Как убедить инспектора продлить срок представления затребованных документов
Документы, которые запросили инспекторы в рамках выездной или камеральной проверки, налогоплательщик обязан представить в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (п. 6 ст. 6.1 и п. 3 ст. 93 НК РФ). На подготовку документов по встречной проверке отводится еще меньше времени — всего пять рабочих дней со дня получения требования (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Не всегда можно уложиться в эти сроки. Особенно если налоговики затребовали большое количество документов. Или если одновременно пришло несколько запросов. Ведь организации нужно не только найти оригиналы всех истребованных документов, но еще и сделать с них копии и заверить их (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Если компания понимает, что не успеет подготовить ответ на запрос в отведенное время, она может попросить инспекцию о продлении срока (абз. 2 п. 3 ст. 93 и абз. 2 п. 5 ст. 93.1 НК РФ). Разберемся, как грамотно составить ходатайство, чтобы налоговики не смогли отказать.
1. Ходатайство нужно отправить в инспекцию не позднее чем на следующий день после получения требования
Типовой формы ходатайства о продлении срока представления документов не предусмотрено. Поэтому его оформляют в произвольном виде. Обычно на фирменном бланке организации (образец ходатайства приведен ниже).
Времени на составление ходатайства немного. Его необходимо подать в инспекцию не позднее дня, следующего за днем получения требования о представлении документов (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). Речь идет о рабочих днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Так, если организация получила требование 13 марта 2015 года (пятница), то последним днем, когда она может отправить в инспекцию ходатайство о продлении срока, является 16 марта 2015 года (понедельник).
Даже если компания нарушила срок отправки ходатайства и подала его позднее, налоговики обязаны его рассмотреть и принять решение. К такому выводу приходят суды (постановление ФАС Московского округа от 23.11.09 № КА-А41/12340-09). Ведь однодневный срок на подачу ходатайства не является пресекательным. Независимо от того, когда подано ходатайство, инспекция обязана учесть приведенные в нем обстоятельства. То есть должна принять во внимание тот факт, что компания не могла своевременно представить затребованные документы.
2. В ходатайстве приводят как можно больше причин, из-за которых возникла задержка с представлением документов
В Налоговом кодексе не оговорены причины, на которые вправе ссылаться организация, ходатайствующая о продлении срока представления документов. Значит, причины могут быть любыми. Главное, чтобы они свидетельствовали о том, что документы действительно невозможно представить в оговоренный срок. Например, компания вправе сослаться:
На подготовку и отправку ходатайства в инспекцию у организации есть всего один день
— на большое количество затребованных документов;
— неисправность копировальной техники, ее ограниченную пропускную способность для копирования бумаг в больших объемах (целесообразно приложить копию служебной записки о поломке ксерокса или письмо обслуживающей организации о сроках ремонта);
— удаленность архива, где хранятся документы (если запрос касается деятельности филиала, находящегося в другом регионе);
— временное отсутствие главного бухгалтера из-за болезни, отпуска, служебной командировки или по другим причинам (целесообразно приложить копию документа, подтверждающего этот факт).
Если документы утрачены или пострадали во время пожара либо затопления помещения, компания вправе указать и эту причину (подробнее читайте ниже). Но тогда целесообразно приложить документ, подтверждающий чрезвычайное происшествие, — справку или заключение МЧС России, Государственной противопожарной службы РФ или МВД России. Кроме того, в ходатайстве необходимо указать, что организация предпринимает меры по восстановлению документов, и назвать срок, когда этот процесс будет завершен.
Точка зрения ФНС России
Налогоплательщик не может отказаться от представления затребованных документов
Такой вывод содержится в письме ФНС России от 20.02.15 № АС-3-2/636@. Но он справедлив только при условии, что документы, запрошенные инспекторами, имеются в распоряжении налогоплательщика.
ФНС России объяснила это тем, что юридические и физические лица обязаны представлять в налоговые органы и их должностным лицам документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (подп. 6 п. 1 ст. 23 НК РФ). В свою очередь инспекторы вправе истребовать у проверяемого лица или его контрагентов необходимые для проверки документы или сведения (п. 1 ст. 93 и п. 1 ст. 93.1 НК РФ).
Если документы, затребованные налоговиками, составлены в электронной форме, организация может направить их в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи
Большинство судов считают, что организацию нельзя привлечь к ответственности, если у нее отсутствовала возможность своевременно представить запрошенные документы (постановления ФАС Московского от 03.10.13 № А40-78836/12, Западно-Сибирского от 31.05.13 № А45-21958/2012 и Северо-Западного от 22.04.11 № А56-40217/2010 округов).
