ТОП-14 уловок, которые отнимут у проверяющих время и не дадут им плодотворно провести проверку

Залог успеха любой налоговой проверки — хорошая доказательная база, которую инспекторы собирают в ходе контрольных мероприятий. Но срок проверки ограничен рамками Налогового кодекса. То, что сумеют «накопать» налоговики в рамках проверки, может обернуться против компании. Поэтому одна из задач организации во время проверки — сделать так, чтобы проверяющие узнали как можно меньше информации об учете компании и ее взаимоотношениях с контрагентами.

Совместно с практикующими налоговыми экспертами (их список приведен ниже) редакция журнала РНК подготовила список мероприятий, которые могут отвлечь внимание налоговиков или отнять у них драгоценное время на проверку.

1. Представить к проверке документы, подшитые не по порядку, а вперемешку

Диаграмма 1

По требованию проверяющих компания обязана представить копии документов (п. 2 ст. 93 НК РФ). Налоговый кодекс не регулирует порядок их оформления. Если проверяющие запросили сотни или тысячи копий, компания вынуждена сшивать представляемые документы в пачки.

Елена Кайль, главный бухгалтер ООО «Элснаб», налоговый консультант, напомнила ряд требований к оформлению документов для проверки (письмо Минфина России от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). Так, при прошивке многостраничного документа необходимо:

— обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в подшивке, всех дат, виз, резолюций и т. п.;
— исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии документа;
— обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа в пачке современной копировальной техникой (в случае необходимости представления копии документа в суд);
— осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке (пачке) и при заверении указать общее количество листов в подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) нужно проставить реквизиты: «Подпись», «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись и ее расшифровку (инициалы, фамилию), а также дату заверения. Кроме того, указанный лист должен содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ___ листов» (количество листов указывается словами).

Минфин России рекомендует компаниям вместе с истребуемыми документами направить в инспекцию опись и сопроводительное письмо. Это поможет налоговикам отследить, какие именно бумаги представила компания. И исключить вероятность повторного истребования документов, что запрещено НК РФ (п. 5 ст. 93 НК РФ).

По мнению Елены Кайль, закон не обязывает сшивать документы в хронологической последовательности или по порядку. В описи также нужно лишь перечислить список документов, а не отражать порядок, в котором они подшиты в пачке. Поэтому, если компания представит документы, подшитые вразнобой в подшивку максимальной толщины, она значительно затруднит инспектору поиск нужного документа и тем самым отнимет время, выделенное на проверку.

При этом никакая ответственность за такие «шалости» компании не грозит.

2. Представить документы и письма в последний день отведенного срока

Диаграмма 2

В интересах налоговиков оперативно получить запрошенную информацию и документы, в идеале — в электронном виде и в день получения компанией запроса. Ведь в этом случае у инспектора будет больше времени, чтобы исследовать полученные документы и сопоставить приведенную в них информацию с другими источниками для поиска правонарушения. Но, как показывает практика, большинство компаний принесут документы в последний день (на это указали 76% опрошенных экспертов). Что не будет нарушением.

Этот способ пригодится, в частности, компаниям с длинными цепочками взаимозависимых контрагентов. Взаимозависимость и налоговую выгоду сложно доказать в суде, а не добравшись в ходе проверки до всех звеньев, о которых становится известно только изучив новые и новые документы, практически нереально. Ведь начиная проверку, инспектор имеет в своем распоряжении только данные отчетности и некоторые сведения предыдущих проверок.

Матвей Казанцев, генеральный директор юридической компании «ТВОЙ ВЫБОР», отметил, что от момента вынесения решения о назначении выездной проверки до написания справки об окончании проверки может пройти от 10 месяцев до года. Поэтому, как правило, даже несмотря на представление запрошенных бумаг в последний день отведенного срока, у налоговиков достаточно времени для сбора необходимых сведений. Кроме того, нужные документы инспектор может получить и от контрагентов компании (ст. 93.1 НК РФ).

