На каких документах безопаснее ставить печать во избежание споров с налоговой и фондами
Организация сама решает, использовать ли ей в своей деятельности печать. Этот выбор нужно закрепить в уставе (п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).
В соответствии с изменениями, внесенными Федеральным законом от 06.04.15 № 82-ФЗ (далее — Закон № 82-ФЗ), если компания решит использовать печать, то она обязана заверять документы, указанные в таблице 1 ниже.
Таблица 1. Документы, которые компания обязана заверять печатью при ее наличии1
| Название документа | Норма, обязывающая проставлять печать | Комментарии |
|---|---|---|
Копия устава, которую организация представляет при регистрации прав на недвижимость | Пункт 4 статьи 16 Федерального закона от 21.07.97 № 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» (в ред. Закона № 82-ФЗ) | При государственной регистрации прав на недвижимое имущество организация подает в регистрирующий орган оригинал учредительных документов или их копию. Копию может заверить как нотариус, так и руководитель организации. В последнем случае на копии делается запись «копия верна», проставляется подпись генерального директора и печать организации (постановления Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.04.15 № А14-15000/2014 и Девятого арбитражного апелляционного суда от 05.08.15 № 09АП-20895/2015). Если организация подала заверенные руководителем копии, регистрирующий орган не вправе требовать нотариально заверенные копии устава (информационное сообщение Росреестра от 13.01.14 «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним») |
Доверенность на представление интересов компании в суде | Пункт 5 статьи 61 Арбитражного процессуального кодекса РФ и пункт 3 статьи 53 Гражданского процессуального кодекса РФ (в ред. Закона № 82-ФЗ) | Заверять доверенность на представление интересов компании в суде печатью нужно только в том случае, если наличие печати прописано в уставе организации (вопрос 10 Обзора судебной практики Верховного суда РФ № 2 (2015), утв. Президиумом Верховного суда РФ от 26.06.15) |
Акт о несчастном случае на производстве | Статья 230 ТК РФ (в ред. Закона № 82-ФЗ) | Изменения в трудовое законодательство коснулись только порядка оформления несчастного случая на производстве. В остальных ситуациях требование о заверении документа печатью из Трудового кодекса не исключили. Например, по-прежнему комиссия по трудовым спорам должна иметь печать (ст. 384, 387 и 388 ТК РФ) |
В отношении отдельных документов в настоящее время существует неопределенность, нужно хозяйственным обществам в обязательном порядке применять печать или нет. Некоторые спорные моменты разъяснили ведомства (см. табл. 2 ниже).
Таблица 2. Какие документы, по мнению ведомств, компания может не заверять печатью
| Название документа | Наличие печати | Комментарии |
|---|---|---|
Документы, представляемые в налоговую инспекцию | Необязательно | ФНС России в письме от 05.08.15 № БС-4-17/13706@ «О наличии в документах печати общества с ограниченной ответственностью и акционерного общества» разъяснила, что инспекторы обязаны принимать документы вне зависимости от наличия или отсутствия в них печати. При этом ранее Минфин России настаивал, что оттиск печати обязательно проставляется на всех прошитых копиях документов (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142) |
Необязательно | Обновленный Порядок заполнения формы РСВ-1 ПФР (утв. постановлением Правления ПФР от 16.01.14 № 2п) предусматривает, что в поле «место печати» расчета компания проставляет оттиск печати только при ее наличии (п. 5.13 указанного порядка в ред. постановления Правления ПФР от 04.06.15 № 194п). Поэтому территориальные органы Пенсионного фонда не вправе требовать от плательщиков страховых взносов, созданных в форме ООО и АО, проставления печати в расчете по страховым взносам (информационное сообщение ФСС РФ от 10.06.15 «Об обязательности проставления печати страхователями») | |
Документы для зачета или возврата суммы переплаты по страховым взносам | Необязательно | Приказ ФСС РФ от 20.07.15 № 305 дополнил требования к реквизиту «Место печати» форм документов, применяемых при осуществлении зачета или возврата сумм излишне уплаченных (взысканных) страховых взносов, пеней и штрафов в Фонд социального страхования Российской Федерации (приведены в приложениях к приказу ФСС РФ от 17.02.15 № 49), словами «при наличии». Получается, теперь общество, в уставе которого не прописана обязанность иметь печать, вправе указанные документы печатью не заверять |
Трудовая книжка | Обязательно | Роструд считает требование заверять трудовую книжку печатью работодателя обязательным (письмо от 15.05.15 № 1168-6-1, п. 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69, п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). При этом в этих правилах не сказано, какой именно печатью нужно заверять трудовую книжку. Полагаем, что компания, которая решила не использовать в своей деятельности печать, может изготовить специальный оттиск кадровой службы, который будет проставлять на трудовых книжках (образец приведен справа). Кроме того, важно учитывать, что письма Роструда не являются нормативными правовыми актами и носят рекомендательный характер (апелляционные определения Свердловского областного суда от 14.01.15 № 33-4411/2015, Челябинского областного суда от 28.07.14 № 11-7556/2014 и постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 07.04.14 № А27-5015/2013, оставлено в силе постановлением ФАС Западно-Сибирского от 25.06.14 № А27-5015/2013). Поэтому, если компания, в уставе которой не закреплено наличие печати, не будет следовать приведенным выше рекомендациям ведомства и проигнорирует требование о проставлении печати на трудовых книжках, у нее есть шансы выиграть суд и избежать штрафа (ст. 5.27 КоАП РФ) |
Для справки
Отсутствие печати на счете-фактуре не повод для отказа в вычете НДС
Ни Налоговый кодекс (п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ), ни Правила заполнения счетов-фактур (утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137) не обязывают компанию заверять печатью выставленный контрагенту счет-фактуру. Поэтому отсутствие печати на счете-фактуре не вызовет претензий налоговиков.