Если инспекторы отказали, то в последний день срока лучше представить все готовые к тому моменту копии
Чаще всего суды освобождают налогоплательщика от штрафа за несвоевременное представление документов, если он нарушил срок из-за большого объема затребованных документов (постановления ФАС Западно-Сибирского от 26.11.12 № А03-531/2012, Северо-Кавказского от 10.10.12 № А25-789/2011, Московского от 27.03.12 № А40-93860/11-140-400 и от 29.02.12 № А40-54137/11-116-156 округов). Однако чем больше причин организация приведет в ходатайстве, тем выше вероятность, что налоговики продлят срок представления документов.
3. В ходатайстве необходимо указать срок, когда организация сможет подготовить затребованные документы
Количество дней, на которые инспекторы вправе увеличить срок представления документов, в НК РФ не оговорено. Лишь указано, что при проверке консолидированной группы налогоплательщиков срок продлевают не менее чем на 10 рабочих дней (абз. 4 п. 3 ст. 93 НК РФ).
В отношении остальных налогоплательщиков говорится, что в ходатайстве они должны указать срок, когда смогут представить запрошенные документы (абз. 2 п. 3 ст. 93 НК РФ). Заявляя этот срок, следует исходить из реальных возможностей. То есть не завышать и не занижать его. Каждое ходатайство налоговики рассматривают индивидуально. Они не обязаны продлевать срок до той даты, которую указала организация. Хотя и могут это сделать, если доводы в ходатайстве окажутся убедительными.
Если инспекторы отказались увеличить срок или продлили его, но недостаточно, в последний день срока целесообразно представить копии всех документов, готовые к тому моменту (подробнее читайте ниже). Так организация сможет значительно снизить размер штрафа. Ведь штраф за несвоевременное представление затребованных документов составляет 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126 НК РФ). Если компания передаст часть документов, налоговики рассчитают штраф исходя из количества документов, которые осталось представить.
Читайте на e.rnk.ru
Как грамотно заверить копию документа
В августе 2014 года Минфин России разъяснил, как правильно заверить копию многостраничного документа, которую организация представляет по запросу инспекции (письмо от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142). Можно заверить каждый лист копии этого документа или сшить их и заверить всю подшивку.
При прошивке копии многостраничного документа необходимо:
— пронумеровать все листы в подшивке и при заверении указать их общее количество;
— обеспечить возможность беспрепятственного чтения текста на каждом листе, всех дат, виз, резолюций и т. п.;
— исключить риск механического разрушения (расшития) подшивки при изучении копии документа;
— обеспечить возможность свободного копирования каждого листа документа.
Подробнее об этих и других разъяснениях ведомства по вопросу изготовления и представления копий документов читайте в статье «Как правильно оформить копию документа — разъясняет Минфин России» // РНК, 2014, № 18
4. Чтобы оперативно узнать о принятом инспекцией решении, в ходатайстве целесообразно указать контактное лицо и номер его телефона
У инспекции есть два рабочих дня с момента получения ходатайства, чтобы рассмотреть его и принять решение (абз. 3 п. 3 ст. 93 НК РФ). Налоговики вправе продлить срок представления документов или отказать в этом. Объяснять и аргументировать свое решение они не обязаны.
Просьбу продлить срок представления документов суды признают обстоятельством, смягчающим ответственность
Инспекторы оформляют принятое решение по форме, приведенной в приложении 4 к приказу ФНС России от 06.03.07 № ММ-3-06/106@. Один экземпляр решения они должны вручить представителю организации. Если налоговики продлили срок представления документов, в решении указывают новый срок.
Обжаловать отказ нет времени. Ведь на рассмотрение прочих жалоб вышестоящему налоговому органу отводится 15 рабочих дней со дня получения жалобы (абз. 2 п. 6 ст. 140 НК РФ). К тому моменту, когда по жалобе примут решение, срок представления документов уже истечет.
Даже если инспекция отказалась увеличить срок, некоторые суды считают, что отправка уведомления о невозможности своевременно представить затребованные документы является обстоятельством, смягчающим ответственность (подп. 3 п. 1 ст. 112 и п. 3 ст. 114 НК РФ). Поэтому суды снижают размер штрафа либо вообще отменяют его (постановления ФАС Московского от 03.10.13 № А40-78836/12 и от 27.03.12 № А40-93860/11-140-400, Западно-Сибирского от 31.05.13 № А45-21958/2012 и Уральского от 08.12.10 № Ф09-10096/10-С3 округов).
Иногда суды уменьшают размер штрафа, даже если налогоплательщик не обращался в инспекцию с ходатайством о продлении срока представления документов. Достаточно того факта, что налоговики затребовали значительное количество документов (постановления ФАС Московского от 05.02.14 № Ф05-17451/2013 и Западно-Сибирского от 27.05.13 № А03-9332/2012 округов).
