ФНС выпустила рекомендации, как проверить расчет по форме 6-НДФЛ перед сдачей
С 2016 года появился новый вид отчетности по НДФЛ. Теперь организации и предприниматели обязаны ежеквартально отчитываться о суммах НДФЛ, которые они начислили и удержали как налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Для этого нужно представить в инспекцию расчет по форме 6-НДФЛ. Его форма и порядок заполнения утверждены приказом ФНС России от 14.10.15 № ММВ-7-11/450@ (далее — Порядок заполнения). Форму 6-НДФЛ нужно сдавать в инспекцию ежеквартально:
— за I квартал, 1-е полугодие и 9 месяцев — не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом;
— за год — не позднее 1 апреля следующего года.
Форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года необходимо представить в инспекцию не позднее 4 мая 2016 года (письмо ФНС России от 21.12.15 № БС-4-11/22387@). Вообще срок для ее сдачи — 30 апреля. Но это выходной день (суббота), а затем начинаются майские праздники. Поэтому срок сдачи расчета перенесен на ближайший следующий за ними рабочий день — на 4 мая (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Время, чтобы разобраться с новым расчетом, еще есть. Но не стоит откладывать это на последний момент. Хотя форма небольшая, при ее заполнении нужно учитывать ряд важных особенностей. Рассмотрим на примерах, как заполнить форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года. Правильность заполнения расчета можно проверить с помощью контрольных соотношений. Они приведены в письме ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/591@.
По каждому обособленному подразделению нужно сдать отдельный расчет
Форма 6-НДФЛ состоит из титульного листа, разделов 1 и 2. Ее заполняют нарастающим итогом с начала года.
Титульный лист такой же, как в большинстве деклараций. В нем нужно поставить (п. 2.2 Порядка заполнения):
— номер корректировки. В первичном расчете указывают 000, в уточненных — 001, 002 и т. д.;
— код периода, за который сдается форма. В расчете за I квартал ставят 21. Коды периодов приведены в приложении № 1 к Порядку заполнения;
— налоговый период — 2016 (подробнее читайте во врезке ниже);
— четырехзначный код налогового органа;
— код места представления расчета. Организация указывает 212.
Обратите внимание
Форму 6-НДФЛ за 2015 год сдавать не нужно
Обязанность представлять в инспекцию форму 6-НДФЛ появилась с 1 января 2016 года. С этой даты вступили поправки в пункт 2 статьи 230 НК РФ (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 28.11.15 № 327‑ФЗ).
Но расчет за 2015 год сдавать не нужно. Ведь акты законодательства, устанавливающие новые обязанности или иным образом ухудшающие положение налогоплательщиков или налоговых агентов, обратной силы не имеют (п. 2 ст. 5 НК РФ). Отчетность по форме 6-НДФЛ — это новая обязанность для налоговых агентов. Значит, ее нельзя распространить на истекший налоговый период. С этим согласна ФНС России (письма от 03.12.15 № БС-3-11/4605@ и от 24.11.15 № БС-4-11/20483@)
Если у компании есть обособленные подразделения, она сдает несколько форм 6-НДФЛ. Отдельно по головной компании и каждому подразделению (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК РФ, письма ФНС России от 30.12.15 № БС-4-11/23300@ и от 28.12.15 № БС-4-11/23129@). Это же правило действует и в том случае, когда несколько подразделений состоят на учете в одной инспекции (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@).Отчитаться должно каждое из них. Подробнее об отчетности обособленных подразделений читайте на с. 40 этого номера.
Если несколько обособленных подразделений состоят на учете в одной инспекции, по каждому сдают отдельный расчет
В форме 6-НДФЛ по доходам, которые выплатила головная организация, указывают ее КПП и код по ОКТМО. В расчете по обособленному подразделению — его КПП и код по ОКТМО (п. 1.10 Порядка заполнения). На титульном листе расчета подразделение указывает код места представления — 220.
