Проверка на риски: как без потерь в налоговом учете списать ГСМ

Фактические затраты на содержание автопарка компания учитывает в составе прочих или материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 254 и подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 10.06.11 № 03-03-06/4/67). Минфин России в своих письмах каждый раз напоминает, что для этого организация вправе применять нормы Минтранса России. Вроде бы не обязывает, но очень-очень рекомендует. Рассмотрим, когда компания рискует, списывая топливо.

Некоторые суды и сейчас поддерживают налоговиков в необходимости списания ГСМ по нормам Минтранса

Ситуация: компания разработала собственные нормативы списания ГСМ исходя из фактического расхода.

Когда возникает риск по налогу на прибыль: если стоимость топлива уменьшает налогооблагаемую прибыль в полном объеме.

Налоговики раньше настаивали на списании горючего в пределах норм, которые установлены распоряжением Минтранса России от 14.03.08 № АМ-23-р (письма УФНС России по г. Москве от 30.12.09 № 16-15/139308, от 13.10.09 № 16-15/107268 и от 03.11.09 № 16-15/115253). Напомним, что нормы на списание ГСМ в прошлом году увеличились (распоряжение Минтранса России от 14.07.15 № НА-80-р).

Минфин России в свою очередь сделал вывод, что компании не обязаны нормировать израсходованные ГСМ. Чиновники исходили из того, что в Налоговом кодексе нет прямого указания на нормирование расходов на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Главное, документально подтвердить и экономически обосновать «бензиновые» затраты (письма Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097 и от 30.01.13 № 03-03-06/2/12).

Однако финансовый департамент все же настойчиво рекомендует руководствоваться распоряжением Минтранса России для обоснования списанного количества ГСМ (письма УФНС России по Ленинградской области от 05.11.15 № 08-14-03/13321, Минфина России от 27.01.14 № 03-03-06/1/2875 и от 03.06.13 № 03-03-06/1/20097). И наличие свежей судебной практики доказывает, что инспекторы на местах по-прежнему придерживаются своей позиции относительно необходимости нормирования.

Таким образом, списывая топливо по факту, организация должна быть готова к спорам с налоговиками. Есть судебные решения в пользу компаний (постановления ФАС Центрального от 04.04.08 № А09-3658/07-29 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 14.08.08 № 9586/08) и Московского от 25.09.07 № КА-А41/9866-07 округов, Четвертого арбитражного апелляционного суда от 08.09.14 № А78-4256/2014).

А вот ФАС Северо-Кавказского округа в постановлении от 25.09.15 № Ф08-5527/2015 решил, что нельзя уменьшить прибыль на сумму сверхнормативных расходов на ГСМ. Даже если лимиты подтверждены внутренними актами компании (оставлено в силе определением Верховного суда РФ от 19.01.16 № 308-КГ16-236).

В другом деле ФАС Западно-Сибирского округа согласился с тем, что компания не обязана нормировать ГСМ, однако счел, что она не смогла экономически обосновать повышенный расход топлива. Несмотря на наличие внутренних актов и приказов. В итоге суд поддержал инспекцию (постановление от 05.04.12 № А27-8757/2011, оставлено в силе определением ВАС РФ от 09.07.12 № ВАС-8327/12). Поэтому риск претензий по-прежнему высок.

Использование данных ГЛОНАСС не освобождает от обязанности составлять путевые листы

Ситуация: компания списывает солярку по данным системы ГЛОНАСС.

Когда возникает риск по налогу на прибыль: если путевые листы в компании не составляют.

Как заявляет Минфин России, отчет системы ГЛОНАСС только подтверждает данные путевого листа, но не заменяет его (письмо от 16.06.11 № 03-03-06/1/354). На оформлении путевого листа настаивает и ФНС России (письма от 22.11.10 ШС-37-3/15988@ и от 16.07.10 № ШС-37-3/6848). Организация вправе использовать унифицированную форму или разработать собственный бланк с указанием всех реквизитов (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ).

Судебных постановлений по ситуациям, когда у компании были данные ГЛОНАСС, мы не нашли. Но вопрос о необходимости путевых листов в принципе часто решался судами. Некоторые из них считают, что без путевых листов любое списание ГСМ неправомерно (постановления Арбитражного суда Поволжского от 29.01.15 № Ф06-4489/2013, Ф06-19054/2013, ФАС Западно-Сибирского от 22.04.09 № А27-12960/2008-6 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 28.07.09 № ВАС-9733/09) округов, Девятого арбитражного апелляционного суда от 29.09.14 № А40-163433/12).

Хотя ряд судов выносили решение в пользу компаний (определения ВАС РФ от 21.02.13 № ВАС- 1181/13 и от 25.06.09 № ВАС-7958/09, постановления ФАС Дальневосточного от 11.07.13 № Ф03-2842/2013, Северо-Западного от 12.04.12 № А42-3168/2011, Восточно-Сибирского от 25.02.10 № А74-3569/2009 и Московского от 25.10.10 № КА-А40/12353-10 округов).

Инспекторы могут использовать данные системы «Платон» для доказательства фиктивности путевых листов большегрузов

Ситуация: организация установила на большегрузы устройство системы «Платон» и пробег согласно их данным не совпадает с пробегом, подтвержденным путевыми листами.

