Пошаговый алгоритм возврата работнику излишне удержанного НДФЛ
Бухгалтер удержал из доходов работника сумму НДФЛ больше, чем следовало. Причины этому могут быть разные: ошибка в расчетах, пересчет сумм отпускных при увольнении и т. д. Что следует предпринять в такой ситуации бухгалтеру и работнику?
Шаг 1. Сообщить работнику об ошибке
Налоговый агент обязан сообщить налогоплательщику о факте и сумме излишне удержанного налога. Сделать это нужно в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения ошибки (п. 1 ст. 231 НК РФ). Форма уведомления не установлена, поэтому компания вправе выбрать ее самостоятельно. К примеру, по электронной почте, в виде справки 2-НДФЛ или иного бумажного документа. Однако Минфин России настаивает, чтобы порядок уведомления был предварительно согласован с работником (письмо от 16.05.11 № 03-04-06/6-112).
Предварительное согласование проще оформить сразу со всеми работниками, чтобы не проводить эту процедуру отдельно с каждым. Сделать это можно, включив следующий пункт в трудовой или коллективный договор еще при его заключении: «Любые уведомления, порядок передачи которых сотруднику не установлен законодательно, компания вправе передать по рабочей электронной почте сотрудника pochta@yandex.ru. Сообщение считается полученным на следующий рабочий день. Если работник отсутствовал на работе по уважительной причине (отпуск, больничный и т. д.), сообщение считается полученным в первый день после выхода сотрудника».
Такое согласование можно оформить и в виде отдельного положения, с которым придется ознакомить всех сотрудников под роспись.
Шаг 2. Объяснить работнику, что вернуть деньги можно только через компанию
Только в редких случаях физлицо вправе обратиться в свою инспекцию за возвратом НДФЛ напрямую. К примеру, при ликвидации компании — налогового агента, получении отказа от нее или смене статуса налогового резидента РФ в течение года (см. врезку ниже). Сделать это нужно одновременно с представлением декларации по форме 3-НДФЛ по окончании налогового периода. В других случаях налоговики, скорее всего, откажут в возврате налога, отправив физлицо к налоговому агенту.
Буква закона
При получении статуса налогового резидента РФ вернуть НДФЛ можно только через инспекцию
Если физлицо получает статус налогового резидента РФ, то изменяется ставка, которую компания применяет при расчете НДФЛ, — она снижается с 30 до 13% (п. 1 и 3 ст. 224 НК РФ). Иностранный работник приобретает такой статус, когда пробудет на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев. Он определяется на каждую дату выплаты дохода (письмо Минфина России от 19.05.11 № 03-04-06/6-117).
Поскольку статус в течение года может меняться несколько раз, пересчитывать налог не нужно. Окончательный перерасчет производит инспекция на основании декларации налогоплательщика, его заявления и документов, подтверждающих статус резидента РФ (п. 1.1 ст. 231 НК РФ и письмо Минфина России от 28.10.11 № 03-04-06/6-293).
Исключение составляет ситуация, когда в текущем календарном году (а не следующих подряд 12 месяцев) работник уже находится на территории РФ не менее 183 дней. Тогда компания пересчитывает НДФЛ с начала года по ставке 13%. Налог, удержанный по ставке 30%, зачитывается в счет будущих удержаний (письмо Минфина России от 03.10.13 № 03-04-05/41061). Незачтенный остаток инспекция возвращает физлицу по его заявлению (п. 1.1 ст. 231 НК РФ)
Дело в том, что согласно пункту 2 статьи 78 НК РФ возврат суммы излишне уплаченного налога производится инспекцией, если иное не предусмотрено НК РФ. При этом для возврата излишне удержанного НДФЛ Кодексом как раз предусмотрен иной порядок, изложенный в статье 231. Поскольку специальные нормы НК РФ имеют приоритет над общими, переплата НДФЛ возвращается через налогового агента (определение Конституционного суда РФ от 17.02.15 № 262-О, письма ФНС России от 17.07.15 № СА-4-7/12690@ и Минфина России от 27.12.12 № 03-04-06/4-370).
Шаг 3. Получить от работника заявление о возврате
Согласовать форму уведомления об излишнем удержании НДФЛ проще сразу со всеми работниками
Далее работник должен подать в бухгалтерию заявление о возврате излишне удержанного налога. Форма заявления — произвольная (см. образец ниже). В нем нужно указать сумму налога, а также реквизиты счета, на который нужно перечислить деньги в случае безналичного расчета. Возвращать налог через кассу нельзя (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Заявление работник может написать в течение трех лет с момента уплаты в бюджет излишне удержанной суммы налога.
Образец. Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ
Уволившиеся сотрудники также вправе подать налоговому агенту заявление о возврате. Бывший работодатель обязан его принять. Прекращение трудовых отношений между налогоплательщиком и организацией не влияет на это (письмо Минфина России от 02.07.12 № 03-04-06/6-193).
Заявление может быть подписано только самим налогоплательщиком. Его наследники не имеют права на возврат налога (письмо Минфина России от 07.03.13 № 03-04-06/7028).
