Бухгалтерская справка, которая обоснует налоговый учет представительских расходов
Расходы на организацию представительских мероприятий компания учитывает при налогообложении прибыли в размере не более 4% от суммы затрат на оплату труда сотрудников за тот отчетный период, в котором проводилось мероприятие (абз. 3 п. 2 ст. 264 НК РФ). Обосновать порядок такого расчета поможет в том числе бухгалтерская справка, образец которой приведен ниже.
1. Ссылка на учетную политику подтвердит право использовать бухгалтерскую справку и форму ее составления
Справка бухгалтера подтверждает данные налогового учета (ст. 313 НК РФ). Форму бухгалтерской справки закон не устанавливает. Поэтому документ компания может разработать самостоятельно. Причем справки для различных целей могут отличаться друг от друга. Главное, чтобы все они содержали обязательные для «первички» реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Содержание бухгалтерской справки поможет квалифицировать затраты как представительские
Бланк справки целесообразно утвердить в учетной политике компании (п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.08 № 106н).
2. Закрепление в справке бухгалтера перечня представительских расходов обоснует их учет при налогообложении
Так, в одном из дел компания отнесла стоимость подарков и сувениров к представительским расходам. Поскольку они были связаны с приемом представителей предприятий-контрагентов с целью установления хозяйственных отношений. Отражение в бухгалтерской справке конкретного перечня представительских расходов стало одним из доказательств правоты компании (постановление ФАС Московского округа от 05.10.10 № КА-А41/11224-10).
В другом споре суд того же округа, наоборот, не признал обоснованными расходы компании, поскольку из содержания бухгалтерской справки невозможно было установить, что спорные затраты являются представительскими или иным образом связаны с деятельностью компании (постановление ФАС Московского округа от 30.10.09 № КА-А40/11455-09).
Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 14.01.11 № 15АП-13871/2010, 15АП-14332/2010 также занял сторону налоговиков, которые отказали компании в признании расходов на организацию представительского мероприятия. Одним из аргументов в пользу проверяющих послужил тот факт, что в бухгалтерской справке отсутствовала информация:
Для расчета предельного норматива берутся все выплаты в пользу сотрудников
— о количестве запланированных и фактически проведенных в текущем месяце мероприятий, программах мероприятий, времени и месте их проведения;
— приглашениях представителям организаций, с которыми планировалось подписание договоров (спецификаций);
— фамилиях и должностях представителей контрагентов общества и представителей общества, участвовавших в банкетах;
— ссылках на документы, подтверждающие полномочия представителей контрагентов общества и возможность их фактического нахождения в месте проведения банкетов в соответствии с датами, указанными в счетах предприятий общепита (доверенности, копии командировочных удостоверений).
То есть невозможно точно установить, что расходы произведены именно на проведение официальных приемов, а не на организацию развлечений и отдыха.
3. Отражение в документе порядка расчета лимита обоснует сумму налоговых расходов на представительское мероприятие
Расходы на проведение представительского мероприятия компания сравнивает с нормативом, рассчитанным исходя из затрат на оплату труда. К ним относится не только зарплата сотрудников, но и все выплаты, перечисленные в статье 255 НК РФ: оплата по договорам гражданско-правового характера, премии, компенсации на неиспользованный отпуск и т. д.
Если представительские расходы составляют меньше 4% от расходов на оплату труда, их можно учесть в полном объеме. Иначе налогооблагаемую прибыль уменьшит предельно допустимый размер затрат.
Расходы и доходы при расчете налога на прибыль учитываются нарастающим итогом в течение года. И по итогам каждого отчетного периода сумма расходов, которая попадает в норматив, пересчитывается. Поэтому может выйти так, что ранее не учтенная сумма будет признана в следующем периоде, например, за счет увеличения фонда оплаты труда.
4. Указание в справке суммы НДС с представительских расходов поможет не ошибиться с «нормативным» вычетом
Представительские расходы нормируются в целях НДС
Несмотря на то что в статью 171 НК РФ с 1 января 2015 года были внесены поправки1, порядок принятия к вычету НДС с расходов на организацию представительских мероприятий не изменился. Такой вычет по-прежнему нормируется (абз. 1 п. 1 ст. 171 НК РФ). Поэтому после расчета лимита учета представительских расходов для целей налогообложения прибыли определяется доля «входного» НДС (письмо Минфина России от 02.06.14 № 03-07-15/26407).
Если величина представительских расходов согласно расчетам не превысила лимит, то вся сумма предъявленного НДС принимается к вычету. Если же компания признала только предельную сумму расходов, НДС принимается к вычету в соответствующей пропорции.
Представительские расходы, которые можно учесть при налогообложении прибыли, компания считает нарастающим итогом. Поэтому часть сверхнормативных расходов компания может учесть в следующем отчетном периоде. Тогда же она примет к вычету сверхнормативный НДС, предъявленный при их оплате (письмо Минфина России от 06.11.09 № 03-07-11/285).
5. Приложенный к бухгалтерской справке комплект «первички» избавит от проблем с налоговой
Данные для расчета величины представительских затрат, которую можно учесть при налогообложении, компания берет из первичных документов. Ведь сама по себе бухгалтерская справка не считается доказательством расходов без «первички». Например, если она утеряна (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 21.11.14 № Ф09-7606/14).
Копии этих подтверждающих документов целесообразно приложить к бухгалтерской справке. Среди них может быть (письма Минфина России от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 и от 13.11.07 № 03-03-06/1/807) приказ на проведение официальной встречи, смета затрат на проведение встречи, отчет о результатах, утвержденный руководителем, акт об осуществлении представительских расходов.
В документах отражаются в том числе цель и результаты представительского мероприятия, дата и место его проведения, состав участников.
