Все статьи номера
статья 12 из 30
Не прочитано
7
Март 2015года
Топ

ТОП-11 ошибок в «первичке» и счетах-фактурах, которые не повлияют на налоги

Какие дефекты в счете-фактуре суды признают несущественными

Когда регистры бухучета оправдают отсутствие даты приемки товара

Отсутствие ИНН всегда привлекает внимание инспекторов

Ирина Хорошилова, эксперт журнала «Российский налоговый курьер»

Минфин России считает, что ошибки в первичных документах, которые не препятствуют идентифицировать продавца, покупателя товаров, работ, услуг, имущественных прав, их наименование, стоимость и другие обстоятельства факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии налоговых расходов. Эту позицию, изложенную в письме от 04.02.15 № 03-03-10/4547, ФНС России разослала в территориальные инспекции для использования в работе (письмо ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@ «По вопросу несущественности ошибок в первичных учетных документах»).

Редакция журнала РНК совместно со специалистами в сфере налогообложения (их список приведен ниже) подготовила перечень наиболее часто встречающихся ошибок и недочетов в «первичке» и счетах-фактурах, которые проверяющие, скорее всего, признают несущественными.

Эксперты

Благодарим за содействие в подготовке материала

Светлану Амелькову, аудитора аудиторской компании «ГРОСС-АУДИТ»

Анну Бортникову, первого аудитора ООО «Бетроен»

Маргариту Коваленко, налогового консультанта ЗАО «НОРД КОННЕКТ»

Яну Лазареву, заместителя руководителя отдела правового и налогового консалтинга АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» (GGI)

Надежду Марченко, менеджера налогово-правового отдела КПМГ

Наталию Мезенцеву, начальника отдела налоговой отчетности коммерческого банка

Виталия Сазанского, советника государственной гражданской службы РФ 2-го класса

Ирину Стародубцеву, аудитора-эксперта

Юлию Фуфаеву, заместителя руководителя департамента аудита компании «КСК Групп»

Всеволода Чувина, налогового консультанта ООО «АНП консалтинг», руководителя лаборатории бухгалтерских и финансово-экономических экспертиз Научно‑исследовательского института судебных экспертиз

1. В счете-фактуре не заполнены графы «Грузоотправитель», «Грузополучатель». Или в них указано «Он же/тот же», стоят прочерки, неверно указаны названия

Диаграмма 1

Как правило, путаница в этом реквизите возникает при работе через агента или при транзитной доставке товара. Одним из обязательных реквизитов счета-фактуры является наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя (п. 5 ст. 169 НК РФ). Порядок его заполнения описан в правилах заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС (приведен в приложении № 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

Оформление счета-фактуры с нарушением требований статьи 169 НК РФ — основание для отказа в вычете НДС. Но вычет правомерен, если ошибки в счетах-фактурах не препятствуют идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимости, а также налоговой ставки и суммы налога, предъявленной покупателю (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Наталия Мезенцева, начальник отдела налоговой отчетности коммерческого банка, отметила, что порядок заполнения поля «Грузополучатель» не предусматривает указание слов «Он же» при совпадении покупателя и грузополучателя. Так же считает и Минфин России (письмо от 21.07.08 № 03-07-09/21). Но есть решения судов, подтверждающие, что запись «Он же» не является в данном случае нарушением (постановления ФАС Поволжского от 02.10.07 № А72-6677/06-12/228 и Московского от 09.04.07, 16.04.07 № КА-А40/2440-07 округов). Суды поддерживают компании, и если в качестве грузоотправителя указан собственник реализуемых товаров и его адрес, а не адрес склада отгрузки. Так как допустимо два варианта: либо указываются реквизиты собственника товара, либо хозяина склада.

Не будет нарушением и отсутствие информации в строках «Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес». Правда, если грузоотправитель и грузополучатель одновременно являются продавцом и покупателем (постановления ФАС Поволжского от 13.11.08 № А06-3124/08, Волго-Вятского от 03.03.08 № А17-5026/2007 и Московского от 26.12.07 № КА-А40/13615-07 округов).

2. В товарной накладной нет реквизитов доверенности, выданной подписавшему лицу

Диаграмма 2

Такой недочет в оформлении документов, который несложно устранить в ходе налоговой проверки, чаще всего возникает в средних и крупных компаниях, где каждый день приходится принимать поставки от множества контрагентов. Дело в том, что приемкой товара, как правило, занимаются несколько сотрудников склада. А каждый раз дополнять товарную накладную записью с реквизитами доверенности иногда нет времени.