3. Сдать документы не лично в инспекцию, а направить по почте

Диаграмма 3

Компания вправе представить документы по запросу налоговиков как лично или через представителя (бумаги привозит сотрудник компании), так и по почте заказным письмом (п. 2 ст. 93 НК РФ и письмо ФНС России от 20.02.15 № АС-3-2/636@). Если организация заинтересована в том, чтобы сократить время инспектора на проверку запрошенных документов, она может направить бумаги по почте. Ведь пока письмо дойдет до инспекции, пока почту рассортируют, пока начальник перенаправит документы в конкретный отдел, пройдет не один день. А инспектор тем временем теряет драгоценные дни, отведенные на проверку.

Ирина Мостовая, главный юрист практики налогового права ООО «НАФКО-Консультанты», указала, что, направляя документы через отделение связи, организация действует строго в рамках требований налогового законодательства. Причем сделать это можно даже в последний день отведенного срока, вплоть до конца рабочего дня почтового отделения (п. 8 ст. 6.1 НК РФ). Главное — определить ценность отправления и оформить опись вложения. А уведомление о вручении подтвердит, что инспекторы получили документы, что не даст налоговикам привлечь к ответственности за непредставление документов.

При этом эксперт обратила внимание, что под почтовым отправлением понимается не только стандартное отделение связи — «Почта России» (ст. 6.1 НК РФ). Статья 93 НК РФ говорит о представлении документов по почте. Поэтому компания может воспользоваться услугами курьерской службы (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.10.07 № А56-42915/2006).

Правда, услуги почтовой связи компания может осуществлять только при наличии лицензии (федеральные законы от 07.07.03 № 126-ФЗ «О связи», от 17.07.99 № 176-ФЗ «О почтовой связи»). Поэтому, если налогоплательщик хочет притормозить проверку и направить документы курьерской службой, важно удостовериться в наличии у последней лицензии на оказание услуг связи. Тогда нарушения законодательства не будет.

Ирина Мостовая отметила, что, исходя из опыта представления интересов налогоплательщиков в спорах с налоговыми органами, факт затягивания представления запрашиваемых документов не всегда помогает компании спастись от доначислений по проверке. Если инспекция уже углядела проблемные моменты в налоговой отчетности на основании ранее запрошенных документов или полученной информации, то проверяющие, как правило, доначисляют налоги. Даже несмотря на то, что дополнительно затребованные документы они не получили до окончания проверки. В том числе если бумаги пришли с опозданием из-за сроков почтовой доставки или потерялись при пересылке.

4. Устроить для проверяющих обширную развлекательную программу

Диаграмма 4

Еще со времен гоголевского «Ревизора» традиция встречать хлебом-солью проверяющие инстанции наши соотечественники воспринимают как нечто само собой разумеющееся. Поэтому некоторые компании организуют для инспекторов приветственный ужин (как в помещении компании, так и в соседнем кафе). Нередко после такого приема отношение проверяющих меняется в лучшую сторону. Но отобедать с инспекторами во имя благоприятных для компании результатов проверки предлагают лишь 7% опрошенных экспертов. Большинство же считают такие действия безрезультатными.

Алексей Кузнецов, директор Центра энергоэффективности ГНЦ РФ ОАО «НИИ Теплоприбор», обратил внимание, что проведение развлекательного мероприятия для инспекторов невыгодно компании в налоговом плане. Во-первых, расходы на такой прием проверяющих нельзя будет отнести к представительским. Да и в целом проблематично будет списать их при налогообложении прибыли как экономически необоснованные. Во-вторых, спорные издержки, скорее всего, окажутся выше, чем размер доначислений по итогам проверки.

Диаграмма 5

5. Выделить налоговикам неудобное помещение (с плохим освещением, тесное)

Большинство экспертов (89%) не станут вынуждать инспекторов работать в некомфортных условиях (кабинет с плохим освещением, слабой вентиляцией, небольшими размерами и пр.).

Илья Антоненко, ведущий эксперт «Национальной консалтинговой компании», согласился, что неудобное помещение, предоставленное инспекторам, стимулирует их поскорее покинуть компанию. Но это не значит, что проверка закончится раньше — ведь налоговики могут проводить выездную проверку и на своей территории (п. 1 ст. 89 НК РФ). Кроме того, искусственно созданный негативный настрой с большой вероятностью подтолкнет проверяющих найти у компании как можно больше нарушений, в том числе формальных и незначительных.

