Какие забытые расходы в декларации по прибыли не требуют «уточненок»

После отчетной кампании в бухгалтерии нередко объявляются документы по расходам, которые относятся к предыдущему кварталу, а то и году. Одни документы может дослать контрагент, другие — подбросить свои же сотрудники.

Компания вправе исправить ошибку в декларации за текущий период, если точно не знает, когда она возникла, или если ошибка привела к переплате налога (ст. 54 НК РФ). Согласен с этим и Минфин России (письмо от 08.02.16 № 03-03-06/1/6383).

Когда известно, к какому периоду относится забытый расход, порядок действий зависит от того, когда и по какой причине компания не учла его. Есть как минимум четыре ситуации, когда не нужно сдавать «уточненки».

Ситуация 1. Компания сама забыла учесть расходы

Если после отчетной кампании вы обнаружили документы на неучтенные расходы, выясните, по какой причине они «опоздали». По мнению Минфина России, если документы не дошли до бухгалтерии по вине своих же сотрудников, это ошибка (п. 2 ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности»). Когда она привела к переплате налога, компания вправе учесть расходы в текущей декларации. Либо уточнить декларацию за период, к которому относится спорный расход (письмо Минфина России от 23.04.14 № 03-02-07/1/18777).

Но важно проверить, к какому периоду относится ошибка. Если первичная декларация за этот период была «нулевой» или убыточной, то налога к уплате не было и ошибка к переплате не привела. Исправить ее Минфин России разрешает только через «уточненку» (письмо от 22.07.15 № 03-02-07/1/42067).

Ситуация 2. Поставщик с опозданием прислал документы по расходам

Причиной забытых расходов могут стать контрагенты, которые с опозданием присылают первичные документы или досылают исправленные бланки. Минфин России считает, что, если у компании на момент составления отчетности не было необходимой информации и она получила ее позже, это не ошибка (письма от 30.01.15 № 03-03-06/1/3583, от 04.11.14 № 03-03-06/1/62348 и от 17.10.13 № 03-03-06/1/43299). Следовательно, компания вправе учесть забытые расходы в декларации за тот период, в котором получила документы. Согласны с этим и суды (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.10.13 № 09АП-33336/2013).

Но у компании должны быть документы, которые могут подтвердить фактическую дату получения «первички» (постановление ФАС Московского округа от 20.06.14 № Ф05-6024/2014). Например, журнал учета входящей корреспонденции. Если компания не может подтвердить дату получения, налоговики расценят это так, что компания сама забыла учесть расходы (см. ситуацию 1).

Ситуация 3. Компания нашла документы по расходам старше трех лет

Минфин России считает, что пересчитать в текущем периоде можно только ошибки, которые возникли в течение трех последних лет (письма от 07.12.12 № 03-03-06/2/127 и от 08.04.10 № 03-02-07/1-153). Ведь подать заявление на зачет или возврат переплаты Кодекс позволяет только в течение трех лет (ст. 78 НК РФ).

Дополнительный аргумент чиновников — сама форма декларации по налогу на прибыль. Ошибки прошлых налоговых периодов, которые привели к переплате, надо отражать в строке 400 приложения 2 к листу 02 декларации как отдельный вид расхода текущего периода. При этом, когда известен период, к которому относятся не учтенные ранее расходы, строку 400 надо заполнить с разбивкой на три предыдущих года в строках 401—403 (п. 7.3 Порядка, утв. приказом ФНС России от 26.11.14 № ММВ-7-3/600@).

Но с чиновниками можно поспорить. Кодекс не ограничивает срок, в который можно исправить ошибку в отчетности. Если компания в текущем периоде списывает расходы старше трех лет, она ничего не зачитывает и не возвращает. Кодекс не требует подавать заявление на зачет или возврат налога, чтобы исправить ошибку в декларации. А значит, трехлетний срок давности для возврата переплаты к таким случаям неприменим. Подтверждают это и судьи (определение ВС РФ от 17.11.15 № 304-КГ15-14256 и постановление ФАС Московского округа от 20.06.14 № Ф05-6024/2014). Но отстоять свою правоту по учету расходов старше трех лет пока можно только в суде.

Если компания не готова к спорам, а цена забытого расхода высока, можно подать уточненную декларацию за период, когда возник расход. Но это может спровоцировать выездную проверку.

Чиновники и судьи считают, что инспекторы вправе провести выездную проверку, если компания представила «уточненку», в которой уменьшила налог (письма ФНС России от 17.07.15 № СА-4-7/12693@ и Минфина России от 19.04.13 № 03-02-07/1/13473, определение Верховного суда РФ от 05.03.15 № 305-КГ15-606). Независимо от того, что период проверки будет превышать три календарных года, предшествующих году, в котором инспекция приняла решение о своей ревизии «уточненки» (письма ФНС России от 25.07.13 № АС-4-2/13622 и Минфина России от 18.07.14 № 03-03-06/1/35353).

Ситуация 4. Забытые расходы нашлись во время выездной или камеральной проверки

При выездных проверках налоговики нередко доначисляют налоги, которые компания вправе учесть в расходах. Например, транспортный налог, налог на имущество и др. Инспекторы должны сами учесть их и соответственно уменьшить налог на прибыль (постановления Президиума ВАС РФ от 25.06.13 № 1001/13 и от 06.07.10 № 17152/09, определение ВАС РФ от 02.10.08 № 12349/08).

Компании подавать «уточненку» в данном случае не нужно (п. 1 ст. 81 НК РФ). Уточненная декларация обязательна, только если компания самостоятельно нашла ошибку в ранее поданной отчетности. Если ошибку нашли сами налоговики, то они и должны отразить ее в акте и решении по проверке.

Но если инспекторы проводили камеральную или выездную проверку, при которой не проверяли налог на прибыль, тогда они не обязаны корректировать этот налог. Следовательно, компания сама уточняет свои расчеты с бюджетом по налогу на прибыль. Сделать это нужно в периоде, когда решение инспекции по итогам проверки вступило в силу (письмо Минфина России от 06.04.15 № 03-03-06/1/19158). На эту дату компании и надо признать доначисленные в результате проверки налоги (подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).