Срочно проверьте расчеты с персоналом. Минтруд опять изменил правила

Роструд и Минтруд выпустили целую серию писем, в которых рассказали, как платить зарплату по новым правилам. Изменения в Трудовой кодекс вступили в силу еще летом, но как их применять на практике, оставалось неясным. Прокомментировали чиновники и другие спорные моменты — удержания, работу в командировке и т. д. Учтите новые разъяснения, когда будете выплачивать зарплату сотрудникам. Но будьте осторожны — не все выводы чиновников согласуются с Трудовым кодексом.

Аванс и зарплату можно переводить в разные банки и даже на разные карты

Работник может попросить вас переводить его зарплату на другую карту. Чиновники рассмотрели две ситуации — сотрудник хочет сменить зарплатный банк или просто меняет карту одного банка на другую.

Сотрудник меняет банк. О праве работника выбрать любой зарплатный банк сказано в статье 136 ТК. Он не обязан участвовать в зарплатном проекте компании. Сотрудник сам решает, как ему получать зарплату — на карту какого-нибудь банка или вообще из кассы. Вы как работодатель отказать ему не можете. Единственное условие — сотрудник должен написать заявление как минимум за 15 календарных дней до дня выплаты. Такое правило действует с 6 августа (Федеральный закон от 26.07.2019 № 231‑ФЗ). Раньше срок составлял пять рабочих дней.

Если работник будет менять банк перед каждой выплатой, отказать ему также не получится. Это следует из письма Роструда от 10.10.2019 № ПГ/25780-6-1. Что грозит за отказ, смотрите в таблице.

Таблица. Как теперь штрафуют работодателей за нарушения при выплате зарплаты

Ничто не мешает сотруднику писать заявление за 15 дней перед каждой выплатой. И у вас не будет формального повода ему отказать. Но чтобы упростить документооборот, согласуйте с ним такой вариант. Пусть он напишет одно заявление и укажет в нем, по каким реквизитам какую часть заработной платы ему перечислять (см. образец 1).

Образец 1. Заявление о выплате аванса и зарплаты на разные банковские счета (скачать)

Сотрудник меняет карту в рамках одного банка. Чиновники не против перечисления зарплаты на другую карту того же банка. Такое пожелание работника компания «не вправе не учитывать». Так сказано в письме Минтруда от 24.09.2019 № 14-1/ООГ-6957. Хотя напрямую из ТК это и не следует.

Обычно сотрудники меняют карту в рамках одного банка по объективным причинам. Например, истекает срок ее действия или они выбирают более выгодный тариф. Как правило, старую банковскую карту сначала блокируют и примерно через месяц закрывают. Перечислять деньги на нее, конечно, смысла уже никакого нет.

Бывает, что работник хочет вместо дебетовой карты получать зарплату на кредитную. Такую просьбу удовлетворить несложно. Но потребовать разделить одну выплату, например аванс, на несколько частей и перевести их на разные карты одного или разных банков сотрудник не может. Вы вправе отказать ему, не опасаясь санкций.

Есть одно исключение, когда работнику надо пойти навстречу. Оно касается выплаты детских пособий — декретных, за постановку на учет в ранние сроки беременности, по случаю рождения ребенка и по уходу за малышом, пока ему не исполнится полтора года. ФСС считает, что перечислять их нужно только на карту «Мир» (письмо от 05.07.2019 № 02-08-01/16-05-6557.

Если сотрудник напишет заявление на выплату этих пособий на карту «Мир», отказать ему нельзя. Даже если для зарплаты и прочих выплат у него останется карта другой платежной системы. В трудовом договоре можете использовать общие формулировки, без указания на карту «Мир»:

С согласия работника из его зарплаты можно вычитать любые суммы

Когда вы по заявлению сотрудника перечисляете часть его зарплаты на счета других людей или организаций, лимиты удержаний применять не надо. В такой ситуации вы можете переводить из зарплаты любые суммы, которые он укажет. На это обратил внимание Роструд сразу в нескольких своих письмах: от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1 и от 10.10.2019 № ПГ/25776-6-1.

Чиновники напомнили, что удержания из зарплаты вы вправе производить только в случаях, предусмотренных законами. При этом по Трудовому кодексу работодателю запрещено удерживать из зарплаты более 20 процентов (ст. 137 ТК).

Но ни в одном законе не сказано про удержания по инициативе работника. Объяснение этому простое: вычет каких-либо сумм из зарплаты по его просьбе вообще не считается удержанием. А значит, установленные ТК ограничения не применяются.

Тут речь уже о гражданском законодательстве. Собственник вправе распоряжаться своим имуществом, включая деньги, по своему усмотрению (ст. 128 и 209 ГК). И чиновники не вправе это запретить. Хотя в свое время Минтруд все же попытался (письмо от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8448).

Сотрудник может попросить перевести часть его зарплаты, например, в счет погашения кредита, на содержание детей или престарелых родителей, оплату услуг. Ситуации могут различаться, но в любом случае вы не обязаны удовлетворять такие просьбы. Если вы все-таки решили это сделать, попросите работника написать заявление. При этом, чтобы не было лишних вопросов у проверяющих, старайтесь избегать фразы про удержания. Лучше использовать такую формулировку:

В платежке обязательно укажите, за кого и по какому основанию вы перечисляете деньги. Например, «Платеж по кредитному договору № 1234 от 01.11.2019 за Сергеева С.С. (из заработной платы за ноябрь 2019 г.)». Иначе у получателя могут возникнуть сложности с идентификацией платежа.