6. Предоставить проверяющим для работы старый компьютер

Диаграмма 6

Иногда, чтобы не делать огромное количество копий документов, компании предоставляют проверяющим запрошенные бумаги в электронном виде (п. 2 ст. 93 НК РФ). Если налоговики находятся на территории компании, они могут исследовать документы на собственном ноутбуке или попросить компанию предоставить для работы компьютер.

Естественно, открывать инспектору доступ к информационной базе налогоплательщика рискованно. Поэтому компьютер, предназначенный проверяющим, обычно или устаревший, или резервный. То есть на таком компьютере, как правило, установлены предыдущие версии программного обеспечения, слабый процессор и мало оперативной памяти. В этом случае у инспектора уйдет больше времени на изучение бумаг (если каждый новый документ система будет открывать медленно).

Нередко проверяющие просят предоставить выгрузку из внутренних регистров компании или данные из самостоятельно разработанной программы. В этом случае Наталия Мезенцева, начальник отдела налоговой отчетности коммерческого банка, советует передать инспектору информацию в том виде, в котором она удобна компании, а не инспектору. Например, выписку заказов можно не сортировать по дате или по наименованию контрагента, а представить вразнобой. Это увеличит время на поиск нужной записи.

Кстати, очень удобна ссылка на нюансы работы программного обеспечения. В частности, инспектор попросил компанию представить информацию в виде таблицы в формате xls. Тут возможны сразу два варианта:

— указать налоговикам, что представлять документы в конкретных форматах компания не обязана;
— сообщить проверяющим, что особенности программного обеспечения позволяют сохранить данные лишь в формате txt (который, к примеру, не суммирует значения граф в таблицах) или pdf (где можно поставить защиту от копирования и изменений, что также усложнит анализ информации).

В результате время на поиск нужных сведений в документах компании затянется. В лучшем случае инспектору придется среди коллег искать специалиста, который сможет переконвертировать полученный файл в другой формат. В худшем — складывать цифры отчетности на калькуляторе.

При этом несоответствие запрошенного формата файла предоставленному, медлительность компьютера и иные технические проблемы не являются нарушениями налогового законодательства.

7. Устроить проблемы с отоплением в помещении компании

Диаграмма 7

Лишь самые отчаянные эксперты готовы пойти на крайности — только 8% респондентов готовы «заморозить» инспекторов на своей территории.

Сергей Шелудешев, бизнес-консультант консалтинговой организации, предложил выделить проверяющим пригодное для работы помещение, неблагоприятные условия в котором связаны с климатическими особенностями. Например, в холодное время года — прохладное помещение на теневой стороне. В теплое время — жаркая и непроветриваемая комната на солнечной стороне. Отсутствие кондиционера и обогревателя вполне можно обосновать тем, что в настоящее время указанное помещение сотрудниками не занято и лишнего оборудования в компании нет. При этом работа в таком помещении ни в коем случае не должна оказывать вред здоровью проверяющих. Компания может создать лишь условия легкого дискомфорта, которые не позволят инспекторам сконцентрироваться на работе с документами. В этом случае проверяющие будут вынуждены делать частые перерывы в работе, покидая помещение, или преждевременно заканчивать работу.

Правда, инспекторы могут попытаться доказать, что предоставленное им помещение непригодно. В этом случае получится, что организация не может предоставить проверяющим помещение под проверку. Значит, контролеры могут изучать документы непосредственно в инспекции (абз. 2 п. 1 ст. 89 НК РФ и письмо ФНС России от 18.11.10 № АС-37-2/15853). Невозможность предоставить помещение необходимо закрепить в акте или ином документе (постановление ФАС Уральского округа от 04.10.11 № Ф09-6159/11).

8. Представить строго те бумаги, которые перечислены в требовании

Диаграмма 8

Инициатива нередко бывает наказуема. Поэтому абсолютное большинство экспертов (85%) рекомендуют представлять инспекторам ровно те документы, которые указаны в требовании.