Когда возникает риск по налогу на прибыль: если пробег по данным системы «Платон» меньше пробега, указанного в путевых листах.

В этом случае налоговики могут заявить, что часть путевых листов являются фиктивными и на самом деле машина никуда не ездила. Соответственно часть ГСМ неправомерно учтена в налоговых расходах.

В свою защиту компания может использовать несколько аргументов. Во-первых, система «Платон» учитывает пробег лишь по федеральным трассам (постановление Правительства РФ от 03.11.15 № 1191). Проезд по трассам регионального и местного значения сбором не облагается. Поэтому при проверке пробега инспекторы должны учитывать статус дороги.

Во-вторых, в случае поломки бортового устройства во время движения водитель вправе продолжить его, получив у оператора маршрутную карту (http://platon.ru/ru/faq-four/). В этом случае данные системы «Платон» также будут различаться с данными путевых листов. О том, как учесть расходы на проезд по платным дорогам и плату в систему «Платон», читайте в РНК, 2016, № 4.

При продаже авто с полным баком бензина в документах стоимость ГСМ безопаснее выделить отдельно

Ситуация: организация продала автомобиль с полным баком топлива.

Когда возникает риск по налогу на прибыль: если стоимость ГСМ не выделена в договоре и первичных документах.

В этом случае инспекторы могут расценить, что ГСМ компания передала покупателю безвозмездно. А стоимость безвозмездно переданных ценностей не уменьшает налогооблагаемую прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ). Чтобы избежать «подарков» покупателю, лучше прописать в договоре купли-продажи условие о стоимости и количестве бензина. В этом случае реализация ГСМ пройдет отдельно от продажи транспорта.

Маршрут следования автомобиля в путевом листе оправдает списание ГСМ на поездки в нерабочее время

Ситуация: организация списала топливо по автомобилю директора, потраченное после 18.00.

Когда возникает риск по налогу на прибыль: если маршрут следования в путевом листе описан общими словами (езда по городу) или его вовсе нет.

Указание в путевом листе маршрута движения контролеры связывают с правом учета расходов на топливо в налогооблагаемой прибыли (письма Минфина России от 20.02.06 № 03-03-04/1/129 и УФНС России по г. Москве от 14.11.06 № 20-12/100253). Они считают, что детализация поездки подтверждает служебную необходимость.

Судебная практика сложилась противоречивая. Некоторые суды поддерживают налоговиков и считают, что нельзя подтвердить списание топлива в производственных целях, если маршрута следования в путевом листе нет (определение ВАС РФ от 30.08.13 № ВАС-11880/13, постановления Арбитражного суда Московского от 08.04.15 № Ф05-3450/2015, ФАС Поволжского от 21.05.13 № А55-23291/2012 и Западно-Сибирского от 04.05.12 № А27-10606/2011 округов, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 25.01.16 № 07АП-12336/2015).

Но есть и решения в пользу компаний (постановления Арбитражного суда Поволжского от 24.04.15 № Ф06-23360/2015, ФАС Северо-Кавказского от 14.05.12 № А25-1314/2011 и Московского от 26.08.10 № КА-А41/9668-10 округов).

НДС, возвращенный по топливу, купленному в стране Евросоюза, надо учесть в доходах

Ситуация: при покупке ГСМ представитель компании заплатил НДС на территории другого государства, к примеру Финляндии, а при пересечении границы подал документы на возврат налога по системе Тax free.

Когда возникает риск по налогу на прибыль: если деньги поступили на корпоративную карту организации, которая не учла возвращенный налог в доходах.

Сумму НДС, которую налоговый орган иностранного государства вернул, надо признать при расчете налога на прибыль (ст. 250 НК РФ и письмо Минфина России от 03.09.15 № 03-03-06/50913). Чиновники уточняют, что момент фактического получения налога является датой признания дохода в учете.

Компания не рискует при компенсации стоимости ГСМ сотрудникам

Ситуация: компания возмещает сотрудникам стоимость ГСМ при использовании личного автомобиля.

Риска нет: если компания не начисляет на суммы компенсации страховые взносы.

Минтруд России объяснил, что возмещение затрат не облагается взносами в фонды, если связано с трудовыми обязанностями сотрудника (письма от 13.11.15 № 17-3/В-542 и от 26.02.14 № 17-3/В-92). Здесь важно учесть, чтобы собственником имущества был работник. Иначе страховые взносы придется начислить (письма Минтруда России от 26.02.14 № 17-3/В-92, Минздравсоцразвития России от 06.08.10 № 2538-19, от 26.05.10 № 1343-19 и от 12.03.10 № 550-19).

Кроме того, нужно письменно зафиксировать сумму в соглашении с работником. И расход бензина работник должен подтвердить документально (ст. 188 ТК РФ).

Риска нет: если компания не удерживает НДФЛ с возмещения стоимости топлива.

Работодатель обязан компенсировать затраты работника за использование личного транспорта в производстве (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации не имеет значения при условии ее отражения в соглашении с работником. Удерживать НДФЛ не надо (п. 3 ст. 217 НК РФ, письма Минфина России от 20.04.15 № 03-04-06/22274 и от 11.04.13 № 03-04-06/11996).