Шаг 4. Вернуть деньги в течение трех месяцев
Налоговый агент обязан вернуть излишне удержанный НДФЛ в течение трех месяцев со дня получения от физлица заявления о возврате налога. При нарушении этого срока компания должна начислить проценты. Они рассчитываются за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования Банка России, которая действовала в дни нарушения срока возврата (с 1 января 2016 года ставка рефинансирования равна 11% — Указание Банка России от 11.12.15 № 3894-У).
Компания возвращает налог за счет НДФЛ, исчисленного к уплате в бюджет с доходов как самого налогоплательщика, так и других физлиц, получающих доходы от этого же юрлица. Вид дохода, а также налоговая ставка не имеет значения (письмо Минфина России от 05.12.12 № 03-04-06/4-342).
В бухгалтерском учете, если период совершения ошибки уже закрыт, излишнее удержание НДФЛ исправляется методом «сторно». При этом для удобства можно использовать счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Возвращать налог через кассу нельзя
Пример.
Компания излишне удержала НДФЛ с доходов техника И.И. Петрова в сумме 10 300 руб. Работник подал заявление на возврат налога 20 февраля 2016 года. Соответственно до 20 мая компания обязана его вернуть.
В ближайшие три месяца по доходам И.И. Петрова компания должна удержать НДФЛ с зарплаты в размере (для простоты предположим, что компания выплачивает зарплату и удерживает НДФЛ в последний день месяца):
— за февраль — 5850 руб.;
— март — 5850 руб.;
— апрель — 5850 руб.
Дебет | Кредит | Сумма, руб. | Содержание операции |
|---|---|---|---|
| В периоде обнаружения ошибки | |||
| 70 | 68 | 10 300 | Сторнировано излишнее удержание НДФЛ (образовался остаток по дебету счета 68) |
| 70 | 73 | 10 300 | Излишне удержанная сумма отражена на отдельном счете, с которого будет погашаться |
| 29 февраля 2016 года | |||
| 20 | 70 | 45 000 | Начислена зарплата за февраль |
| 70 | 68 | 5850 | Удержан НДФЛ с суммы зарплаты за февраль (частично погашен остаток по дебету счета 68) |
| 73 | 51 | 5850 | Часть излишне удержанного НДФЛ возвращена работнику |
| 31 марта 2016 года | |||
| 20 | 70 | 45 000 | Начислена зарплата за март |
| 70 | 68 | 5850 | Удержан НДФЛ с суммы зарплаты за март (полностью погашен остаток по дебету счета 68) |
| 73 | 51 | 4450 | Остаток излишне удержанного НДФЛ возвращен работнику (10 300 – 5850 = 4450) |
| 68 | 51 | 1400 | Перечислена часть НДФЛ с зарплаты за март (5850 – 4450 = 1400) |
Шаг 5. При невозможности уложиться в отведенный срок подать заявление в инспекцию на возврат излишне перечисленного НДФЛ
При приеме заявления от работника компания должна оценить размер НДФЛ, который она планирует перечислить в бюджет в ближайшие три месяца. Если он с запасом превышает излишне удержанную сумму, то у компании есть все шансы уложиться в отведенный срок. Если нет, компания направляет в инспекцию по месту своего учета заявление на возврат переплаты. Налоговики возвращают ее в порядке статьи 78 НК РФ (абз. 7 п. 1 ст. 231 НК РФ).
При оценке своих возможностей запас нужен, поскольку сумма НДФЛ к предстоящей уплате может уменьшиться в связи с неожиданными факторами — оплата больничного вместо зарплаты, увольнение сотрудников и т. д.
Заявление в инспекцию компания должна направить в течение 10 рабочих дней со дня обращения работника (п. 1 ст. 231 НК РФ). До возврата денег из бюджета компания вправе вернуть работнику деньги за счет собственных средств. К заявлению нужно приложить следующие документы:
— выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период;
— документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление НДФЛ в бюджет (в частности, копии платежных поручений).
Решение о возврате или в его отказе инспекция принимает в течение 10 рабочих дней (п. 8 ст. 78 НК РФ). И в течение пяти рабочих дней направляет его налоговому агенту (п. 9 ст. 78 НК РФ). В случае положительного решения переплату по НДФЛ инспекция возвращает компании в течение месяца после получения заявления (п. 6 ст. 78 НК РФ). При просрочке начисляются проценты за каждый календарный день (п. 10 ст. 78 НК РФ).
Такой же порядок Минфин России советует применять при возврате излишне удержанного НДФЛ уже уволенным работникам. Видимо, чтобы не растягивать выплаты на три месяца. К примеру, если при увольнении физлицо возвращает компании выплаченные отпускные за неотработанные дни (письмо от 30.10.15 № 03-04-07/62635). Или отдает обратно часть материальной помощи, полученной с условием отработать определенный срок (письмо от 17.10.12 № 03-04-05/10-1198). Однако при наличии НДФЛ к уплате за ближайшие три месяца в достаточном размере компании не запрещено возвращать налог путем зачета.