Вместе с тем личная подпись ответственного лица — обязательный реквизит любого первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Соответствующие полномочия таких лиц удостоверяются доверенностью от имени организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Яна Лазарева, заместитель руководителя отдела правового и налогового консалтинга АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» (GGI), напомнила, что товарная накладная по форме № ТОРГ-12 является основанием для списания товаров у продавца и их оприходования у покупателя. Ведь для вычета «входного» НДС покупатель обязан принять товар к учету (п. 1 ст. 172 НК РФ), а неуказание реквизитов доверенности, выданной лицу, подписавшему накладную, может стать причиной отказа в возмещении налога. Правда, суды признают, что такие незначительные нарушения при составлении первичных документов не лишают налогоплательщика права на вычет. И в ходе проверки всегда можно внести исправления в бумаги.

Аргумент у судов такой. Товарная накладная является формой первичной учетной документации по учету торговых операций, то есть документом бухгалтерского, а не налогового учета. Поэтому неверно связывать право на вычет по НДС с нарушением порядка оформления товарных накладных (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № А40-127306/10-90-714). Аналогичные выводы сформулированы также в постановлениях ФАС Московского от 14.06.11 № КА-А40/3448-11-2, Волго-Вятского от 11.01.10 № А17-7071/2008, Западно-Сибирского от 04.05.09 № Ф04-2462/2009(5624-А45-34) и Восточно-Сибирского от 28.02.07 № А19-15958/06-52-Ф02-662/07-С1 округов.

Если налоговики все же отказали компании в вычете «входного» налога по этой причине, Яна Лазарева посоветовала использовать дополнительные аргументы. Можно указать на наличие оформленных с учетом требований статьи 169 НК РФ счетов-фактур, а также карточек счетов бухгалтерского учета, свидетельствующих об оприходовании товаров.

Справедливости ради отметим существование противоположной арбитражной практики по данной проблеме. Правда, в таких спорах отсутствие сведений о доверенностях в накладных является лишь одним из многочисленных более весомых оснований для снятия расходов по налогу на прибыль и отказа в вычете НДС (постановления ФАС Московского от 10.04.14 № А40-105746/12, Восточно-Сибирского от 18.01.13 № А10-1577/2012 и от 24.09.10 № А19-2056/10 округов).

3. В авансовом счете-фактуре нет ссылки на платежное поручение

Диаграмма 3

На отсутствие этого реквизита в авансовом счете-фактуре налоговики обращают внимание, если НДС заявлен к вычету по такому счету-фактуре. В этом случае, даже в ходе камеральной проверки, но до принятия налоговым органом решения, налогоплательщик вправе вписать от руки сведения о реквизитах платежного поручения. Поскольку такая информация не связана с изменениями стоимости, объема и других показателей произведенной хозяйственной операции.

Светлана Амелькова, аудитор аудиторской компании «ГРОСС-АУДИТ», поделилась, что в последнее время налоговики редко придираются к отсутствию реквизитов платежки в счетах-фактурах. А если и указывают на подобный недочет, то вкупе с другими нарушениями. Суды при возникновении подобных споров, как правило, принимают сторону компаний (постановления ФАС Северо-Западного от 16.10.08 № А66-6068/2007 и Северо-Кавказского от 15.04.09 № А53-9863/2008-С5-14 округов).

Основной аргумент суда следующий. Если составленный счет-фактура содержит незначительные нарушения в заполнении, которые не исказят основную информацию о совершенной хозяйственной операции, то налогоплательщик имеет право на вычет НДС по такой операции. Дело в том, что покупатель не может нести ответственность за отсутствие в счетах-фактурах такой информации, как реквизиты платежного поручения, — эти сведения указывает исключительно продавец.

Кроме того, фактическое перечисление денег может подтвердить выписка банка, в которой отражены все реквизиты хозяйственной операции. Поэтому отсутствие реквизитов платежного поручения в авансовом счете-фактуре не может являться подтверждением того, что операция уплаты денежных средств фактически не была осуществлена.