Если организация выплачивает доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, нужно заполнить раздел 1 по каждой ставке
В разделе 1 формы 6-НДФЛ компания отражает суммарные показатели по всем физическим лицам, которым выплатила доходы. Этот раздел она оформляет отдельно по каждой ставке НДФЛ: 13, 15, 30 и 35% (ст. 224 НК РФ). Особенность в том, что строки 010—050 организация заполняет в каждом разделе 1, а строки 060—090 — только на первой странице этого раздела (п. 3.1 и 3.2 Порядка заполнения).
Если все выплаченные доходы облагаются НДФЛ по ставке 13%, компания оформляет один раздел 1. В нем она заполняет все строки с 010 по 090.
ПРИМЕР 1.
ООО «Организация» в I квартале 2016 года начислило и выплатило доходы 15 физическим лицам:
— работникам, являющимся налоговыми резидентами РФ, — зарплату и другие выплаты по трудовым договорам на общую сумму 800 000 руб.;
— сотруднику, не являющемуся налоговым резидентом РФ, — зарплату в размере 50 000 руб.;
— учредителям, не состоящим с ООО «Организация» в трудовых отношениях, — дивиденды в сумме 100 000 руб.;
— стороннему юрисконсульту — вознаграждение по договору подряда в размере 20 000 руб.
Общая сумма стандартных вычетов по НДФЛ, которые компания предоставила работникам в этом квартале, составила 14 000 руб.
В форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года ООО «Организация» включает два раздела 1. Один из них она заполняет по доходам, которые облагаются НДФЛ по ставке 13%. Второй — по доходам, облагаемым по ставке 30%. Образцы заполнения обоих разделов 1 приведены ниже.
В разделе 2 организация группирует данные о доходах, если по ним одновременно совпадают три даты
Раздел 2 расчета сложнее. Он состоит из нескольких одинаковых блоков строк с 100 по 140. Чтобы заполнить раздел 2, по каждому выплаченному доходу нужно знать три даты (п. 4.1 и 4.2 Порядка заполнения):
— дату фактического получения дохода. Речь идет о дате, которая определяется по правилам статьи 223 НК РФ. А не о дате выплаты дохода физическому лицу (письма ФНС России от 24.11.15 № БС-4-11/20483@ и от 13.11.15 № БС-4-11/19829). Например, датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который начислена зарплата (п. 2 ст. 223 НК РФ). Даже если она выплачивается двумя частями — аванс в середине месяца и итоговый расчет по его окончании в следующем месяце;
— дату удержания НДФЛ из этого дохода;
— последний день срока, когда налоговый агент обязан был перечислить в бюджет удержанный из этого дохода НДФЛ (п. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 НК РФ, письмо ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/546@).
Форму 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года
Сведения о доходах, по которым одновременно совпадают все три даты, организация группирует и указывает в одном блоке строк 100—140. То есть отражает суммарные данные об этих доходах и удержанном НДФЛ. Если не совпадает хотя бы одна из указанных дат, доход отражают отдельно. По нему заполняют отдельный блок строк 100—140. Таких блоков в расчете будет столько, сколько есть вариантов дат.
ПРИМЕР 2.
Воспользуемся условием примера 1. Но исключим из него доходы, выплаченные налоговому нерезиденту. Информация о доходах, полученных физическими лицами от ООО «Организация» в I квартале 2016 года, приведена в таблице ниже. Для заполнения раздела 2 формы 6-НДФЛ важны даты, которые указаны в столбцах 6, 7 и 9 этой таблицы. Образец оформления раздела 2 расчета приведен ниже.
