Памятка, которая поможет без проблем составить декларацию по налогу на прибыль за I квартал 2016 года

К 28 апреля компаниям нужно отчитаться по налогу на прибыль за I квартал 2016 года. Новая форма декларации на момент подписания номера в печать еще не утверждена, но она несущественно отличается от предыдущего бланка. Об отличиях мы подробно рассказали в статье «Новая и действующая декларации по налогу на прибыль за 2015 год: сложные вопросы заполнения» // РНК, 2016, № 4.

Несмотря на небольшие различия, сдавать декларацию нужно по той форме, которая действует на момент подачи. Успеют законодатели утвердить новый бланк, значит, отчитывайтесь по новой форме. Не успеют — подавайте декларацию по форме, действующей сейчас. Отказать в приеме инспекторы не имеют права (письмо Минфина России от 04.03.09 № 03-02-07/1-108). Декларацию, поданную по устаревшей форме, налоговики могут не принять. Поэтому непосредственно перед отправкой отчетности в инспекцию безопаснее перепроверить, какой именно бланк действует.

К отчетной кампании за I квартал 2016 года мы подготовили для вас пошаговую памятку с учетом последних разъяснений Минфина и ФНС. Она подскажет, на что стоит обратить внимание при составлении квартальной декларации по налогу на прибыль (см. врезку ниже).

Шаг 1. Проверить «первичку»

Признать расходы в налоговом учете можно, только если у компании есть правильно оформленная «первичка» (ст. 252 НК РФ). Поэтому перед составлением декларации стоит проверить, есть ли у компании подтверждающие документы и правильно ли они оформлены.

Печать на документах. Расходы можно подтвердить «первичкой» без печати продавца (письмо ФНС России от 13.01.16 № СД-4-3/105@). Печать не входит в число обязательных реквизитов документа (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402‑ФЗ). Некоторые компании сохраняют место для штампа «М.П.» (например, в  накладной по форме ТОРГ-12, актах выполненных работ и т. п.), но забывают его ставить. Это не может быть основанием для отказа в признании затрат.

Отчет оператора. Компании с 15 ноября 2015 года платят за проезд автотранспорта максимальным весом свыше 12 тонн по федеральным дорогам (п. 1 ст. 31.1 Федерального закона от 08.11.07 № 257‑ФЗ). Плату можно учесть в прочих расходах (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но подтвердить затраты надо отчетом оператора с маршрутом автомобиля и временем/датой его движения (письмо Минфина России от 11.01.16 № 03-03-РЗ/64). Также нужна «первичка» самой компании об использовании этой машины по данному маршруту. Например, путевой лист.

Акты при аренде имущества. Расходы по аренде имущества можно учесть без оформления ежемесячных актов (письмо Минфина России от 15.06.15 № 03-07-11/34410). Подтвердить затраты можно договором аренды или субаренды, платежкой и актом приема-передачи арендуемого имущества. Конечно, при условии, что стороны сами не включили в договор условие об оформлении актов оказанных услуг.

Шаг 2. Списать долги с истекшим сроком давности

В кризис стало труднее взыскать долги с контрагентов. Безнадежный долг можно учесть при расчете налога во внереализационных расходах. Но это возможно только по долгам, по которым истек трехлетний срок исковой давности или которые невозможно взыскать (п. 2 ст. 266 НК РФ). Например, если контрагент ликвидирован или суд или судебный пристав подтвердил невозможность взыскания долга.

Долги с истекшим сроком исковой давности надо учесть в расходах в последний день отчетного периода, в котором этот срок истек (письмо Минфина России от 28.01.13 № 03-03-06/1/38 и постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.10 № 1574/10). В декларации такие долги надо показать в приложении 2 к листу 02 по строке с кодом 302.

Также компания вправе списать в расходы долги контрагентов, которых налоговики исключили из ЕГРЮЛ (письмо Минфина России от 23.01.15 № 03-01-10/1982). Но если деятельность прекратил предприниматель, то учесть задолженность в расходах после его исключения из ЕГРИП не получится (письмо Минфина России от 16.09.15 № 03-03-06/53157). Это связано с тем, что предприниматель освобождается от обязательств только после расчетов с кредиторами (п. 4 ст. 25 ГК РФ).

Но чтобы списать долги, которые компания не может взыскать с контрагентов, нужен приказ руководителя (письмо Минфина России от 14.01.15 № 07-01-06/188). Его можно составить в свободной форме. Без приказа и первичных документов и договоров, которые подтверждают долги, учесть расходы нельзя, даже если контрагент три года назад признал долг в акте сверки или ответе на претензию (постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.07.15 № Ф05-8766/2015).