4. В счете-фактуре адрес покупателя указан не полностью: нет почтового индекса, улицы, дома

Диаграмма 4

Этот недочет эксперты также отнесли к беспроблемным. Особенно в свете последнего письма Минфина России от 28.01.15 № 03-07-09/2992. Как показал опрос, помарки при написании адреса покупателя встречаются от случая к случаю. Но привести к серьезным последствиям вряд ли смогут.

Действительно, в счете-фактуре необходимо указать адрес покупателя (подп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). Но, как пояснил Виталий Сазанский, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса, после вступления в силу с 1 января 2010 года абзаца 2 пункта 2 статьи 169 НК РФ ошибки в адресе перестали доставлять проблемы компаниям.

Чиновники не считают подобный недочет существенной ошибкой в счете-фактуре. Даже если указан старый юридический адрес компании (письмо Минфина России от 08.08.14 № 03-07-09/39449). Суды также подтверждают, что отсутствие или неправильное указание отдельных реквизитов адреса, например индекса покупателя, не свидетельствует о несоответствии счета-фактуры требованиям статьи 169 НК РФ и не является основанием для отказа в вычете (постановления ФАС Московского от 20.10.11 № А40-17619/11-129-90 и от 23.04.09 № КА-А40/3582-09, Западно-Сибирского от 30.04.10 № А27-13585/2009 округов).

Виталий Сазанский напомнил, что у налоговиков должна быть возможность идентифицировать налогоплательщика по счету-фактуре. Если обязательные реквизиты счета-фактуры (например, наименование, ИНН/КПП покупателя) заполнены правильно, из-за недочетов в указании адресов проблем с вычетом по НДС у компании быть не должно.

5. На «первичке» нет печати или проставлено факсимиле

Диаграмма 5

Печать не является обязательным реквизитом для первичных документов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Поэтому все претензии инспекторов на этот счет беспочвенны.

Анна Бортникова, первый аудитор ООО «Бетроен», считает, что отсутствие оттиска печати на «первичке» не должно влиять на налогообложение. Это подтверждают и суды (например, постановление ФАС Московского округа от 22.07.09 № А40-79781/08-111-385).

Налоговики зачастую требуют печать, если организация использует унифицированные формы документов, в которых есть реквизит «М.П.». Но суды признают такие требования необоснованными. Например, отсутствие в товарной накладной печати при наличии подписи лица, принявшего товар, и ее расшифровки не является недостатком в оформлении накладной, свидетельствующим об отсутствии факта передачи товара (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.10.14 № А70-13797/2013, ФАС Поволжского округа от 02.11.09 № А12-4045/2009).

А вот проставляя факсимиле, компания рискует в налоговом плане. Налоговое и финансовое ведомства считают, что использование факсимильного воспроизведения подписи не предусмотрено при оформлении первичных документов (письма Минфина России от 15.03.10 № 03-02-08/13 и УФНС России по г. Москве от 25.01.08 № 20-12/05968).

Судебная практика по этому вопросу неоднозначна. Есть споры, в которых суды согласились с Минфином России и признали первичные документы, подписанные факсимиле, недействительными (постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11, ФАС Восточно-Сибирского от 29.04.13 № А19-11729/2012 и Поволжского от 01.04.14 № А57-4665/2013 округов). Но некоторым компаниям повезло больше, и суды встали на их сторону — факсимильная подпись является не копией, а способом выполнения оригинальной личной подписи.

При этом налоговое и бухгалтерское законодательство не конкретизирует понятие личной подписи. Получается, личные подписи могут быть собственноручными, факсимильными и цифровыми. Значит, при наличии между контрагентами соглашения об использовании факсимиле, они вправе визировать первичные и иные документы именно так (постановления ФАС Центрального от 12.08.11 № А48-3632/2010 и Северо-Западного от 30.08.07 № А42-4217/2006 округов).

6. В форме № ТОРГ-12 нет даты получения товара

Диаграмма 6

Этот дефект обязательно попадет в акт налоговой проверки. Налоговики настаивают, что раз нет даты приемки товара, значит, компания не доказала, что выполнены все условия для предъявления вычета по НДС.