Наталья Карпуненкова, первый аудитор ООО «Бетроен», считает, что формулировки требования о представлении документов очень важны. Например, если в требовании указан договор с контрагентом, но нет пометки «с приложениями и дополнительными соглашениями», компания не обязана передавать инспекторам такие приложения. Представив «голый» договор, компания формально исполнит требование. Если проверяющим нужны приложения и дополнения к договору, они должны оформить еще один официальный запрос, на который компания ответит в течение законных 10 дней. То есть договор целиком окажется в инспекции через 20 дней после направления первого запроса, а не через 10, если компания сразу передаст проверяющим и договор, и допсоглашения к нему.

Еще один пример — если налоговики запросили оборотно-сальдовую ведомость в отношении определенного контрагента, компания должна представить сведения именно по этому партнеру. Не нужно торопиться и направлять «оборотки» по всем контрагентам.

Кроме того, Наталья Карпуненкова напомнила, что если налоговая проверка приостановлена, то компания обязана представить только те документы, что были истребованы налоговиками до приостановления. В последующем документы представляются лишь при возобновлении проверки (абз. 9 п. 9 ст. 89 НК РФ и п. 26 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57 «О некоторых вопросах, возникающих при применении арбитражными судами части первой НК РФ»).

9. Не передавать проверяющим документы, которые инспекция уже запрашивала ранее

Диаграмма 9

Повторно истребовать у налогоплательщика документы, которые он ранее уже представлял в инспекцию при проведении в отношении него камеральных или выездных проверок, а также документы, представленные им в виде заверенных копий в ходе проведения налогового мониторинга, инспекторы не вправе. Причем если компания состоит на учете в нескольких инспекциях по разным основаниям, например имеет обособленное подразделение, то единожды представленные документы в любую из них нельзя запросить повторно (письмо Минфина России от 21.01.13 № 03-02-07/1-12). Поэтому повторный запрос компания может проигнорировать (подп. 11 п. 1 ст. 21 и п. 5 ст. 93 НК РФ).

Исключений из этого правила два:

— ранее компания передавала в инспекцию подлинники документов и контролеры вернули их в организацию;
— налоговики утратили документы в результате пожара, затопления или другого подобного обстоятельства непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Дмитрий Сорокин, старший консультант юридической компании «Каменская & партнеры», советует собирать доказательства того, что инспекторы получили запрошенные документы. Таким подтверждением может послужить уведомление о вручении (если бумаги направлены по почте), второй экземпляр сопроводительного письма с отметкой канцелярии или двусторонний акт приема-передачи (в случае, когда документы в инспекцию привез представитель компании) или квитанция о приеме, полученная по ТКС (при отправке документов в электронном виде через оператора связи). Это позволит отказать налоговикам в ответ на повторный запрос без негативных налоговых последствий (штрафа по статье 126 НК РФ).

Такой способ поможет на законных основаниях выиграть немного времени при налоговой проверке. Поскольку проверяющие вынуждены будут обращаться за необходимыми им документами в другую инспекцию или искать их в своих архивах.

10. Объявить в компании массовый карантин по причине болезни большинства сотрудников

Диаграмма 10

Заболевание сотрудников, в том числе «случайное», может сыграть на руку компании и затормозить налоговую проверку. Проверяющим нужны от компании документы и информация. А без ключевых сотрудников их получить проблематично.

Андрей Насонов, генеральный директор ООО «Консалт-Евразия», привел пример, когда на практике налоговики вынуждены направлять запросы и требования о представлении документов по почте, если ввиду болезни отсутствует руководитель или главный бухгалтер, а иных уполномоченных лиц нет. Или налогоплательщик физически не может подготовить копии запрошенных документов в срок, так как половину сотрудников «подкосил» грипп.

В этом случае уведомление о невозможности представления документов в срок с указанием в качестве причины — заболевание ответственных лиц и большинства сотрудников, а также срока, когда компания подготовит документы, позволит избежать ответственности (п. 21 письма ФНС России от 13.09.12 № АС-4-2/15309@ и п. 7.1 письма ФНС России от 17.07.13 № АС-4-2/12837 «О рекомендациях по проведению мероприятий налогового контроля, связанных с налоговыми проверками»). Для пущей убедительности можно также посетовать на объем запрошенных документов, если он действительно велик.