Шаг 3. Пересчитать расходы по проданным активам

В кризис многие компании приостанавливают деятельность и переводят часть активов на консервацию. Если компания продала основные средства, которые были на консервации, в расходах можно учесть только их остаточную стоимость (письмо ФНС России от 12.01.16 № СД-4-3/59@).

По общим правилам при переводе основного средства на консервацию на срок больше трех месяцев его надо исключить из состава амортизируемых активов (п. 3 ст. 256 НК РФ). При продаже прочего имущества Кодекс позволяет учесть все расходы на его покупку (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Но до перевода актива на консервацию компания уже списала часть расходов на него через амортизацию.

Чтобы не завысить сумму расходов, выручку от сделки нужно определять как разницу между стоимостью продажи и остаточной стоимостью актива. В налоговый расход пойдет только остаточная стоимость, и при заполнении декларации данные по такой продаже нужно привести в строках 010—060 приложения № 3 к листу 02.

Шаг 4. Проверить обоснованность премий и компенсаций

В начале года компании платят сотрудникам премии по итогам работы за прошлый год. Их можно учесть в расходах в периоде начисления (письмо Минфина России от 19.10.15 № 03-03-06/59642). Например, если компания начислила в феврале премию за работу в 2015 году, расходы на нее можно учесть при расчете налога за I квартал.

Некоторые компании, чтобы компенсировать сотрудникам снижение зарплат, выдают разовые компенсации «для повышения реального уровня заработной платы и поддержки покупательской способности». Минфин не против учета в расходах таких единовременных компенсаций (письмо от 21.10.15 № 03-03-06/60207). Но прежде чем учесть затраты, нужно проверить, что такая компенсация входит в систему оплаты труда компании. Например, названа в трудовом или коллективном договоре, а также связана с режимом или условиями работы.

Иначе инспекторы могут квалифицировать ее как компенсацию в связи с повышением цен и удорожанием стоимости питания. А такие выплаты Кодекс разрешает учитывать в расходах лишь в пределах индексации доходов по решениям Правительства РФ (п. 25 ст. 270 НК РФ). Что использовать в качестве такого предела, неясно, поэтому есть риск, что налоговики откажут в признании единовременной компенсационной выплаты. Об учете других выплат в пользу работников читайте в статье «В каком документе прописать выплаты работникам, чтобы не потерять на налогах и взносах» этого номера.

Шаг 5. Посчитать аванс с учетом обособленных подразделений

Компании платят авансы и подают отчетность по налогу на прибыль в инспекцию, в которой зарегистрированы (п. 1 ст. 289 и п. 2 ст. 288 НК РФ). Но если у компании есть обособленные подразделения, прибыль нужно распределять с их учетом. А также перечислять часть аванса и сдавать отчетность по месту их регистрации. О том, куда отчитаться за обособленное подразделение по другим налогам, смотрите статью «Быстрый помощник, чтобы разделить расходы на ремонт и реконструкцию» // РНК, 2016, № 5.

Но если компания в середине года открыла дополнительные обособленные подразделения в том же регионе, можно отчитаться и заплатить налог централизованно (письмо ФНС России от 01.10.15 № ГД-4-3/17164@). Инспекцию нужно уведомить о выборе ответственного подразделения в течение 10 рабочих дней после окончания квартала (абз. 7 п. 2 ст. 288 НК РФ). При этом декларацию нужно подать одну с суммарными данными по всем подразделениям (письмо Минфина России от 24.11.05 № 03-03-02/132, доведено до инспекций письмом ФНС России от 21.12.05 № ММ-6-02/1075@). Образец заполнения декларации по обособленному подразделению показан ниже.

Шаг 6. Подготовиться к тому, что убытки, полученные по итогам I квартала, придется пояснить

Несмотря на то что критерием для оценки рисков является получение убытка несколько лет подряд, отрицательный финансовый результат по итогам I квартала также привлечет внимание инспекторов. Особенно если 2015 год компания закончила в минусе. Инспекторы могут потребовать раскрыть причину убытков либо в пояснениях, либо на убыточной комиссии.

Ссылаться на экономический кризис в данном случае бесполезно. Это слишком общая формулировка. Контролеров будут интересовать конкретные детали.

Компания может пояснить, что у нее увеличилась закупочная цена товаров, особенно если они приобретались за рубежом. Или снизились продажи из-за падения спроса. Или компания проиграла в суде крупное дело, по которому она должна была выплатить большие суммы контрагенту. Или она понесла убытки из-за срыва контракта.