Иногда работники просят, чтобы вы перечисляли сразу всю их зарплату на счет другого лица, например жены или мужа. Роструд это тоже допускает (письмо от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1). Но одного только заявления будет недостаточно. Чиновники выдвигают дополнительное условие — в трудовом договоре должен быть пункт о перечислении заработной платы иному лицу. Обычно подобной фразы там нет. Поэтому если вы согласитесь с просьбой сотрудника, придется подписывать допсоглашение. Оно может выглядеть так:

На наш взгляд, требование Роструда избыточно. Повторимся, распоряжаться своей заработной платой работник может как угодно. И не важно, что написано в трудовом договоре. Тем не менее безопаснее включить в него этот пункт, чтобы исключить споры с трудовыми инспекторами.

В платежном поручении на перечисление денег иному лицу обязательно укажите, кому и за кого вы перечисляете зарплату. Например, «выплата заработной платы Сергеева С.С. иному лицу — Сергеевой А.А.». Тогда и у налоговиков не возникнет вопрос, почему «иное лицо» получает доход, но с него не удерживается НДФЛ.

По закону получать согласие на обработку персональных данных получателя денег вам не нужно. В данном случае он выступает выгодоприобретателем (п. 5 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ). Но мы рекомендуем заручиться его согласием. Тогда вы точно обезопасите себя от претензий проверяющих из Роскомнадзора. Это актуально, поскольку штрафы за нарушения в работе с персданными планируют увеличить.

Сумму излишне выплаченного пособия можно взыскать с работника

Роструд напомнил — вы можете взыскать пособия, которые компания переплатила работнику, но перечень случаев ограничен (письмо от 10.10.2019 № ПГ/25779-6-1). Кроме того, не забывайте о лимите — не более 20 процентов от суммы выплат в пользу сотрудника.

По общему правилу излишне выплаченные суммы больничного, пособия по беременности и родам, а также по уходу за ребенком взыскать нельзя. Исключения — счетная ошибка или недобросовестность получателя (ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255‑ФЗ). Например, когда справка с предыдущего места работы о сумме зарплаты для расчета пособия содержит недостоверные данные.

Когда вы сомневаетесь, что в справке указаны верные суммы, направьте в территориальный орган ФСС специальный запрос. Его форма приведена в приказе Минздравсоцразвития от 24.01.2011 № 20н. В ответ фонд пришлет вам правильную информацию. Используйте ее для расчета выплаты работнику.

Если пособие по недостоверной справке уже перечислено, сообщите об этом сотруднику. Предложите вернуть деньги добровольно (см. образец 2). При согласии составьте приказ на удержание и ознакомьте работника с ним под подпись. Когда человек уже уволился или оспаривает переплату, придется обращаться в суд.

Образец 2. Уведомление о переплате пособия

Переложить на работника банковские комиссии нельзя

Счета у организации и сотрудника могут быть открыты в разных банках. Тогда с компании возможно взимание комиссии за межбанковский перевод заработной платы. Уменьшить выплату работнику на сумму этой комиссии нельзя. Такого основания для удержания в законодательстве нет. Об этом сообщил Роструд в письме от 10.10.2019 № ПГ/25775-6-1. Аналогичное мнение эксперты высказывали на портале онлайнинспекция.рф в сентябре 2019 года.

Комиссию придется заплатить из собственных средств. Но вы сможете учесть ее при налогообложении прибыли в составе прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Неважно, что карту открыл лично сотрудник вне зарплатного проекта. Минфин это подтверждает (письмо от 10.11.2014 № 03-03-06/1/56590).

Если вы оплачиваете за работника его личные траты, например «коммуналку» или кредиты, вы вправе потребовать от него возмещения расходов на перевод. В этом случае компания выполняет денежное распоряжение сотрудника. Поэтому именно на него возлагаются все сопутствующие затраты (апелляционное определение Краснодарского краевого суда от 20.01.2015 № 33-971/2015).

Запросите у работника согласие на удержание из заработка суммы комиссии за перечисления на его личные нужды. Иначе просто не выполняйте его просьбу.

Работу на выходных в командировке оплачивайте в двойном размере

На период командировки за сотрудником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК). Но когда его привлекаете к работе на выходных, оплатите его труд по другим правилам — как работу в выходные (ст. 153 ТК). Рассчитывать средний заработок для оплаты таких дней не нужно (п. 5 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Предположим, ваша компания в пятницу провела конференцию в другом городе, а в субботу сотрудник демонтировал рекламные конструкции. За пятницу посчитайте средний заработок, а за работу в выходной начислите работнику либо двойную оплату, либо одинарную, но с последующим отгулом. Об этом сказано в письме Роструда от 16.10.2019 № ПГ/26391-6-1. Такого же мнения придерживается Минтруд (письмо от 09.07.2019 № 14-2/В-527).

Размер оплаты — двойной или одинарный — выбирает сам работник. Исключение предусмотрено только для тех, с кем компания заключила срочный трудовой договор на два месяца или меньше. Их работу в выходные оплатите в двойном размере (ст. 290 ТК).

Если сотрудник в выходной уезжает в командировку, возвращается из нее или находится в пути, это тоже считается работой (письмо Минтруда от 13.10.2017 № 14-2/В-921). За такой день ему положена оплата в двойном размере (или в одинарном плюс последующий отгул). По мнению чиновников, выезд, приезд и нахождение командированного сотрудника в пути в его законный выходной приравнивается к привлечению к работе. Ведь это время он не может использовать по своему усмотрению. У судей аналогичная позиция (апелляционные определения Иркутского областного суда от 16.07.2015 по делу № 33-5998/2015 и Орловского областного суда от 27.08.2015 по делу № 33-1791/2015).