Если продавец по собственной инициативе или по просьбе покупателя проставит на счете-фактуре печать, такой оттиск будет дополнительной информацией. Наличие которой также не будет причиной отказа в вычете и не приведет к иным негативным последствиям для сторон сделки (письма Минфина России от 16.06.14 № 03-07-09/28664, от 27.11.13 № 03-07-09/51186, от 30.10.12 № 03-07-09/146 и от 09.02.12 № 03-07-15/17, ФНС России от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@, от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@, от 23.08.12 № АС-4-3/13968@ и от 26.01.12 № ЕД-4-3/1193)
Компания использует самостоятельно разработанную форму документов, и она предусматривает наличие печати
Например, бланк строгой отчетности, который организация выдает вместо кассового чека при расчете наличными деньгами. Ведь печать организации является обязательным реквизитом БСО (подп. «и» п. 3 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359, письма ФНС России от 10.09.12 № АС-4-2/14961@ и Минфина России от 15.12.08 № 03-01-15/12-376).
Поэтому суды не принимают в качестве подтверждающего документа бланк строгой отчетности, на котором отсутствует печать продавца (исполнителя). Такие выводы содержат, в частности, постановления ФАС Восточно-Сибирского от 27.12.11 № А74-2490/2010 и Волго-Вятского от 13.07.10 № А43-42088/2009 округов.
Причем печать на бланке должна быть «живая» — наносить печать на БСО типографским способом нельзя (п. 5 письма ФНС России от 10.09.12 № АС-4-2/14961@).
Общество использует унифицированную форму «первички», которая предусматривает наличие печати
Некоторые такие формы приведены в таблице 3 ниже. Отдельное место занимает универсальный передаточный документ и универсальный корректировочный документ. Поскольку формы УПД и УКД, предусматривающие проставление печати, носят рекомендательный характер (письма ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@ и от 17.10.14 № ММВ-20-15/86@).
Поэтому компания может по своему усмотрению исключить этот реквизит, утвердив форму универсального передаточного и универсального корректировочного документов в приложении к учетной политике.
Таблица 3. Унифицированные формы первичных документов, предусматривающие проставление печати
| Наименование документа | Случаи из практики, когда отсутствие печати привело к негативным последствиям |
|---|---|
Товарная накладная № ТОРГ-12 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм) | В тот период, когда компании обязаны были применять указанную унифицированную форму, отсутствие в товарной накладной печати нередко приводило к отказу в вычете НДС (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 14.07.08 № А19-15148/07-51-Ф02-3071/08 и Северо-Западного от 05.09.08 № А05-10471/2007 округов). Хотя некоторые суды считали, что товарная накладная по форме № ТОРГ-12 подтверждает факт оприходования товара для целей применения вычета по НДС (постановления ФАС Московского от 13.07.10 № КА-А41/7140-10 и Поволжского от 02.11.09 № А12-4045/2009 округов). Сейчас компания не обязана применять форму № ТОРГ-12. Но, если в ее учетной политике предусмотрена именно эта форма товарной накладной, незаверение ее печатью может повлечь споры с налоговиками 2 |
Акт о приемке выполненных работ по форме № КС-2 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм) | Отсутствие печати на акте о приемке выполненных работ по форме № КС-2 не означает нереальность сделки и фиктивность выполненных работ (постановления ФАС Московского от 17.07.08 № КГ-А40/6258-08 и Волго-Вятского от 03.12.07 № А38-95-18/63-2007 округов). Значит, незаверение акта по форме № КС-2 печатью не повлияет на учет НДС (постановление ФАС Северо-Западного округа от 09.03.07 № А56-14267/2006) |
Приказ о приеме на работу по форме № Т-1 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм) | Законодательство не обязывает заверять печатью решение о назначении сотрудника на должность и о прекращении трудового договора. Поэтому отсутствие печати на приказе о расторжении трудового договора не приведет к нарушению (определение Самарского областного суда от 22.03.12 № 33-2276/2012) |
Приказ о расторжении трудового договора по форме № Т-8 (форма приведена в Альбоме унифицированных форм) |
Организация применяет типовые обязательные формы, установленные уполномоченными органами (правительством РФ, Банком России и т. п.), и такие формы предусматривают наличие печати
К таким документам относятся, например, кассовая книга по форме № КО-4 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88), журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 (приведен в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ, утв. постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, далее — Альбом унифицированных форм) или приходный кассовый ордер по форме № КО-1 и квитанция к нему (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).
Некоторые суды считают, что заверять печатью квитанцию к «приходнику» не обязательно (например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 22.01.09 № А33-11360/07-Ф02-7117/08). При этом есть мнение, что квитанция к приходному кассовому ордеру, не заверенная печатью организации, не подтверждает факт осуществления оплаты (постановление ФАС Уральского округа от 17.07.08 № Ф09-4813/08-С4).
Используя такие формы, организация не сможет отказаться от печати. В остальных ситуациях ей необходимо внести изменения в учетную политику — исключить из «первички» реквизит «печать».