Ирина Стародубцева, аудитор-эксперт, считает, что у компании есть хорошие шансы подтвердить правомерность вычетов. Но, скорее всего, только в суде. Сам по себе факт отсутствия даты в накладной не может служить основанием для отказа в вычете, если накладная содержит достоверные сведения об осуществленной операции. А поэтому указанный недочет в товарной накладной суды, как правило, признают ненадлежащим основанием для отказа в вычете налога (определение ВАС РФ от 17.12.09 № ВАС-16581/09, постановления ФАС Западно-Сибирского от 20.09.13 № A81-4420/2012 и Северо-Западного от 21.05.12 № A40-87365/11-75-372 округов). Дополнительным аргументом в пользу компании послужат регистры бухучета, в которых будет отражен факт оприходования.

Иное дело, если в товарных накладных, наряду с датой получения товара, не проставлены подписи должностного лица, принявшего груз, сотрудника, отпустившего товар, и расшифровка подписи грузополучателя. Ирина Стародубцева отметила, что в этом случае суд с большой вероятностью может поддержать проверяющих (решение Арбитражного суда Смоленской области от 28.01.15 № А62-7236/2014 и постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21.07.14 №А78-7040/2013).

7. В акте выполненных работ (оказанных услуг) не указано, какие конкретно выполнены работы (оказаны услуги). Есть только общее описание

Диаграмма 7

Как показал опрос, контролеры постоянно предъявляют претензии по актам, в которых недостаточно детально описаны произведенные хозяйственные операции. Мотивируют проверяющие это тем, что из обобщенных описаний невозможно точно определить, какие конкретно действия выполнял контрагент, в каких объемах, место оказания услуг и выполнения работ.

Юлия Фуфаева, заместитель руководителя департамента аудита компании «КСК Групп», считает, что противостоять необоснованным требованиям налоговиков можно. Ведь Федеральный закон от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не обязывает компанию отражать в «первичке» детализацию выполненных работ (услуг). Схожие выводы не так давно сделал Минфин России (письмо от 09.04.14 № 02-06-10/16186).

Правда, ранее финансисты настаивали, что для целей налогообложения прибыли компании целесообразно иметь детализацию приобретенных услуг в соответствующем акте (письма Минфина России от 19.01.09 № 03-03-07/2, от 05.06.08 № 03-03-06/1/350 и от 27.07.06 № 03-03-04/3/15).

Но большинство судов считают требования проверяющих по детализации услуг излишними и незаконными (постановления ФАС Московского от 25.08.09 № КА-А40/7983-09 и Северо-Западного от 29.04.09 № А52-4324/2008 округов).

8. В счете-фактуре есть ошибки в наименовании контрагента (сокращенное, заглавными буквами)

Диаграмма 8

В счете-фактуре можно указать как полное, так и сокращенное наименование юрлица в соответствии с учредительными документами (подп. «в» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры). Надежда Марченко, менеджер налогово-правового отдела КПМГ, считает, что раз правила предполагают выбор, то указание только полного или только сокращенного наименования компании не является причиной для отказа в вычете сумм НДС.

Бывает, что при оформлении счета-фактуры компания допустила опечатки в наименовании покупателя. Например, заглавные буквы заменены строчными и наоборот либо проставлены лишние символы (тире, запятые). Если другие обязательные реквизиты верны и не препятствуют налоговикам идентифицировать контрагента, то вычет по такому счету-фактуре правомерен (письма Минфина России от 02.05.12 № 03-07-11/130 и от 15.08.12 № 03-07-09/117, постановление ФАС Московского округа от 16.01.06 № КА-А40/13545-05).

Не будет препятствием для вычета НДС и счет-фактура, в котором контрагент ошибочно указал букву «е» вместо «ё» и наоборот. Такие выводы можно сделать, руководствуясь письмом УФНС России по г. Москве от 08.06.11 № 16-15/55909.

9. В первичных документах нет подписи главного бухгалтера

Диаграмма 9

Если на документе предусмотрена подпись главного бухгалтера, но по каким-то причинам ее там нет или проставлена подпись другого не уполномоченного на то лица, налоговики посчитают такую «первичку» недействительной, не признают расходы по прибыли и откажут в вычетах по НДС.

Маргарита Коваленко, налоговый консультант ЗАО «НОРД КОННЕКТ», отметила, что понесенные затраты компании едва ли удастся учесть при налогообложении прибыли, как документально не подтвержденные (постановление ФАС Московского округа от 22.01.14 № Ф05-8283/2013). Вычеты по НДС тоже окажутся под угрозой (письмо Минфина России от 29.11.04 № 03-04-11/212, постановления ФАС Поволжского от 19.05.11 № А65-20359/2010 и Северо-Кавказского от 09.04.10 № А15-2130/2008 округов).