Таблица. Сведения о доходах физических лиц за I квартал 2016 года
Вид дохода | Сумма дохода, руб. | Сумма налоговых вычетов, руб. | Сумма удержанного НДФЛ, руб. | Дата выплаты дохода | Дата фактического получения дохода (по правилам ст. 223 НК РФ) | Дата удержания НДФЛ | Дата перечисления НДФЛ в бюджет | Последний день срока перечисления НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
| Зарплата за первую половину января 2016 года (аванс) | 120 000 | — | — | 15.01.2016 | 31.01.2016 | 05.02.2016 | 05.02.2016 | 08.02.2016 |
| Окончательный расчет по зарплате за январь 2016 года | 140 000 | 4200 | 33 254 | 05.02.2016 | 31.01.2016 | 05.02.2016 | 05.02.2016 | 08.02.2016 |
| Зарплата за первую половину февраля 2016 года (аванс) | 120 000 | — | — | 17.02.2016 | 29.02.2016 | 04.03.2016 | 04.03.2016 | 09.03.2016 |
| Окончательный расчет по зарплате за февраль 2016 года | 140 000 | 4200 | 33 254 | 04.03.2016 | 29.02.2016 | 04.03.2016 | 04.03.2016 | 09.03.2016 |
| Зарплата за первую половину марта 2016 года (аванс) | 130 000 | — | — | 18.03.2016 | 31.03.2016 | 05.04.2016 | 05.04.2016 | 06.04.2016 |
| Вознаграждение стороннему юрисконсульту по договору подряда | 20 000 | — | 2600 | 21.03.2016 | 21.03.2016 | 21.03.2016 | 21.03.2016 | 22.03.2016 |
| Дивиденды по итогам 2015 года | 100 000 | — | 13 000 | 24.03.2016 | 24.03.2016 | 24.03.2016 | 24.03.2016 | 25.03.2016 |
| Окончательный расчет по зарплате за март 2016 года | 150 000 | 5600 | 35 672 | 05.04.2016 | 31.03.2016 | 05.04.2016 | 05.04.2016 | 06.04.2016 |
| ИТОГО | 920 000 | 14 000 | 117 780 | Х | Х | Х | Х | Х |
Форму 6-НДФЛ заполняют нарастающим итогом с начала года. Но в разделе 2 этого расчета ФНС России рекомендует отражать только те доходы, которые выплачены именно в этом отчетном периоде. Операции, произведенные в предыдущих отчетных периодах, в разделе 2 повторно не указывать (письмо ФНС России от 28.12.15 № БС-4-11/23129@).
Однако глава 23 НК РФ не содержит понятия «отчетный период». Очевидно, что речь идет о кварталах. Так как форма 6-НДФЛ сдается ежеквартально (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поэтому при заполнении расчета за 1-е полугодие 2016 года в разделе 2 нужно будет указать данные только о тех доходах, которые выплачены в течение II квартала 2016 года. Сведения о доходах за I квартал 2016 года переносить в этот раздел не нужно. Это существенно уменьшит объем сдаваемого расчета.
За не сданный вовремя расчет оштрафуют как минимум на 1000 руб., а за неточности в расчете — на 500 руб.
Штрафа не будет, если до выявления ошибки налоговиками компания сдаст уточненную форму 6-НДФЛ
Если организация сдаст форму 6-НДФЛ за I квартал 2016 года позже 4 мая или не представит вовсе, налоговики ее оштрафуют. Штраф составляет 1000 руб. за каждый полный или неполный месяц со дня, когда нужно было отчитаться (п. 1.2 ст. 126 НК РФ и п. 1.1 Контрольных соотношений, направленных письмом ФНС России от 20.01.16 № БС-4-11/591@).
Кроме того, инспекторы вправе заблокировать расчетный счет компании, если просрочка превысила 10 рабочих дней (п. 6 ст. 6.1 и п. 3.2 ст. 76 НК РФ). Счет разблокируют только после сдачи расчета в инспекцию.
Если налоговики найдут в форме 6-НДФЛ недостоверные сведения, организации грозит штраф 500 руб. за каждый неверный документ (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Штрафа не будет, если компания сама исправит ошибку и сдаст уточненный расчет до того, как ее обнаружат инспекторы (п. 2 ст. 126.1 НК РФ).