Андрей Насонов предупредил, что налоговики могут проигнорировать это уведомление (решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.07.08 № А40-30282/08-107-92). Поэтому есть риск пропустить срок и получить штраф (п. 1 ст. 126 НК РФ). Но суд может признать болезнь ответственного сотрудника смягчающим обстоятельством и снизить штраф (ст. 112 НК РФ и постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 01.09.11 № А45-22563/2010).

Кроме того, компании может быть выгодна болезнь сотрудника, которого налоговики вызвали на допрос. В этом случае инспектор может провести допрос и по месту нахождения свидетеля. Но, учитывая, что местожительство физлица или лечебное учреждение, где он находится, может быть далеко, проверяющие, скорее всего, охотно перенесут дату допроса.

11. Направить письмо о невозможности предоставить рабочее место для проверяющих на период проверки

Диаграмма 11

Присутствие инспекторов в офисе или на производстве во время выездной проверки может быть нежелательно для компании. Во-первых, ненароком налоговики могут получить доступ к корпоративной информации. Во-вторых, присутствие посторонних может вредить рабочему процессу. Наконец, в этом случае проверяющие получают больше информации о деятельности компании, что может привести к выявлению даже самых незначительных или удачно замаскированных налоговых проколов.

Поэтому некоторые компании стремятся «вытеснить» налоговиков проводить проверку в помещениях инспекции (п. 1 ст. 89 НК РФ). Для этого важно в письменном заявлении привести объективные причины и подтвердить фактическими обстоятельствами невозможность представить проверяющим помещение для проверки (п. 2.2 письма ФНС России от 25.07.13 № АС-4-2/13622).

Яна Лазарева, заместитель руководителя отдела бухгалтерского и налогового консалтинга АКГ «ДЕЛОВОЙ ПРОФИЛЬ» (GGI), отметила, что Налоговый кодекс четко не регулирует процедуру переноса проверки по месту нахождения инспекции. В том числе не установлены ни порядок принятия решения о таком переносе, ни сроки уведомления налогоплательщика. Поэтому нет гарантии, что на просьбу компании инспекторы дадут положительный ответ.

Кроме того, даже если налоговики будут проводить выездную проверку в инспекции, компании придется дать им возможность ознакомиться с подлинниками документов (п. 12 ст. 89 НК РФ). Только в этом случае придется представить бумаги непосредственно в ИФНС, что увеличивает риск утери документов и прибавляет работы сотрудникам компании.

12. Сообщить о невозможности представить документы (украдены, сгорели, утонули)

Диаграмма 12

Как сообщили редакции журнала РНК действующие инспекторы, украденные документы, «утопленники» и «погорельцы» доставляют немало проблем и буквально лишают контролеров материала для качественной проверки. Особенно если несчастный случай произошел прямо накануне визита проверяющих.

Вадим Кирюхин, управляющий партнер, адвокат юридической компании «Кирюхин и Партнеры», сообщил, что из-за отсутствия документов в приведенных ситуациях налоговики, как правило, привлекают проверяемую компанию к ответственности и штрафуют ее на 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Если компания выявила, что запрошенные документы у нее отсутствуют, или решила намеренно их потерять, нужно в течение одного рабочего дня с момента получения запроса уведомить инспекцию о невозможности представления запрашиваемых документов с указанием причины (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). К уведомлению целесообразно приложить копии подтверждающих документов (справка о пожаре, документы по краже, заливу помещения и т. д.). Иногда этого достаточно для того, чтобы избежать штрафа (постановления ФАС Московского от 14.06.13 № А40-111468/12-20-575 и от 06.06.11 № КА-А40/4203-11, Волго-Вятского от 28.09.12 № А17-6025/2010 и Центрального от 19.03.12 № А23-1222/2011ДСП округов).

Вадим Кирюхин рекомендует не пренебрегать документальным оформлением чрезвычайной ситуации, которая привела к утрате документов. При этом можно как составить внутренний отчет, так и запросить подтверждение у спецслужбы (пожарной службы, органа внутренних дел, службы газа и т. д.). Такие документы докажут проверяющим, а в случае необходимости и суду, реальность чрезвычайной ситуации, а не ее инсценировку с целью уничтожить «первичку» и скрыть налоговые правонарушения.

Правда, утраченные документы компании все равно придется восстановить (письмо Минфина России от 07.06.13 № 03-02-07/1/21191). Поэтому есть вероятность, что передать их проверяющим все же придется, хотя и позднее.

13. Попросить продлить срок на представление документов

Диаграмма 13

Если налоговики запросили слишком много документов и сотрудники компании не справляются с подготовкой запрошенных бумаг в срок, компания может попытаться перенести крайнюю дату представления документов. Это одновременно отнимет у проверяющих время.

Павел Цайтлер, заместитель директора ООО «Юридическая компания “Скала”», советует при получении требования о представлении документов на проверку, во-первых, определить точное количество как самих подготавливаемых документов, так и число листов в этих документах. Во-вторых, оценить имеющиеся в распоряжении у налогоплательщика трудовые и технические ресурсы на предмет возможности изготовления копий всех необходимых документов к установленному сроку.

Если компания сможет обосновать, почему срок на представление документов необходимо продлить, нужно тут же уведомить инспекцию о сложившейся ситуации. Сделать это нужно в течение первого рабочего дня, следующего за днем получения требования о представлении документов. Правда, нарушение этого срока не имеет принципиального значения. Поскольку Налоговый кодекс не предусматривает безусловный отказ в продлении срока представления документов в случае опоздания с таким уведомлением (постановление ФАС Московского округа от 08.12.10 № КА-А40/14679-10).

В уведомлении нужно указать причины, почему требование компания может исполнить только в более поздний срок. Например, привести расчет временных затрат на изготовление копий документов, приложить документальное подтверждение количества копировальной техники и соответствующих работников, которые будут заниматься подготовкой документов.

Уведомление не гарантирует, что срок обязательно продлят. Инспекторы проанализируют совокупность факторов (письмо Минфина России от 05.08.08 № 03-02-07/1-336):

— причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы;
— объем истребованных документов;
— факт частичной передачи документов;
— сроки, в которые компания может представить документы.

Согласие налоговиков на перенос срока представления документов не только выиграет время организации на подготовку документов, но и украдет это же время у проверяющих. Ведь нет гарантии, что срок выездной проверки налоговики также увеличат.

Если же инспекторы откажут в продлении срока, отведенного для подготовки копий документов, но организация все же подаст документы позже, компании грозит штраф (ст. 126 НК РФ). Павел Цайтлер не рекомендует искусственно пропускать срок исполнения требования. Ведь оспорить штраф в суде или хотя бы снизить его размер удастся только в том случае, если компания сможет доказать, что предоставленный налоговиками срок действительно недостаточен для выполнения требований о представлении документов (например, постановления ФАС Западно-Сибирского от 27.05.13 № А03-9332/2012 и Северо-Западного от 29.10.09 № А05-1221/2009 округов).

14. Неоднократно отвлекать проверяющих (например, предлагать попить чай с плюшками или подышать воздухом на крылечке)

Диаграмма 14

Сильно растянуть время такими уловками не получится. Но угощение вкусняшками и неформальное общение с инспектором может пойти на пользу компании. Ведь доброжелательное отношение позволит минимизировать конфликтные ситуации и создать комфортную атмосферу при общении с проверяющими. С мужчинами можно обсудить хоккей, с дамами — отпуск, котиков и маникюр. Но все в меру.

Елена Зуденкова, специалист по налогообложению ООО «ППФ Риэл Истейт Раша» (PPF Real Estate Russia LLC), предупредила, что излишние чайные паузы и перекуры не будут служить хорошим подспорьем в затягивании времени на проверку документов. Особенно если бухгалтер компании отличается болтливостью. Тогда перерывы в работе, сопровождающиеся дружескими беседами с сотрудниками, могут помочь налоговикам выявить налоговые нарушения. Например, в ходе неформального общения за чашечкой утреннего кофе секретарь может проболтаться о каком-то контракте, который компания не провела по документам.