Передать отчет можно:

— на бумаге;
— через кабинет ККТ;
— через оператора фискальных данных.

Датой подачи отчета в электронной форме будет дата, когда компания внесет данные отчета в кабинет ККТ. А именно заполнит фискальный признак, дату и время его получения, номер фискального документа из первого чека — «Отчет о регистрации».

Обратите внимание

Кто вправе не применять онлайн-кассы

Новые онлайн-кассы с июля 2018 года будут обязаны применять все компании. Исключение — компании, у которых нет доступа к интернету или которые ведут виды деятельности, не требующие применять кассы. Например, торгуют на рынке.

Список компаний, которые вправе не применять онлайн-кассы, приведен в статье 2 Закона № 54-ФЗ. Это, в частности:

— кредитные организации, использующие банкоматы;
— продавцы журналов и газет, а также мороженого и безалкогольных напитков в розлив;
— водители, кондукторы — при продаже проездных билетов;
— продавцы на ярмарках и рынках;
— аптечные пункты и магазины, которые расположены в труднодоступной и отдаленной местности;
— продавцы на ярмарках и рынках;
— эмитенты ценных бумаг и др.

Шаг 10. Получите карточку регистрации

Сведения о регистрации налоговая инспекция вносит в карточку регистрации кассы и журнал учета. Дата, когда инспекторы сформируют карточку регистрации, и будет датой регистрации кассы. На это у инспекторов есть пять рабочих дней с даты, когда они получили заявление (п. 7 и 11 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ). В течение пяти рабочих дней с даты регистрации инспекторы должны направить карточку в электронной форме:

— через кабинет ККТ;
— оператора фискальных данных.

Как только карточка появится в личном кабинете — регистрация завершена. Если карточку регистрации компания получила в электронной форме, она вправе получить ее и на бумаге (п. 12 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).

Шаг 11. Начните работать с онлайн-кассой

Когда компания получит карточку регистрации ККТ, кассу можно использовать в работе. Чеки будут передаваться в инспекцию автоматически. В случае, если интернет-соединение оборвалось, ничего страшного не произойдет. Касса будет фиксировать продажи в накопителе до 30 дней и отправит данные, как только связь восстановится. Главное — устранить неполадки за 30 календарных дней. Иначе касса будет заблокирована.

Обучите сотрудников, как пользоваться новыми онлайн-кассами. Работа кассира не изменится. Продавец должен знать, что, кроме бумажных чеков, по требованию покупателя он должен выдать электронный чек.

Выдать электронный чек, ввести номер телефона или адрес электронной почты может как продавец, так и сам покупатель. Например, через пин-пад. Письмо на электронную почту или SMS-сообщение отправит сама касса. Организовать передачу электронных чеков можно и через оператора фискальных данных. 

Материалы для скачивания: