Все статьи номера
1-2
Январь 2017года
Документ

Проверьте лимит остатка кассы. Пять подсказок из практики

Почему выгоднее пересмотреть лимит кассы

В каких случаях можно хранить наличку сверх лимита

Когда можно работать без лимита наличных

Марина Устюгова, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Компания должна установить на 2017 год лимит остатка кассы, если утверждает его ежегодно. Иначе вся сумма в кассе с 1 января 2017 года будет сверхлимитной.

Сложностей можно избежать, если установить лимит бессрочно. Но в начале года выгодно пересмотреть даже бессрочный лимит. Когда у компании за год выросла наличная выручка, выгоднее увеличить и лимит.

Проверьте свой приказ об утверждении лимита наличных в кассе и при необходимости утвердите новый. Но когда компании пересматривают и утверждают лимит, часто возникают ошибки. Наши подсказки помогут их избежать и утвердить безопасный лимит.

Подсказка 1. Cрок действия приказа можно не указывать

Компания вправе утверждать лимит остатка кассы бессрочно или на определенный период. Некоторые компании устанавливают лимит остатка кассы на год. Тогда надо на начало каждого года утверждать новый лимит.

Проверьте, как в «лимитном» приказе вы прописали сроки его действия. Если в приказе написали, что лимит установлен на 2016 год — издайте новый приказ (см. образец 1 ниже).

Образец 1. Приказ об утверждении лимита остатка наличных денег в кассе
Скачать образец

Образец 2. Приказ об отмене лимита остатка наличных денег в кассе
Скачать образец

В приказе об утверждении нового лимита проще прописать только дату, с которой он действует. Например, с 1 января 2017 года. Тогда компания сможет не менять его несколько лет и не пересматривать лимит на 2018 год. Пересмотреть лимит можно будет в любое удобное для компании время.

На практике

Когда за наличные сверх лимита не накажут

Компания вправе хранить в кассе суммы сверх лимита. Это возможно:

— в дни выплат зарплаты и других доходов, но не больше 5 дней, включая дату, когда компания получила наличные со счета;
— в выходные и нерабочие праздничные дни, если в это время были кассовые операции.

Когда компания обязана установить лимит, но не сделала этого, лимит денег в кассе равен нулю. Тогда любая сумма денег в кассе на конец рабочего дня будет считаться сверхлимитной

Подсказка 2. При расчете лимита надо учитывать не все поступления

Компания сама определяет, как считать лимит остатка денег в кассе: исходя из наличной выручки или исходя из выплат. Новая компания берет в расчет ожидаемые показатели. Правила расчета лимита Банк России определил в приложении к Указанию от 11.03.14 № 3210-У (далее — Указание № 3210-У).

Когда компания выбирает расчет лимита исходя из выручки, нельзя брать в расчет всю сумму, которая отражена по дебету счета 50 «Касса». Ведь в кассу поступает не только выручка. Например, работники могут вернуть неизрасходованные подотчетные, заем или возмещение ущерба. Если такие суммы компания учтет при расчете лимита, она завысит результат. Инспекторы пересчитают лимит и оштрафуют. Судьи в подобных спорах поддерживают ревизоров (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.10.15 № 13АП-22253/2015).

Поэтому, если вы выбрали расчет лимита «по выручке», проверьте, чтобы в расчете не участвовали «лишние» суммы. Алгоритм расчета лимита остатка кассы пропишите в приказе об утверждении лимита или в приложении к нему (см. образец 1 выше).

Компания должна посчитать лимит остатка с учетом выручки подразделений, если они сами не сдают деньги в банк, а передают их в кассу компании (п. 2 Указания № 3210-У). Чтобы не ошибиться, запишите в приказе, по каким подразделениям компания учла выручку в расчете лимита.

Подсказка 3. Важно учитывать рабочий график компании

За какой расчетный период брать показатели для расчета лимита, компания тоже решает сама. Но он должен быть не более 92 рабочих дней (п. 1 и 2 приложения к Указанию № 3210-У).

При расчете лимита берите только те дни, которые считаются рабочими для компании. Например, если магазин работает без выходных, нельзя взять всю выручку, а рабочие дни считать как при пятидневке. Иначе лимит компания завысит и возможен штраф (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.12.14 № А21-4932/2014). Штраф за превышение лимита — до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).

Компаниям, которые передают выручку инкассаторам, безопаснее учесть при расчете лимита период между днями сдачи выручки. Проверьте его в договоре с банком.

Подсказка 4. Округлять лимит безопаснее в меньшую сторону

Лимит остатка наличных компании устанавливают в полных рублях. Специалисты Банка России и налоговики разрешили округлять лимит по правилам математики (письма ЦБ РФ от 24.09.12 № 36-3/1876 и ФНС России от 06.03.14 № ЕД-4-2/4116).

Безопаснее округлить сумму лимита в меньшую сторону. Превышение лимита — формальный повод для штрафа. Даже если превысить лимит на несколько рублей, к примеру на 32 руб. Правда, штраф в таком случае удается оспорить в связи с малозначительностью нарушения (постановление Федерального арбитражного суда Уральского округа от 08.06.10 № Ф09-4296/10-С1).

Пример 1.

Компания для расчета выручки решила взять максимальный период — 92 рабочих дня. В компании пятидневная рабочая неделя, выручку сдают в банк раз в три рабочих дня.

Расчетный период — с 23 августа по 29 декабря (7 дн. + 22 дн. + 21 дн. + 21 дн. + 21 дн.). Наличная выручка за этот период составила 3 050 000 руб.

Лимит бухгалтер определил так:

(3 050 000 руб. : 92 раб. дн.) × 3 раб. дн. = 99 456,52 руб.

Бухгалтер округлил его в безопасную сторону до 99 456 руб. (см. образец оформления выше).

Подсказка 5. Малым компаниям при отказе от лимита надо перепроверить свой статус

Компания, которая относится к малым предприятиям, вправе не устанавливать лимит наличных в кассе (п. 2 Указания № 3210-У). Какие компании относятся к малым, сказано в части 1.1 статьи 4 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ (см. врезку ниже).

На заметку

Проверьте, является ли ваша компания малой

К малым относятся компании, у которых:

— суммарная доля участия РФ, регионов или муниципалитетов не больше 25%. Суммарная доля крупных или иностранных организаций не превышает 49%;
— среднесписочная численность работников до 100 человек;
— доход не больше 800 млн. руб.

Компания теряет статус малого предприятия, если три года подряд ее показатели превышали допустимые значения (ч. 4 ст. 4 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ). Нарушение лимитов по одному году не лишает компанию статуса малой

Но если компания отказалась от лимита кассы, ей надо отслеживать свой статус и при необходимости установить лимит. Ведь как только компания утратит статус малого предприятия, без лимита вся сумма в кассе будет считаться сверхлимитной.

Пример 2.

В 2017 году по итогам 2014—2016 годов компания утратила статус малого предприятия. Если она не устанавливала лимит кассы, ей надо утвердить его на 2017 год. Безопаснее установить лимит с 31 декабря 2016 года.

Проверить статус компании просто, если она есть в Едином реестре субъектов малого и среднего предпринимательства (далее — реестр). Его ведет ФНС России (ст. 4.1 Федерального закона от 24.07.07 № 209-ФЗ). Ведомство включает компании в реестр на основании данных отчетности за прошлый год.

Когда компания — малое предприятие, но ее нет в реестре, проверьте свои показатели. При проверке инспекторы запросят дополнительные документы, которые подтвердят статус компании. Сложностей можно избежать, если подать заявку, чтобы компанию включили в реестр, на сайте rmsp.nalog.ru. Подробнее, как это сделать и пользоваться всеми преимуществами, читайте в статье «Чем новый реестр налоговиков полезен для компаний» // РНК, 2016, № 17.

Материалы для скачивания: