Ключевые точки больничного листа: из‑за чего ФСС РФ отказывает в возмещении расходов

Больничные листы являются основанием для выплаты работнику пособий по болезни, по беременности и родам. И ФСС РФ строго следит за соблюдением порядка их заполнения (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н), так как пособия, за исключением первых трех дней, выплачиваются за его счет. А посему ошибки и неточности в больничных листах могут привести к тому, что фонд откажется возмещать выплаченные пособия.

Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые встречаются при оформлении листка нетрудоспособности, и способы их исправления. А также приведем образец правильно оформленного больничного листа (см. рис. 1 ниже).

Рисунок 1. Образец заполнения листка нетрудоспособности

1. Безопаснее просить медработника не указывать название компании в больничном листе

Строку «место работы — наименование организации» сотрудник медицинского учреждения заполняет со слов работников. А они не всегда знают точное название компании. И если медработник, заполняя больничный лист, допустит ошибку в названии (например, вместо ООО «Восток» напишет ООО «Восок»), то такой больничный ФСС РФ может не принять к учету. И нужно будет оформлять дубликат. Самостоятельно исправлять такие ошибки нельзя!

Чтобы избежать замены листка нетрудоспособности, проще, если врачи будут оставлять поле «место работы — наименование организации» пустым. А компания потом будет самостоятельно вписывать свое наименование черной гелевой ручкой. Отказа в возмещении пособия в этом случае не будет, даже если в поликлинике листок нетрудоспособности заполнялся при помощи специальной программы. Ведь ФСС РФ допускает комбинированное заполнение больничного листа, то есть частично на компьютере и частично от руки (письмо от 23.10.14 № 17-03-09/06-3841П).

При этом работнику необязательно получать дубликат, если медработник произвольно сократил наименование компании либо пропустил или указал в нем лишние кавычки, тире, точки, запятые (письмо ФСС РФ от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956). А вот если в больничном листе неверно указано ФИО работника, неверный код заболевания, неправильное название поликлиники, даты начала и окончания нетрудоспособности, то тут без его замены не обойтись (на что обратить внимание в дубликате больничного листа, читайте во врезке ниже).

2. Больничный лист нельзя заполнять синей шариковой ручкой

Записи в больничном листе можно делать только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой. Шариковую ручку использовать нельзя. Кроме того, записи в документе разрешено делать только чернилами черного цвета (п. 56 и 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.11 № 624н). Синий, фиолетовый, зеленый цвета не подходят (решение Верховного суда РФ от 29.10.13 № АКПИ13-726). Так как одна из степеней защиты больничного листа — синие, розовые, светло-зеленые волокна. И если применять ручки этих цветов, при сканировании они будут сливаться с защитными волокнами. А это затруднит распознавание текста.

Поэтому если работник принесет листок нетрудоспособности, заполненный синей шариковой ручкой, безопаснее попросить его получить дубликат документа. Это защитит от отказа ФСС в возмещении выплаченных работникам пособий.

3. Технические недочеты в листке нетрудоспособности не повод для отказа в выплате пособия

ФСС РФ указал ошибки в листке нетрудоспособности, когда компания не вправе отказать в выплате пособия. К ним относятся:

— написание отдельных слов прописными буквами;
— буквы или цифры заходят на границы ячеек;
— попадание печати на заполненные информацией поля;
— наличие небольших помарок, галочек и точек;
— указаны слова «врач» или «лечащий врач»;
— лишние пробелы между инициалами доктора;
— отсутствие необходимых прочерков в пустых ячейках;
— написание адреса медорганизации без учета последовательности и т. п.

Такой вывод следует из пункта 17 письма ФСС РФ от 28.10.11 № 14-03-18/15-12956. Аналогичного мнения придерживаются судьи (определение ВАС РФ от 13.02.12 № ВАС-764/12, постановления ФАС Западно-Сибирского от 05.03.14 № А70-4564/2013 и Дальневосточного от 18.04.12 № Ф03-904/2012 округов).

Соответственно, если работник предъявил к оплате больничный лист с техническими недочетами, пособие ему нужно назначить и выплатить сразу. Просить принести дубликат больничного без технических недочетов не нужно.

4. В больничном листе должно быть указано, выдан он по основному месту работы или по совместительству

Совместители могут получить пособие по болезни или декретное пособие по обоим местам работы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 29.12.06 № 255‑ФЗ). Поэтому им может быть выдано сразу два больничных.

Листок нетрудоспособности совместителя отличается от листка, выдаваемого по основному месту работы, одной строкой. А именно: у совместителя должна стоять отметка «V» в строке «По совместительству» и указан номер листка нетрудоспособности для основного места работы. Если такая запись отсутствует, значит, работник по основному месту работы не болел, а работал. ФСС возмещать расходы по такому больничному не будет.

5. В листке нетрудоспособности должна быть подпись председателя врачебной комиссии, если больничный лист выдан более чем на 15 дней

Если работник был на больничном более 15 дней, нужно обязательно проверить, правильно ли заполнена таблица «Освобождение от работы». Лечащий врач вправе единолично выдавать листок нетрудоспособности только на срок до 15 календарных дней включительно. Он продлевается на больший срок только по решению врачебной комиссии.

Поэтому если работник принес больничный лист более чем на 15 дней без подписи председателя комиссии, его нужно попросить заменить документ. Это позволит компании избежать необходимости выплачивать пособия за собственный счет (постановления ФАС Волго-Вятского от 10.10.12 № А79-12804/2011 и Уральского от 02.08.12 № Ф09-6317/12 округов).

6. Ошибку в разделе «Заполняется работодателем» можно исправить на оборотной стороне больничного

Ошибки в больничном листе могут возникнуть не только по вине медучреждения, но и самого работодателя. Ведь часть реквизитов нужно заполнять именно ему. К наиболее часто встречающимся ошибкам, допускаемым работодателями, относятся следующие:

— неверно вписана продолжительность страхового стажа или не указана совсем;
— в больничном листе по уходу за больным членом семьи не проставлено количество календарных дней нарастающим итогом с начала года;
— в разделе «Сведения о заработной плате» неверно проставлен расчетный период для исчисления пособия;
— в разделе «Причитается пособие» ошибочно указаны только те дни, которые оплачиваются за счет ФСС РФ;
— по строке «ИТОГО начислено» проставлена сумма пособия с вычетом НДФЛ.

Эти и другие подобные ошибки можно исправить прямо в самом больничном листе (см. рис. 2 ниже). Оформлять дубликат не нужно. Для этого неверные данные нужно зачеркнуть одной непрерывной черной чертой. А затем черной гелевой ручкой продублировать запись уже с верными данными на оборотной стороне больничного листа. Справа от записи необходимо сделать пометку «Исправленному верить» и заверить ее печатью организации (при ее наличии), а также подписью руководителя компании (п. 65 Порядка выдачи больничных листов).

Рисунок 2. Образец исправления ошибок в больничном листе, допущенных работодателями

Если же работодатель ошибочно в больничном листе заполнил поле, которое нужно было оставить пустым, порядок действий такой. На оборотной стороне листка нетрудоспособности сделать запись «строку № считать незаполненной». Затем поставить печать организации (при ее наличии) и подпись руководителя организации.

Исправлять ошибки с помощью корректирующего средства не допускается. Хотя в зачете расходов на выплату пособия отделение ФСС отказать не вправе, но свою правоту компании, скорее всего, придется доказывать в суде (постановление АС Западно-Сибирского округа от 03.07.15 № Ф04-20576/2015).

В больничном листе работодателю разрешено внести не более двух исправлений. Если ошибок больше, то такой листок нетрудоспособности считается недействительным. И работника нужно попросить принести из медицинского учреждения его дубликат.

7. Если больничный лист оказался поддельным, придется внести исправления в учет

Если ФСС откажет в возмещении верно рассчитанного пособия из-за того, что листок нетрудоспособности оказался поддельным, нужно будет внести исправления в учет. При этом неважно, будет компания взыскивать незачтенные пособия с работника либо медучреждения или нет. Алгоритм по исправлению учета следующий.

Во-первых, нужно будет заплатить недоимку по страховым взносам, если выплаченное пособие было зачтено в счет уплаты начисленных взносов на социальное страхование (ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ).

Помимо недоимки по взносам, придется заплатить и пени. Они рассчитываются исходя 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день просрочки (ч. 6 ст. 25 Закона № 212-ФЗ). Напомним, в настоящее время ставка рефинансирования приравнена к ключевой ставке и составляет 11% (указание Банка России от 11.12.15 № 3894-У). Также ФСС может начислить штраф за недоплату страховых взносов. Размер штрафа составляет 20% от суммы неуплаченных взносов (ч. 1 ст. 47 Закона № 212-ФЗ).

Во-вторых, необходимо подать уточненный расчет по форме 4-ФСС. Незачтенную сумму нужно показать в строке 5 таблицы 1 за период, в котором ФСС вынес решение об отказе в зачете.

В-третьих, следует начислить страховые взносы на суммы незачтенных пособий, если работник не вернет ошибочно выплаченные пособия. Дело в том, что по общему правилу социальные пособия страховыми взносами не облагаются (ст. 9 Закона № 212-ФЗ). А вот если пособие выплачено с нарушением и фонд не принял его к зачету, то оно считается обычной выплатой в рамках трудовых отношений. А значит, на такое пособие должны начисляться страховые взносы в ПФР, ФСС, ФФОМС и на случай травматизма на общих основаниях (ч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ и ч. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Подобного мнения придерживаются и чиновники (письма Минтруда России от 03.09.14 № 17-3/ООГ-732 и Минздравсоцразвития России от 30.08.11 № 3035-19).

В-четвертых, нужно удержать с ошибочно выплаченного пособия НДФЛ. Но только если фонд отказал в зачете декретных или детских пособий. Дело в том, что при выплате больничного пособия НДФЛ нужно было удержать сразу, поскольку в отличие от декретных и детских пособий оно облагается налогом (п. 1 ст. 217 НК РФ). Поэтому если ФСС РФ откажет в зачете больничного пособия, повторно НДФЛ удерживать не нужно.