Правда, иногда компаниям в суде удается отстоять право на вычет и при отсутствии подписи главбуха в документах. К примеру, если в штате компании указанная должность не предусмотрена и обязанности главного бухгалтера выполняет руководитель (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 12.04.11 № А19-11133/08, Северо-Кавказского от 23.04.10 № А53-3903/2009, Московского от 16.01.09 № КА-А40/11421-08 и Уральского от 05.05.08 № Ф09-3199/08-С2 округов).

10. В первичных документах нет расшифровок подписей должностных лиц

Диаграмма 10

Учитывая, что указание фамилий и инициалов ответственных лиц является обязательным реквизитом первичного документа, существует риск, что проверяющие не признают расходы, подтвержденные «первичкой» с указанным недочетом (п. 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Всеволод Чувин, налоговый консультант ООО «АНП консалтинг», руководитель лаборатории бухгалтерских и финансово-экономических экспертиз Научно-исследовательского института судебных экспертиз, посоветовал компаниям акцентировать внимание проверяющих на том, что отсутствие в первичных документах расшифровок подписей должностных лиц является незначительным недостатком оформления документов и не свидетельствует о нереальности хозяйственных операций.

Кроме того, подтвердить реальность спорных расходов можно и другими документами. Например, договорами на поставку или оказание услуг, регистрами бухгалтерского учета, в которых отражены проводки по спорным операциям, актами совместной сверки с контрагентами, выписками банка, подтверждающими оплату по договору.

Нам не удалось найти официальных разъяснений ведомств о том, может ли компания подтвердить расходы документами, в которых отсутствует расшифровка подписи ответственного лица. А вот для счета-фактуры, по мнению чиновников, такой реквизит обязателен, и его отсутствие приведет к негативным налоговым последствиям (письма Минфина России от 10.04.13 № 03-07-09/11863 и от 23.04.12 № 03-07-09/39).

Правда, Налоговый кодекс РФ не требует расшифровывать подписи на счете-фактуре. Поэтому, по мнению Всеволода Чувина, инспекторы не вправе отказывать в вычете соответствующих сумм налога только по этому основанию.

11. В счете-фактуре отсутствует или неверно указан ИНН

Диаграмма 11

Опрошенные эксперты подтвердили, что документы без ИНН или с ошибочным ИНН всегда вызывают претензии проверяющих. Причем избавиться от претензий в этом случае сложнее всего. И в досудебном порядке это вряд ли удастся.

Отсутствие ИНН или ошибка в этом реквизите приведет к отказу в вычете НДС (абз. 1 п. 2 ст. 169 НК РФ). Так, ФАС Центрального округа в постановлении от 05.04.12 № А68-2733/11 пришел к выводу, что указание продавцами в счетах-фактурах ИНН, которые были присвоены другим налогоплательщикам либо фиктивны, свидетельствует о несоответствии этих документов требованиям пункта 5 статьи 169 НК РФ. Значит, вычет НДС на основании такого документа неправомерен.

По мнению судов, документы с неверным ИНН содержат данные о несуществующих юридических лицах. Поэтому у налоговиков нет возможности неопровержимым образом идентифицировать покупателя. Получается, рассмотренный дефект нельзя признать формальным (постановления ФАС Уральского от 11.11.09 № Ф09-8703/09-С2, Поволжского от 04.02.11 № А55-1176/2010, от 16.10.09 № А55-1779/2009 и от 29.01.09 № А65-4680/2008-СА1-7 округов).

Но некоторые суды признают ряд ошибок в ИНН опечаткой, которая не препятствует идентификации стороны сделки. В частности, ФАС Центрального округа сделал такие выводы в отношении ИНН поставщика, в котором был указан лишний нуль (постановление от 08.04.13 № А14-7612/2011). Кроме того, ряд судей считают, что ошибки в ИНН не затрудняют идентификацию поставщика, если остальные реквизиты указаны правильно (постановления ФАС Северо-Западного округа от 15.02.12 № А52-1421/2011 и от 13.09.11 № А13-3198/2010).

Очередность списания взносов изменят
№ 7, 2015
Налоговые сложности сокращения штата и увольнения по соглашению сторон глазами налоговиков